ออกแบบ Hybrid Workplace อย่างไรให้ทำงานได้จริง

ในปัจจุบัน สถานที่และวิธีที่เราทำงานได้เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ความคล่องตัวกลายเป็นมาตรฐานของการทำงานยุคใหม่ นอกจากการนั่งทำงานที่ออฟฟิศแบบดั้งเดิมแล้วนั้น การทำงานจากระยะไกลหรือทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) ได้รับความนิยมมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ จึงเกิดการผสมผสานของสไตล์การทำงานทั้งสองแบบเข้าด้วยกัน หรือที่เราเรียกกันว่า Hybrid Workplace ในแง่ของธุรกิจ การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดให้ครอบคลุมทุกคนโดยไม่แบ่งแยก ซึ่งเป็นการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน และทำให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นสิ่งที่ขาดไปไม่ได้

ในตอนที่ 3 ของบทความชุดนี้ เราจะพาคุณไปสำรวจกลยุทธ์และวิธีการสำคัญๆ ที่จะทำให้คุณมีสถานที่ทำงานแบบไฮบริดที่เป็นประโยชน์กับทุกคน โดยเราจะมาดูกันว่า การเปลี่ยนแปลงโดยมุ่งเน้นการใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีดิจิทัลที่ทันสมัยมาใช้งาน จะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ช่วยให้ทีมงานมีชีวิตการทำงานที่ดียิ่งขึ้น และเสริมสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ยืดหยุ่นได้อย่างไร

ทำความรู้จักกับ Hybrid Workplace

คำว่า ‘Hybrid Workplace’ เป็นคำเรียกรวมการนำเทคโนโลยีและรูปแบบการทำงานหลากหลายมาใช้ในการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการนั่งทำงานที่โต๊ะทำงานส่วนตัว โต๊ะทำงานส่วนกลาง หรือจะเป็นที่ไซต์งานของลูกค้า รวมถึงการทำงานจากระยะไกลหรือนอกสถานที่ เป็นต้น ซึ่งการผสมผสานระหว่างการทำงานแบบออฟไลน์และออนไลน์ หรือการทำงานร่วมกันของคนที่อยู่ต่างสถานที่กันผ่านระบบ เครื่องมือ หรือโซลูชันการประชุมต่างๆ เหล่านี้ ล้วนเป็นการทำงานในรูปแบบไฮบริดทั้งสิ้น

การทำงานแบบไฮบริดที่ออกแบบอย่างเหมาะสมและลงตัว จะทำให้พนักงานรู้สึกพึงพอใจในการทำงานมากขึ้น รวมถึงช่วยประหยัดเวลาในการเดินทางระหว่างสถานที่ และส่งเสริมให้พนักงานมีสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน (Work-life Balance) ที่ดียิ่งกว่าเดิม อย่างไรก็ดี การทำงานแบบไฮบริดซึ่งทุกคนทำงานอยู่ต่างสถานที่กันอาจมีความท้าทายหลายประการ เช่น การรักษาความสัมพันธ์และความสามัคคีระหว่างคนในทีม การแบ่งสรรโอกาสให้เท่าเทียมกัน รวมถึงเรื่องของความปลอดภัยและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับระบบขององค์กร จากการเข้าถึงหรือใช้งานข้อมูลโดยผู้ที่ทำงานจากระยะไกล เป็นต้น

ทำงานและสื่อสารให้เข้าใจตรงกัน

ในสถานที่ทำงานแบบไฮบริด การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพจะมีความสำคัญมากกว่าที่เคย คุณจึงควรวางแนวทางในการปฏิบัติงานร่วมกันให้ชัดเจน เพื่อให้ทีมงานทุกคนได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและโปร่งใสอย่างทันท่วงที และส่งเสริมให้เกิดความสามัคคีภายในทีม

ใช้เครื่องมือและวิธีสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

เครื่องมือหรือช่องทางการสื่อสารต่างๆ ภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการส่งข้อความผ่านระบบแชทไปจนถึงเครื่องมือในการบริหารจัดการโปรเจกต์งานต่างๆ ล้วนมีจุดประสงค์ในการใช้งานเฉพาะของตัวเอง เพื่อคงคุณภาพการสื่อสารให้มีความถูกต้อง ชัดเจน และสม่ำเสมอ คุณจึงควรเลือกใช้ให้ถูกต้องตามจุดประสงค์ของช่องทางหรือเครื่องมือนั้นๆ

วางกลยุทธ์ในการทำงานร่วมกันที่เหมาะสำหรับทุกคน

การวางกลยุทธ์และเลือกใช้โซลูชันที่เหมาะสม จะช่วยให้ทีมงานของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดประชุมทีมเพื่ออัปเดตงาน การกำหนดเวลาในการโต้ตอบและการทำงานให้ยืดหยุ่น และการกำหนดวาระการประชุมบนแพลตฟอร์มสื่อสารให้ชัดเจน จะช่วยปรับปรุงการทำงานและการประสานงานให้ดียิ่งขึ้น รวมถึงเสริมสร้างความสัมพันธ์ภายในทีมให้แน่นแฟ้นยิ่งกว่าที่เคย โดยเมื่อผู้คนและเทคโนโลยีสามารถอยู่ร่วมกันอย่างลงตัว ทั้งสองส่วนจะช่วยส่งเสริมซึ่งกันและกัน เพื่อบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จในการทำงานได้ในที่สุด

