ทำอย่างไรจึงจะสามารถสื่อสารทางไกลกับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัจจุบันสถานที่ทำงานต้องอาศัยการทำงานร่วมกันเป็นอย่างมาก พนักงานต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันเพื่อเสริมสร้างขวัญและกำลังใจ ระดมความคิด ตั้งเป้าหมาย แลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ และเพื่อการขับเคลื่อนธุรกิจ เมื่อทีมของคุณสามารถประสานงานและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งในปัจจุบันมีการทำงานจากระยะไกลมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้ผู้นำในธุรกิจกำลังเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ เช่น ทำอย่างไรให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมและสามารถสื่อสารกันได้อย่างคล่องตัว

การทำงานจากระยะไกลนั้นเกิดขึ้นมาหลายทศวรรษแล้ว แต่ยังไม่เคยเกิดขึ้นในวงกว้างและในระดับที่เร่งด่วนเหมือนในปัจจุบัน ในช่วงต้นปี ค.ศ.2020 มีคนทำงานจากระยะไกลในสหรัฐอเมริกามากถึง 7 ล้านคน และคาดว่าจะมีจำนวนเพิ่มขึ้น เนื่องจากหลายบริษัทออกนโยบายให้มีการทำงานจากที่บ้านเพื่ออำนวยความสะดวกและตอบสนองความต้องการของพนักงาน

ทุกวันนี้ ปัญหาหลักๆ ที่เห็นได้ชัดที่สุดเมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกัน ได้แก่:

• การขาดการสื่อสารแบบเรียลไทม์ระหว่างเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการ
• การแชร์ไฟล์มีความล่าช้าและขาดประสิทธิภาพ
• การมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ไม่รัดกุม และนำไปสู่ความเสี่ยง
• การค้นหาเอกสารและข้อมูลที่ใช้เวลานาน 
• การพึ่งพาแผนก IT เมื่อต้องการความช่วยเหลือ

ไม่ว่าทีมงานของคุณจะทำงานจากที่บ้านบางส่วนหรือทั้งหมด เป้าหมายที่สำคัญคือการทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและส่งเสริมพลังในการขับเคลื่อนองค์กร ในโลกที่ “ธุรกิจไม่เคยหยุดนิ่ง” ทีมของคุณต้องการความรวดเร็ว เทคโนโลยี และความสามารถในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกที่ทุกเวลา ทุกธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเข้าสู่การทำงานในรูปแบบใหม่หรือ “New Normal” เพื่อการทำงานที่ไร้พรมแดน

“บริษัทต่างๆ ทั่วประเทศกำลังเผชิญกับความท้าทายที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงการสร้างความมั่นใจว่าธุรกิจจะพร้อมรับและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว จากการวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าหลายองค์กรได้มองข้ามผลประโยชน์ทางการเงินและกลยุทธ์ที่จะได้รับจากความสามารถในการทำงานได้จากทุกที่ บริษัทจึงควรต้องเริ่มดำเนินการทันที มิฉะนั้นธุรกิจอาจต้องออกจากการแข่งขันทั้งจากคู่แข่งและจากพนักงานที่ทำงานในยุคใหม่  ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียบุคลากรที่มีศักยภาพที่ดีไป”
มาร์ค ดิกสัน
ประธานบริหาร
IWG

ขณะที่โซลูชันระบบอัตโนมัติขั้นสูงและการทำงานร่วมกันช่วยสร้างสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพและทันสมัยมากขึ้น การทำงานรูปแบบเดิมกำลังทำให้ธุรกิจประสบปัญหาในการปรับตัวให้ทันกับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป สถานการณ์ที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนเหล่านี้ทำให้หลายบริษัทต้องย้อนกลับมาสำรวจองค์กรตัวเองและตระหนักถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างเร่งด่วน ธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานที่ทันสมัยและเป็นดิจิทัลจะรับรู้ถึงประโยชน์ของกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นอัตโนมัติมากขึ้น รวมถึงการปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิผลมากขึ้นอีกด้วย

