เราจะช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น เมื่อทุกคนทำงานต่างสถานที่แบบไฮบริดได้อย่างไร

โลกการทำงานของผู้คนได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิงในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา องค์กรจึงต้องปรับตัวให้เข้ากับสไตล์การทำงานร่วมกันที่เปลี่ยนไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ พนักงานในแต่ละแห่งล้วนทำงานต่างเวลาต่างสถานที่กัน ทำให้การทำงานแบบ "asynchronous work" หรือรูปแบบที่แต่ละคนจะสื่อสารเฉพาะในเวลาของตัวเองโดยไม่มีการโต้ตอบกันแบบเรียลไทม์นั้นแพร่หลายมากขึ้นเรื่อยๆ

การเปลี่ยนแปลงในลักษณะนี้เกิดขึ้นจากการที่พนักงานคาดหวังสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความยืดหยุ่น รวมถึงเรื่องของสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน (work-life balance) และเป้าหมายด้านความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ซึ่งในส่วนขององค์กรเองนั้น สิ่งเหล่านี้ถือเป็นโอกาสสำคัญที่องค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานภายในองค์กรของตนให้มีประสิทธิภาพ พร้อมปรับปรุงในด้านการบริหารต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์และการจัดการต่างๆ รวมถึงยังช่วยให้องค์กรสามารถสรรหาและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้กับองค์กรได้มากยิ่งขึ้นอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงยังมาพร้อมกับความท้าทายต่างๆ มากมาย โดยเฉพาะเมื่อทุกคนทำงานต่างสถานที่กัน โดยพนักงานบางคนทำงานที่ออฟฟิศ ทำงานที่บ้าน หรือทำงานนอกสถานที่ ซึ่งหากองค์กรขาดระบบหรือเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ก็อาจทำให้เกิดปัญหาช่องโหว่ในการสื่อสาร จนเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้เช่นกัน

นอกจากนี้ ยังมีความท้าทายอื่นๆ ในเรื่องของการสื่อสาร เช่น การดูแลให้การประชุมระหว่างคนในออฟฟิศและนอกออฟฟิศเป็นไปอย่างราบรื่น และคนในที่ประชุมทุกคนสามารถแสดงความเห็นได้อย่างเท่าเทียมกัน การทำให้ผู้ที่ทำงานในแต่ละที่ได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง รวมไปถึงการจัดการความรู้สึกและความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานที่อาจห่างเหินเมื่อขาดการพบปะกันแบบตัวต่อตัว เป็นต้น

เมื่อผู้คนทำงานโดยไม่ยึดติดกับสถานที่อีกต่อไป การส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรและความร่วมมือร่วมใจจึงเป็นความท้าทายที่ทุกองค์กรต้องเผชิญ ซึ่งเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญที่จะช่วยเสริมสร้างและสนับสนุนการทำงานในรูปแบบไฮบริดให้มีประสิทธิภาพ เพื่อให้พนักงานได้สร้างสรรค์นวัตกรรมได้อย่างที่องค์กรต้องการ ด้วยเหตุนี้ การนำเทคโนโลยีเพื่อการทำงานแบบไฮบริดเข้ามาใช้งานจึงเป็นเรื่องที่ไม่อาจมองข้ามได้อีกต่อไป

 

Gallup ประมาณการไว้ว่าการที่พนักงานขาดการมีส่วนร่วมหรือความผูกพันต่อองค์กรสร้างความสูญเสียต่อมูลค่าเศรษฐกิจโลกถึง 8.9 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐ หรือคิดเป็น 9% ของ GDP โลก

Gallup, State of the Global Workplace, 2024

เชื่อมโยงพนักงานจากทุกแห่งเข้าหากัน

สถานที่ทำงานยุคใหม่จะต้องมีแนวทางในการสร้างประสบการณ์และการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ทันสมัย เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลระดับสูง (CHRO) และผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีแนวคิดก้าวหน้าเข้าใจดีว่าการผสมผสานระหว่างโซลูชันเพื่อการทำงานร่วมกัน การวางนโยบายทรัพยากรบุคคล และการเพิ่มประสิทธิภาพภายในพื้นที่ทำงานอย่างรอบคอบ เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงธุรกิจและสร้างความพึงพอใจในการทำงานให้แก่พนักงาน

การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสร้างระบบการทำงานแบบไฮบริดซึ่งมีความซับซ้อนจำเป็นต้องอาศัยการออกแบบอย่างรอบคอบ รวมถึงจำเป็นต้องเข้าใจในปัญหาและความท้าทายในด้านการสื่อสาร การทำงานร่วมกันของพนักงานในโอกาสต่างๆ และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับกระบวนการทำงานภายในองค์กร การทำงานแบบไฮบริดจึงจะสามารถช่วยขับเคลื่อนการเติบโตและสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจได้ 

แก้ไขและปรับเปลี่ยนเรื่องการสื่อสาร

การเลือกใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมจะช่วยให้พนักงานในทีมของคุณรู้สึกมีคุณค่า และความเห็นของพวกเขาได้รับการรับฟังเสมอ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม ด้วยเหตุนี้ เครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารจะต้องทำงานได้อย่างราบรื่นบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย สามารถทำงานและเข้ากับระบบไอทีขององค์กรอยู่ได้อย่างลงตัว รวมถึงช่วยให้พนักงานของคุณสามารถสื่อสารได้ในรูปแบบที่พวกเขาต้องการ

 

โซลูชันที่คุณเลือกใช้ในการสื่อสารจะต้องมีความครอบคลุม สามารถลดช่องว่างและข้อจำกัดในเรื่องสถานที่ เพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการทำงานและเชื่อมโยงถึงกันเสมอ ซึ่งแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานร่วมกันอย่าง Microsoft Teams  ช่วยให้ทีมของคุณติดต่อสื่อสารกันได้อย่างราบรื่น โดยทำงานร่วมกับระบบไอทีที่คุณมีอยู่ได้เป็นอย่างดี

สร้างโอกาสและความเป็นไปได้ใหม่ๆ จากการทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกัน (collaboration) ไม่ใช่แค่เรื่องของการประชุมหารือเรื่องงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการส่งเสริมให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ซึ่งหากองค์กรสามารถนำโซลูชันในด้านการจัดการข้อมูลและการทำงานร่วมกันมาใช้ได้อย่างเหมาะสม ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานของพนักงานก็จะเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ

 

โซลูชันดังกล่าวสามารถช่วยปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมถึงอำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ ช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างราบรื่น เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำซ้อนและเสียเวลาให้เป็นอัตโนมัติ สามารถติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์และงานต่างๆ ได้จากส่วนกลาง รวมถึงสนับสนุนผู้ที่ทำงานจากระยะไกลให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานได้เป็นอย่างดี โซลูชันต่างๆ เช่น DocuWare และ SharePoint  ไม่ใช่แค่ช่วยในเรื่องการทำงานร่วมกันเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงการทำงานให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย

ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิม

การเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ และใช้เวลานานให้เป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายให้กับธุรกิจ พร้อมทั้งช่วยให้พนักงานของคุณได้ใช้เวลาทำงานที่มีคุณค่าต่อธุรกิจได้มากขึ้น ซึ่งการเลือกใช้โซลูชันระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมจะสามารถช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการทำงาน และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานของตนเองได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรเพิ่มขึ้นในภาพรวมอีกด้วย

 

โซลูชันที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานนั้นมีหลากหลายประเภท ตั้งแต่โซลูชันระบบอัตโนมัติ ไปจนถึงโซลูชันระบบจัดการข้อมูลและแอปพลิเคชันทางธุรกิจต่างๆ โดยโซลูชันระบบอัตโนมัติจะช่วยให้กระบวนการต่างๆ ภายในแต่ละแผนก เช่น การสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ การสร้างข้อมูลลูกค้าใหม่ในระบบ และอื่นๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ ส่วนโซลูชันระบบจัดการข้อมูลจะช่วยให้สามารถสร้างและแชร์ไฟล์หรือเอกสารที่สำคัญได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย และแอปพลิเคชันทางธุรกิจ จะช่วยให้องค์กรต่างๆ รวบรวม ประมวลผล และจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

เปลี่ยนมุมมองเรื่องสถานที่ทำงาน สู่การทำงานร่วมกันแบบไฮบริด

คำถามที่ว่า “เราสามารถทำงานที่ไหนได้บ้าง” นับวันจะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ออฟฟิศในยุคใหม่จึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนให้เป็นพื้นที่ที่ทุกคนสามารถทำงานร่วมกัน สร้างสรรค์นวัตกรรม รวมถึงพบปะกันอย่างมีเป้าหมายชัดเจน ซึ่งการออกแบบออฟฟิศให้เหมาะกับการทำงานแบบไฮบริด จำเป็นต้องคำนึงถึงปัจจัยหลัก 2 ประการด้วยกัน