นำเทคโนโลยี Hybrid Workplace มาใช้งาน

เลือกเทคโนโลยีที่ใช่ ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

เทคโนโลยีที่ใช่คือหัวใจของความสำเร็จในการสร้าง Hybrid Workplace เมื่อพนักงานมีเทคโนโลยีและเครื่องมือที่เหมาะสมอยู่ในมือ การทำงาน ติดต่อสื่อสาร และปฏิบัติงานร่วมกันจะเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานในหรือนอกออฟฟิศก็ตาม

 

บริการพื้นฐานทางดิจิทัล: การสร้าง Hybrid Workplace ที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นจะต้องปรับเปลี่ยนทั้งสภาพแวดล้อมทางกายภาพในสถานที่ทำงานและทางดิจิทัลควบคู่กันไป ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงพื้นที่สำนักงาน ห้องประชุม หรือระบบโครงสร้างไอที เพื่อรองรับการทำงานของผู้คนจากระยะไกลให้ราบรื่นและปลอดภัย 

การลงทุนในเทคโนโลยีสำหรับห้องประชุม เพื่อการเชื่อมต่อที่ราบรื่นและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ จะทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกเหมือน “อยู่ในห้องเดียวกัน” รวมถึงการนำแพลตฟอร์มคลาวด์และระบบประชุมทางวิดีโอคุณภาพสูงมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมที่ทุกคนร่วมแรงร่วมใจกันทำงาน ให้สถานที่ทำงานของคุณเต็มเปี่ยมด้วยประสิทธิภาพและครอบคลุมสำหรับทุกคน

 

การเลือกใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสม: การเลือกบริการดิจิทัลที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มขีดความสามารถของ Hybrid Workplace ภายในองค์กร นอกจากนี้ สิ่งที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ ความสามารถในการรองรับการขยายตัวขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าบริการดิจิทัลนั้นๆ รองรับสนับสนุน ปรับเปลี่ยน และเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้ นอกจากนี้ จุดที่ควรพิจารณาอีกประการหนึ่งคือ ความสามารถในการทำงานร่วมกับระบบที่มีอยู่ของคุณได้อย่างราบรื่น ซึ่งจะช่วยให้การทำงานระหว่างแพลตฟอร์มเป็นไปอย่างไม่ติดขัด และทำให้พนักงานของคุณใช้งานได้ง่าย การจัดลำดับความสำคัญของปัจจัยข้างต้นและทำความเข้าใจว่าเครื่องมือเหล่านี้ทำงานสอดคล้องกับนโยบายและเป้าหมายขององค์กรอย่างไร จะทำให้โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีขององค์กรของคุณมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย

 

เข้าถึงง่ายสำหรับทุกคน: การทำให้ทุกคนมีทรัพยากร เครื่องมือ และสิ่งที่จำเป็นพร้อมสำหรับการทำงานให้สำเร็จลุล่วง ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม ถือเป็นการสร้างความยืดหยุ่นให้กับองค์กร โดยอาจมีการจัดหาอุปกรณ์ที่เหมาะสม การอบรมด้านเทคนิคแก่พนักงาน หรือการสนับสนุนด้านไอทีเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ทำงานแบบ Work from Home เป็นต้น นอกจากนี้ ยังรวมไปถึงการมีระบบจองโต๊ะทำงานที่ใช้งานง่าย  สำหรับวันที่พนักงานเข้าทำงานที่ออฟฟิศ และเครื่องมือสนับสนุนการทำงานจากระยะไกลต่างๆ 

สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะทำให้พนักงานทุกคนได้รับโอกาสและได้มีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กรอย่างเท่าเทียมกัน

การดูแลความเป็นอยู่ที่ดีและสุขภาพจิตของพนักงาน

ชีวิตความเป็นอยู่ของพนักงานเป็นสิ่งหนึ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ โดยจะยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งอาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างเวลางานกับเวลาส่วนตัวไม่ชัดเจนได้

• ผลกระทบจากการทำงานแบบไฮบริดที่มองไม่เห็น: แม้ว่าการปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบไฮบริดจะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานของพนักงานได้จริง แต่ในขณะเดียวกันก็อาจกระทบกับชีวิตความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน รวมถึงอาจทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว ไม่สามารถแยกเวลางานออกจากเวลาส่วนตัว และเสี่ยงต่อการ Burnout ได้
  
  เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ นายจ้างจำเป็นต้องเปิดกว้าง ไม่เลือกปฏิบัติ และสร้างพื้นที่ที่พนักงานสามารถพูดคุยและปรึกษาหารือเกี่ยวกับสุขภาพจิตและความเป็นอยู่ของตนได้อย่างเต็มที่ 
• สร้างระบบสนับสนุนและช่องทางเข้าถึงการดูแลสุขภาพจิตให้เพียงพอ: การให้ความสำคัญกับสุขภาพจิตของพนักงานถือเป็นสิ่งสำคัญลำดับต้น ๆ สำหรับองค์กร เนื่องจากจะช่วยในการสร้างวัฒนธรรมที่เกื้อหนุนพนักงาน ส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานได้ในภาพรวม รวมถึงพัฒนาสุขภาวะความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานได้อีกด้วย การริเริ่มกิจกรรมต่างๆ เช่น การเพิ่มช่องทางในการเข้าถึงการให้คำปรึกษา การจัดตั้งวันแห่งการดูแลสุขภาพจิต (mental health day) ประจำสัปดาห์หรือประจำเดือน และกิจกรรมอื่นๆ ช่วยให้องค์กรสามารถดูแลจัดการสุขภาพจิตของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
• สนับสนุนการสร้าง Work-life Balance: การจัดสรรสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของพนักงาน (work-life balance) ถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง โดยองค์กรอาจใช้วิธีและกลยุทธ์ต่างๆ เช่น สนับสนุนให้พนักงานใช้เวลาพักเบรกเพื่อมุ่งเน้นผ่อนคลาย รวมถึงส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานที่เกื้อหนุนซึ่งกันและกันทั้งกายและจิตใจ และให้ความสำคัญกับการสร้างบทสนทนาเกี่ยวกับชีวิตและการทำงานอย่างเข้าอกเข้าใจโดยไม่ตัดสิน (empathic conversation) ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ประกอบกับการทำให้เห็นเป็นตัวอย่าง จะเป็นประโยชน์ต่อทั้งงานและชีวิตความเป็นอยู่ของพนักงานได้เป็นอย่างดี

สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ยืดหยุ่นและยอมรับคุณค่าของแต่ละบุคคล

องค์กรที่ต้องการจ้างหรือรักษาบุคลากรที่มีความกระตือรือร้น มีความมุ่งมั่น และสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้อื่น จำเป็นต้องมีวัฒนธรรมความยืดหยุ่น ซึ่งยอมรับและเห็นคุณค่าของความแตกต่างของแต่ละบุคคล

• การโอบรับความยืดหยุ่น: ในสถานที่ทำงานคือปัจจัยสำคัญในการตอบสนองความต้องการที่หลากหลายในการทำงานยุคปัจจุบัน ซึ่งองค์กรสามารถสร้างความยืดหยุ่นด้วยการวางนโยบายต่างๆ เช่น การให้พนักงานกำหนดชั่วโมงการทำงานได้อย่างยืดหยุ่น (flexible work hours) การประเมินผลการปฏิบัติงานโดยยึดผลลัพธ์ของงานเป็นสำคัญ (outcome-based) และอื่นๆ 
• บทบาทของ Inclusivity: ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด การโอบรับความแตกต่างหลากหลายโดยไม่เลือกปฏิบัติ (inclusivity) มีรากฐานสำคัญมาจากการทำงานในสำนักงาน โดยหมายถึงการสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมทุกคนรู้สึกมีคุณค่าและเชื่อมโยงกับเป้าหมาย โดยไม่มีใครรู้สึกว่าถูกทิ้งไว้ข้างหลัง แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตาม 
• การวางนโยบายและแนวทางปฏิบัติให้เหมาะสม: การนำวัฒนธรรมแห่งความยืดหยุ่นและครอบคลุมทุกคนโดยไม่เลือกปฏิบัติสู่สถานที่ทำงานจะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีพลวัตอยู่ตลอดเวลา ช่วยเสริมสร้างความสามัคคีกลมเกลียวกันในทีมงาน และผลักดันให้เกิดการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ อยู่เสมอ โดยองค์กรอาจตั้งโครงการให้คำปรึกษา มีการหมุนเวียนบทบาทของผู้นำ และโอบรับมุมมองและทักษะที่หลากหลาย เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมที่ยืดหยุ่นและครอบคลุมเพื่อคนทุกคน

ถักทออนาคตแห่ง Hybrid Workplace

สถานที่ทำงานแบบไฮบริดที่ออกแบบอย่างลงตัว จะสะท้อนถึงความต้องการของพนักงานอย่างแท้จริง โดยส่งเสริมการเติบโตในงานและนวัตกรรมในอนาคต การนำเทคโนโลยีที่ใช่มาผนวกเข้ากับนโยบายที่เกื้อหนุนพนักงานและสร้างความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในองค์กร จะทำให้ธุรกิจมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสำหรับทุกคนอย่างแท้จริง

บนเส้นทางการเดินทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของคุณ สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรคือการหมั่นตรวจสอบประสิทธิภาพของกลยุทธ์ไฮบริด รวมถึงการปรับเปลี่ยนตามความต้องการ และเฉลิมฉลองในความสำเร็จไปพร้อมกันกับทุกคน โปรดระลึกไว้เสมอว่า กุญแจสำคัญในการสร้างสถานที่ทำงานแบบไฮบริดให้ประสบความสำเร็จคือการปรับตัวอย่างต่อเนื่อง รวมถึงความมุ่งมั่นตั้งใจที่จะพัฒนาไปพร้อมกับบุคลากร และการมอบเทคโนโลยีที่สนับสนุนทุกการทำงานของทุกคน