มาตรฐานและข้อบังคับของ e-Invoicing: การสำรวจจากทั่วทุกมุมโลก

ทำ e-Invoicing อย่างไรให้ได้มาตรฐานตามกฎระเบียบ 

รัฐบาลทั่วโลกต่างออกกฎหมายหรือข้อบังคับเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Invoicing เพื่อเป็นมาตรฐานในการจัดการธุรกิจโดยทั่วไป

สำหรับรัฐบาล นี่คือโอกาสที่จะทำให้การจัดเก็บภาษีรั่วไหลลดลงและเพิ่มรายได้ให้กับภาครัฐ โดยมีจุดประสงค์ให้องค์กรและผู้ประกอบการต่างๆ จัดทำรายงานภาษีได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ 

ทางด้านองค์กร แม้ว่านี่จะเป็นข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม แต่องค์กรก็ยังได้รับประโยชน์ในด้านอื่นๆ เช่น การเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการระบบเจ้าหนี้การค้า (AP) และการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กร 

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปสำรวจโลกของ e-Invoicing ในปัจจุบัน อุปสรรคและโอกาสทางธุรกิจในการนำ e-Invoicing มาใช้งาน และวิธีที่จะช่วยให้คุณสามารถทำ e-Invoicing ได้ตามต้องการ แม้ว่าจะซับซ้อนแค่ไหนก็ตาม

อุปสรรคและโอกาสทางธุรกิจในการนำ e-Invoicing มาใช้งาน

ปัจจุบัน หนึ่งในอุปสรรคที่บริษัททั่วโลกต่างต้องเผชิญคือการจัดการเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบและข้อบังคับที่ซับซ้อน

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็ว ทำให้ภาครัฐต้องออกกฎระเบียบให้สอดคล้องและครอบคลุมกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละภาคธุรกิจเช่นกัน

เราควรให้ความสำคัญกับข้อบังคับของ e-Invoicing เป็นอันดับแรก เพราะสิ่งนี้ช่วยให้รัฐบาลไม่ต้องเผชิญความเสี่ยงจากการฉ้อโกง ได้รับข้อมูลรายได้จากภาษีที่ถูกต้อง และเก็บรวบรวมข้อมูลแนวโน้มทางธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น

สำรวจข้อบังคับของ e-Invoicing จากทั่วทุกมุมโลก

กว่า 100 ประเทศมีการประกาศใช้ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับ e-Invoicing ในการทำธุรกรรมแบบ B2G (Business to Government) ซึ่งส่วนใหญ่กำลังอยู่ในช่วงเริ่มบังคับใช้ e-Invoicing ในการทำธุรกรรมแบบ B2B แล้วเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ประเทศเกาหลีใต้ที่มีการประกาศข้อบังคับเกี่ยวกับ e-Invoicing ในการทำธุรกรรมแบบ B2B ขณะที่ประเทศญี่ปุ่น e-Invoicing ต้องมีการรับรองจากองค์กรจัดเก็บภาษีจากภาครัฐก่อน ประเทศอินโดนีเซียก็เริ่มเปลี่ยนมาใช้วิธีนี้เช่นกัน ในขณะที่ประเทศจีนได้เริ่มทดลองใช้ระบบ e-Invoicing ในหลายๆ มณฑลเช่นกัน

ส่วนประเทศมาเลเซียก็ได้ประกาศใช้ข้อบังคับเกี่ยวกับ e-Invoicing ในการทำธุรกรรมแบบ B2B ในปีนี้ ซึ่งจะกลายเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับบริษัทที่มีรายได้ 100 ล้านริงกิตต่อปีหรือมากกว่า ในเดือนสิงหาคม ปี 2567 จากนั้นจึงค่อยเริ่มขยายไปยังองค์กรที่เหลือทั้งหมดในปีถัดไป

ดังนั้นการมีโซลูชันและกระบวนการทำงาน e-Invoicing ที่สามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง ไม่ได้เป็นเพียงทางเลือกสำหรับองค์กรอีกต่อไป เพราะทุกองค์กรต้องใช้ระบบนี้เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ สอดคล้องกับนโยบายข้อกำหนด และยังสามารถแข่งขันในตลาดได้ ซึ่งกฏหมายจะมีการบังคับใช้ในหลายๆ ประเทศ 

หากไม่มีกระบวนการเหล่านี้ คุณอาจจะต้องโดนค่าปรับจากรัฐบาล และไม่สามารถทำการค้ากับองค์กรอื่นๆ หรือทำธุรกิจต่อไปได้ ดั้งนั้นสิ่งสำคัญคือองค์กรควรจะต้องเริ่มวางแผนเพื่อนำ e-Invoicing เข้ามาใช้แทนกระบวนการแบบเดิมโดยทันที

ข้อบังคับใช้จากฝั่งประเทศเอเชีย-แปซิฟิก (APAC)

การใช้ e-Invoicing ในกระบวนการทำบัญชีเจ้าหนี้การค้า (AP process)