เปลี่ยนแนวคิดเรื่องห้องประชุมใหม่

ห้องประชุมแบบดั้งเดิมโดยส่วนใหญ่ออกแบบเพื่อรองรับการประชุมแบบพบปะซึ่งหน้ากัน ซึ่งการออกแบบในลักษณะนี้อาจยังไม่อำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้าร่วมประชุมแบบออนไลน์หรือจากทางไกลเท่าที่ควร รวมถึงอาจทำให้ผู้ที่อยู่นอกสถานที่ไม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม หรือไม่สามารถมีส่วนร่วมกับการประชุมได้อย่างเต็มที่ โซลูชันห้องประชุมที่ทันสมัยอย่าง Microsoft Teams Rooms สามารถช่วยให้คุณสร้างห้องประชุมที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างเท่าเทียมกัน ไม่ว่าจะเข้าประชุมจากที่ใดก็ตาม

 

นอกจากนี้ การใช้อุปกรณ์อย่าง Interactive Whiteboard  ในการประชุม ผู้เข้าประชุมจากทางไกลจะไม่เพียงแค่ดูเนื้อหาที่แชร์เท่านั้น แต่ยังสามารถโต้ตอบด้วยการขีดเขียนหรือทำงานร่วมกันบนหน้าจอได้อีกด้วย ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมเท่าเทียมกันอย่างแท้จริง

ออกแบบออฟฟิศโดยคำนึงถึงความยืดหยุ่น

องค์กรที่มีออฟฟิศที่มีความยืดหยุ่นสูงจะสามารถปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน เพื่อจัดการวิธีการทำงานและการใช้ทรัพยากรต่างๆ ภายในออฟฟิศได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งโซนสำหรับการทำงานร่วมกัน โซนสำหรับผู้ที่ต้องการโฟกัสในการทำงาน และโซนพบปะพูดคุย ไปจนถึงการอำนวยความสะดวกต่างๆ เพื่อมอบประสบการณ์การทำงานที่สะดวกสบายแก่พนักงาน

 

การนำโซลูชันเพื่อการจัดการพื้นที่ทำงาน มาใช้งานจะทำให้ผู้จัดการแผนก HR สามารถดูข้อมูลต่างๆ ได้แบบเจาะลึก เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงานในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งโซลูชันที่เหมาะสมยังสามารถช่วยให้พนักงานสามารถบริหารเวลาและการใช้พื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านระบบการจองโต๊ะและพื้นที่ต่างๆ ส่งผลให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและพึงพอใจในการทำงานยิ่งกว่าเดิมอีกด้วย

หากคุณต้องการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงานและนวัตกรรมในธุรกิจของคุณ การเลือกโซลูชันการทำงานร่วมกันที่สอดคล้องเหมาะสมกับกระบวนการและเป้าหมายที่องค์กรต้องการจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งโซลูชันที่นำมาใช้งานจะสามารถเผยประสิทธิภาพที่แท้จริงได้ พนักงานจะต้องสามารถปรับตัวเข้ากับการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม การนำโซลูชันเพื่อการทำงานร่วมกันมาผนวกกับระบบไอทีและเทคโนโลยีที่องค์กรใช้อยู่เดิมนั้นเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและท้าทาย ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มากด้วยประสบการณ์ ซึ่งจะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านสู่การทำงานร่วมกันในยุคใหม่ของคุณนั้นราบรื่นยิ่งขึ้น ทีมงานผู้เชี่ยวชาญจากริโก้ มีประสบการณ์ในการช่วยปรับเปลี่ยนพื้นที่ในออฟฟิศไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว และปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ของตนเองอย่างเต็มศักยภาพ

ขับเคลื่อนนวัตกรรมด้วยทีมเวิร์กอย่างลงตัว

โซลูชันการทำงานร่วมกันที่ใช่ คือโซลูชันที่สามารถช่วยให้ทีมของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อทำงานร่วมกันได้อย่างเต็มที่ และทุกคนทำงานของตนเองได้เต็มความสามารถ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม โซลูชันด้าน Hybrid Workplace และ Workflow & Automation จากริโก้ จะทำให้คุณค้นพบศักยภาพที่แท้จริงของทีมงาน พร้อมขับเคลื่อนนวัตกรรมใหม่ๆ ในโลกที่เคลื่อนไหวไม่หยุดยั้งเช่นปัจจุบัน