Railtrain

ริโก้ช่วยพัฒนาระบบการสื่อสารระหว่างสำนักงานของ Railtrain ให้คล่องตัวยิ่งกว่าเดิม

Railtrain เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการก่อสร้าง การบํารุงรักษา และการอบรมเกี่ยวกับระบบรางแก่ผู้ประกอบการเดินรถไฟทั่วออสเตรเลียตั้งแต่ปี ค.ศ. 2003 โดยทางบริษัทฯ ต้องการเปลี่ยนระบบการสื่อสารเดิมซึ่งคุยกันผ่านเสียงได้อย่างเดียวเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรที่ช่วยให้พนักงานในแต่ละทีม พื้นที่ทำงาน และสถานที่ต่างๆ สื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น กรณีศึกษานี้จะแสดงให้เห็นว่าริโก้ช่วยให้ Railtrain บรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้อย่างไร

ไฮไลต์สำคัญ

• การติดตั้งแพลตฟอร์มสื่อสารใหม่เป็นไปอย่างรวดเร็ว (ใช้เวลาเพียง 3 สัปดาห์)
• แพลตฟอร์มของ Railtrain มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย และอบรมการใช้งานเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
• ประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและการสื่อสารทั่วทั้งบริษัทดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
• ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นจากการนำผลิตภัณฑ์ Ricoh Interactive Collaboration Board มาใช้งานร่วมกับโซลูชันการสื่อสารแบบครบวงจร (Unified Communication)
• Railtrain สามารถลดค่าเดินทางและค่าใช้จ่ายในการประชุมทางโทรศัพท์ได้ถึง 30%

ปัญหาและความท้าทาย

ประสิทธิภาพในการสื่อสารระหว่างสำนักงานมีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรมีพนักงานทำงานอยู่ในพื้นที่ต่างๆ ทั่วประเทศ อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายในการเดินทางและการประชุมทางโทรศัพท์ที่เพิ่มขึ้น ประกอบกับข้อจำกัดของระบบการสื่อสารเดิมที่ทำได้แค่การพูดคุยผ่านเสียงอย่างเดียว ทำให้ Railtrain เริ่มมองหาโซลูชันใหม่ๆ ที่จะช่วยให้การสื่อสารที่สำคัญๆ ของพวกเขาเป็นไปอย่างราบรื่น และสนับสนุนการขยายกิจการทั่วประเทศ

โซลูชันที่ลูกค้าเลือกใช้

Railtrain เลือกโซลูชันของริโก้ โดยติดตั้งกระดานอัจฉริยะ Interactive Collaboration Board ขนาด 86" ไว้ที่สำนักงานใหญ่ในเมืองเพิร์ธ และขนาด 65" ไว้ที่เมืองนิวคาสเซิล และเชื่อมโยงอุปกรณ์ทั้งสองตัวเข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอแบบ cloud-based ซึ่งการติดตั้งนั้นเสร็จสิ้นภายในเวลาเพียงแค่ 3 สัปดาห์ ทำให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับระบบใหม่ เพื่อการทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงานได้อย่างรวดเร็ว

ผลลัพธ์ที่ได้

คุณภาพการสื่อสารที่ดีกว่าเดิม

ระบบการประชุมผ่านวิดีโอแบบ Interactive ได้เข้ามาแทนที่การโทรประชุมผ่านเสียง ซึ่งได้ช่วยให้การประชุมของทีมงานมีคุณภาพเป็นอย่างมาก โดย Interactive Collaboration Board และแพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอยังช่วยอำนวยความสะดวกในการรับการ Audit ตามมาตรฐาน ISO9001 และ AS4801 จากภายนอก โดยผู้จัดการอาวุโสสามารถตอบคำถามและรับการตรวจสอบเอกสารจาก Auditor ผ่านการประชุมทางวิดีโอได้

ยืดหยุ่นและทำงานได้ดีขึ้น

พนักงานมีแรงจูงใจในการใช้วิดีโอคอลระหว่างกันแทนการสื่อสารผ่านอีเมลที่ยาวเหยียด ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

เพิ่มประสิทธิภาพ

Interactive Collaboration Board ที่ติดตั้งอยู่ที่เพิร์ธและนิวคาสเซิลทำให้พนักงานในสำนักงานทั้ง 2 แห่งสามารถแชร์ทุกสิ่งในการประชุมได้ ทั้งวาระการประชุม เอกสาร และแผนภูมิต่างๆ โดยพนักงานสามารถเพิ่มข้อความอธิบายลงในเอกสารที่แชร์บนหน้าจอ พร้อมจัดเก็บเพื่อดูในภายหลังได้โดยอัตโนมัติ การประชุมจึงมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม

ลดค่าใช้จ่าย

Railtrain สามารถประหยัดค่าเดินทางได้ถึง 30% ซึ่งเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายต่อปีได้เป็นอย่างมาก

แผนการในอนาคต

โซลูชัน Unified Communications ที่ติดตั้งให้ Railtrain นั้นทำงานผ่านคลาวด์ เพียงแค่พนักงานมีสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ก็สามารถเข้าประชุมจากที่ไหนก็ได้ตามต้องการ โดยระบบการสื่อสารนี้ยังช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันผ่านห้องประชุมเสมือน พนักงานสามารถจัดการประชุมผ่านวิดีโอ และผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นและได้ยินซึ่งกันและกัน รวมถึงแชร์งานนำเสนอระหว่างกันได้อีกด้วย