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะไม่เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่ธุรกิจของคุณก็สามารถพัฒนาและประสบความสำเร็จไปอีกขั้น หากคุณได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ โดยเริ่มต้นจากการปฏิบัติตามแนวทางง่ายๆ ดังต่อไปนี้และพยายามมองหาจุดที่สามารถพัฒนาปรับปรุงได้

สร้างศูนย์กลางสำหรับการทำงานร่วมกัน

ทีมของคุณจะทำงานได้มีประสิทธิภาพที่สุด เมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูล แบ่งปันความคิดและไอเดียต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย รวมถึงสามารถจัดประชุมได้อย่างราบรื่น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้นั้น บริษัทจำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มที่ช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันอย่าง Microsoft Teams 

แพลตฟอร์มนี้ควรครอบคลุมทุกด้านรวบรวมทุกแง่มุมของการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถ:

• แชร์เอกสาร ภาพถ่าย ไฟล์ PDF และไฟล์อื่นๆ
• ประชุมผ่านทางวิดีโอและแชร์หน้าจอได้
• สนทนาโต้ตอบกันได้ทั้งแบบรายบุคคลและเป็นกลุ่ม
• ประชุมทางโทรศัพท์ได้จากทุกที่

Microsoft Teams เป็นแอปพลิเคชันหนึ่งของ Microsoft 365 ที่มีฟีเจอร์ทั้งหมดนี้ ยังสามารถสรุปรายงานภาพรวมพฤติกรรมการใช้งานของพนักงาน เพื่อให้คุณสามารถผลักดันการมีส่วนร่วมของพนักงานได้

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันนี้ควรช่วยให้การทำงานนั้นสะดวกมากยิ่งขึ้นและลดความซับซ้อนให้น้อยลง และเมื่อนำไปใช้งานอย่างถูกวิธี แพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพนี้ก็จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้แอปพลิเคชันสำนักงานใหม่ๆ และก่อนที่คุณจะตัดสินใจใช้แพลตฟอร์มใดๆ ก็ตาม คุณต้องแน่ใจว่าแพลตฟอร์มนั้นๆ มีคุณสมบัติที่ครบถ้วนตามที่ทีมของคุณต้องการ ทั้งในปัจจุบันและอนาคต

ปรับปรุงกระบวนการทำงานและการจัดการเอกสารให้ทันสมัย

พนักงานทั้งที่ทำงานจากระยะไกลหรือทำงานในสำนักงานต่างก็ต้องการประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารหรือไฟล์งานต่างๆ การใช้เวลาค้นหาเอกสารที่จัดเก็บในตู้เอกสาร
หรือการสืบค้นข้อมูลจากอีเมลจำนวนมากอาจทำให้เสียเวลานาน หากนำระบบ Automated Workflow และ Digital Document Management ที่ทันสมัยมาปรับใช้ ช่วยให้ทีมของคุณสามารถโฟกัสกับเป้าหมายที่สำคัญกว่าและขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตมากยิ่งขึ้น

โซลูชัน Digital Workflow ที่ใช้งานง่ายอย่าง DocuWare ทำให้ทั้งพนักงานในองค์กร ทีมงานที่ทำงานจากระยะไกล และพาร์ทเนอร์ภายนอกองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทั้งหมดอย่างปลอดภัยทุกที่ทุกเวลา
DocuWare มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

• การดึงข้อมูลเพื่อจัดทำดัชนีของเอกสาร การจัดการและการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญได้อย่างอัตโนมัติ
• มีทั้งโซลูชันทั้งแบบ Cloud และ On-premise เพื่อความยืดหยุ่นในการใช้งานร่วมกับระบบไอทีอื่นๆ ได้อย่างราบรื่นมาก
• แอปพลิเคชันที่มาพร้อมกับเทคโนโลยีที่มีความปลอดภัยและเติบโตได้ในอนาคต
• ความสามารถในการขจัดงานแมนนวลและความล่าช้าในการทำงานเอกสาร
• การบันทึกความเคลื่อนไหวของกิจกรรมต่างๆ และรายงานเพื่อรักษาความโปร่งใส

ใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณไม่จำเป็นต้องลงทุนกับเทคโนโลยีราคาแพงเสมอไป ด้วยเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจากริโก้ คุณสามารถเข้าถึงฟีเจอร์ต่างๆ ที่ช่วยให้คุณสามารถสแกน แชร์ และบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น Word, Excel และ PDF ได้