อีกหนึ่งอุปสรรคที่ต้องเผชิญคือการรวมโซลูชัน e-Invoicing เข้ากับระบบหรือเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้ว ด้วยความซับซ้อนและกระบวนการที่ต้องใช้เวลา ซึ่งต้องมีผู้เชี่ยวชาญและอุปกรณ์ไอทีที่มีความพร้อมเท่านั้น บริษัทจึงต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่าจะสั่งอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ชุดใหม่ และฝึกอบรมบุคลากรใหม่ทั้งหมด หรือว่าจะเลือกใช้งานโซลูชันคลาวด์ที่ปรับแต่งมา และใช้งานกับบริษัทอยู่ก่อนแล้ว ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในองค์กรได้มากกว่า ทั้งลดรายจ่ายการลงทุน (CapEx) และค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์

สิ่งสำคัญคือการหาพาร์ทเนอร์ที่มีประสบการณ์ที่จะช่วยให้คุณเปลี่ยนมาใช้ e-Invoicing ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากติดตั้งระบบไม่เหมาะสม อาจส่งผลให้การทำบัญชีเจ้าหนี้การค้าของคุณผิดพลาด ซึ่งนั่นอาจทำให้การรับชำระเงินของคุณหยุดชะงักได้

อย่างไรก็ตาม พาร์ทเนอร์ที่ดีควรแนะนำโซลูชันที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท โดยที่ต้องทำให้ลูกค้าและผู้จัดจำหน่ายพอใจจากบริการชำระเงินที่รวดเร็ว

ประโยชน์ที่จะได้รับจาก e-Invoicing

ในขณะที่ข้อบังคับทำให้องค์กรส่วนใหญ่ต้องเปลี่ยนมาใช้ e-Invoicing แต่สิ่งนี้ถือว่าเป็นแรงผลักดันที่สำคัญในการเปลี่ยนการทำงานให้ก้าวเข้าสู่โลกดิจิทัล

การเปลี่ยนระบบใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดและความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยมือ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบและติดตามใบแจ้งหนี้ได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้การจัดการงบกระแสเงินสด (Cash Flow) ง่ายดาย และเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินให้ดียิ่งขึ้น 

e-Invoicing ยังช่วยให้ระบบรักษาความปลอดภัยมีความแข็งแกร่ง ด้วยการลดขั้นตอนการทำงานโดยคน และสร้างระบบอัตโนมัติที่มีรายการข้อมูลที่สามารถตรวจสอบได้ ทำให้การฉ้อโกงภายในองค์กรเป็นไปได้ยาก เพราะมีโอกาสในการแก้ไขและบิดเบือนข้อมูลน้อยลง

อีกทั้ง e-Invoicing ยังช่วยลดการล่อลวงทางคอมพิวเตอร์จากภายนอก (Phishing) เพราะไม่ต้องใช้อีเมลใน AP process ซึ่งง่ายต่อการตรวจสอบและรายงานสิ่งผิดปกติ 

e-Invoicing ช่วยให้บริษัทประหยัดเวลาและทรัพยากรยิ่งขึ้น ด้วยการเพิ่มระบบความปลอดภัยในการทำบัญชีเจ้าหนี้การค้าตั้งแต่ต้นจนจบ จึงถือว่า e-Invoicing ช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์มากมาย

เหตุผลที่ e-Invoicing จำเป็นต่อธุรกิจสมัยใหม่

องค์กรในภาครัฐที่เกี่ยวข้องกับภาษี จากทั่วทุกมุมโลกได้มีการแนะนำระบบ e-Invoicing แบบใหม่ และรายงานในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งอาจมีการบังคับใช้ในอีก 4 ปีข้างหน้า ทำให้ e-Invoicing มีแนวโน้มเติบโตในอนาคต องค์กรต่างๆ จึงต้องเตรียมตัวและเปลี่ยนระบบของพวกเขาไม่ช้าก็เร็ว 

ในทางกลับกัน ธุรกิจก็จะได้รับประโยชน์ต่างๆ จาก e-Invoicing เช่น เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ ด้วยการลดค่าใช้จ่ายและมีวงจรการเรียกเก็บเงินที่สั้น และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และกระชับความสัมพันธ์กับคู่ค้า 

จัดการ บัญชีเจ้าหนี้การค้า อย่างเป็นระบบ ลดความผิดพลาด และพัฒนาให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ด้วยการเป็นพาร์ทเนอร์กับผู้เชี่ยวชาญอย่างริโก้ ลงทุนกับโซลูชัน e-Invoicing ที่ล้ำสมัยของเรา เพื่อมุ่งสู่การเป็นผู้นำทางธุรกิจในตลาดของคุณ  

ด้วยคุณลักษณะต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการแยกข้อมูลอัตโนมัติ การติดต่อกับลูกค้า และการรายงานแบบเรียลไทม์ เพียงแค่ใช้ โซลูชัน e-Invoicing ของริโก้ องค์กรของคุณก็จะ "Work Smarter, Not Harder"