โซลูชัน Smart Integration นี้จะช่วยเพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกัน โดยจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณต้องการ รวมถึงการแชร์ไฟล์ก็สามารถทำได้ง่ายและปลอดภัย ด้วยทางเลือกที่สามารถปรับแต่งได้และความสามารถที่ส่งข้อมูลผ่านระบบคลาวด์ คุณได้รับประโยชน์จากฟังก์ชันการใช้งานที่มากขึ้นจากอุปกรณ์ที่คุณใช้อยู่แล้ว

โซลูชัน Smart Integration Connector ใช้สำหรับ:

• สแกนและพิมพ์เอกสารจากบัญชีคลาวด์ เช่น Box™, Dropbox™, Google Drive™, OneDrive® for Business, SharePoint® หรือ RICOH Content Manager
• แปลงเอกสารเป็นไฟล์ที่สามารถแก้ไขและค้นหาได้
• พิมพ์เอกสารจากระบบคลาวด์ด้วยแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน

โซลูชัน Smart Integration Workflow ใช้สำหรับ:

• กำหนดเส้นทางการเดินเอกสารแบบอัตโนมัติโดยใช้ QR Code
• กำหนดเส้นทางของไฟล์เอกสารไปยังปลายทางหลายแห่งพร้อมกัน
• สแกนและบันทึกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ (ระบบคลาวด์หรือ On-premise) โดยระบบสามารถตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์แบบอัตโนมัติ

โซลูชัน Smart Integration Advanced Workflow ใช้สำหรับ:

• กำหนดเส้นทางการเดินเอกสารไปยังปลายทางแบบอัตโนมัติตามประเภทเอกสาร
• สแกนเอกสารไปจัดเก็บที่โฟลเดอร์บนระบบคลาวด์ โฟลเดอร์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือไลบรารีบน SharePoint Online®
• สแกนเอกสารไปจัดเก็บที่ SharePoint Online® พร้อมบันทึกคำอธิบายชุดข้อมูล (metadata) โดยอัตโนมัติ

สนับสนุนทุกความต้องการของพนักงาน

เมื่อทีมของคุณมีเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานร่วมกันแล้ว ก็จะส่งผลดีกับทุกฝ่าย แต่คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าธุรกิจของคุณการวางแผนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีการสนับสนุนที่จำเป็นในการแก้ปัญหาหรือไม่

แล้วข้อมูลสำคัญบนแพลตฟอร์ม อุปกรณ์ส่วนตัว และเครือข่ายที่ทีมของคุณใช้งานอยู่ มีความปลอดภัยมากน้อยเพียงใด ซึ่งทางออกที่ดีที่สุดคือคุณจะต้องหาโซลูชันที่ให้ทั้งการสนับสนุนและรักษาความปลอดภัย เพื่อสนับสนุนทีมของคุณในการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในขณะเดียวกันก็ต้องทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย

เพื่อให้คุณมั่นใจยิ่งขึ้น คุณควรที่จะมองหาโซลูชันที่มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น:

• บริการที่ช่วยจัดการและตรวจสอบระบบปฏิบัติการและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ตลอด 24 ชั่วโมง
• บริการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้มั่นใจว่าทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้จากอุปกรณ์ส่วนตัว
• บริการสำรองข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์และปกป้องข้อมูลเพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินได้อย่างราบรื่น

บริษัทที่เข้าใจคุณค่าของการสื่อสารและการทำงานร่วมกันต่างมองหาคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อหาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเฉพาะสถานการณ์ที่ทุกคนทำงานจากต่างสถานที่กัน เครื่องมือที่เหมาะสมจะสามารถเชื่อมโยงผู้คนและข้อมูลเข้าด้วยกันไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม และทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างคล่องตัว นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือเหล่านี้ควบคู่ไปกับการสนับสนุนและมาตรการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง ทำให้ทีมของคุณติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพร้อมขับเคลื่อนให้ธุรกิจก้าวสู่ความสำเร็จไปอีกขั้น

ที่มา:  RICOH USA