หลีกเลี่ยงการจัดการข้อมูลแบบผิดๆ

คุณเคยต้องไปออฟฟิศในวันหยุดเพียงเพราะหัวหน้าต้องการเอกสารบางอย่างหรือเปล่า? หรือคุณเคยเดินทางไปทำงานนอกสถานที่แล้วขาดการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตจนต้องใช้การโทรต่างประเทศที่เรียกเก็บค่าบริการแสนแพงไหม? คุณจำวันวานในอดีตที่อีเมลคือช่องทางการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดได้ไหม? 

ปัจจุบัน ปัญหาเหล่านี้หมดไปแล้ว แต่ก็แค่ในบางบริษัท 

ทุกวันนี้ องค์กรขนาดใหญ่เปิดรับเทคโนโลยีที่คล่องตัว ไม่ว่าจะเป็นระบบคลาวด์ เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล และเครือข่ายภายใน เพื่อขับเคลื่อนไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่า นี่คืออนาคตที่กลายมาเป็นโลกการทำงานปัจจุบันไปแล้ว 

แต่ผลการวิจัยจากองค์กรวิเคราะห์ข้อมูลด้านการตลาด IDC เผยว่า บริษัทเพียง 17% สามารถเข้าถึง แชร์ และแปลงข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้อย่างง่ายดายไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนและเมื่อไร ซึ่งหมายความว่าบริษัท 83% ที่เหลือกำลังพลาดข้อดีจากการใช้ระบบจัดการข้อมูลที่คล่องตัว 

บริษัทของคุณเข้าข่ายตามนี้หรือไม่? 

• เอกสารและข้อมูลทางธุรกิจสำคัญๆ ถูกจัดเก็บในตู้เก็บเอกสาร (หรือแย่กว่านั้นคืออยู่ในหัวของพนักงาน) 
• พนักงานต้องค้นหาเอกสารที่ต้องการจากหลายแหล่ง และบางครั้งก็เข้าถึงเอกสารเหล่านั้นไม่ได้ 
• พนักงานติดต่อและทำงานร่วมกันได้ยากหรือแทบเป็นไปไม่ได้ เมื่อทำงานจากระยะไกล 
• พนักงานยังใช้กระดาษในการแชร์ข้อมูล แทนที่จะใช้คลาวด์
• คุณได้รับสายตาอันว่างเปล่าจากคู่สนทนา เมื่อถามถึง “กระบวนการทำงานอัตโนมัติ” 

ถ้าเข้าข่าย คุณควรจะอ่านบทความนี้ต่อไป 

เป็นที่หนึ่งด้านความคล่องตัวของข้อมูล 

IDC เรียกบริษัทจำนวน 17% ที่มีอันดับสูงสุดในงานวิจัยว่า “แชมป์” ด้านความคล่องตัวของข้อมูล บริษัทเหล่านี้ได้รับผลประโยชน์มหาศาลจากการจัดการข้อมูล พวกเขาสามารถตีตลาดได้อย่างรวดเร็ว ลดความซับซ้อนในกระบวนการทางธุรกิจ และเพิ่มความสุขให้กับพนักงาน 

แล้วบริษัทต่างๆ จะเป็นแชมป์ด้านความคล่องตัวของข้อมูลในโลกการทำงานยุคใหม่ได้อย่างไร? 

แม้เทคโนโลยีทางธุรกิจอย่างซอฟต์แวร์ช่วยค้นหา ซอฟต์แวร์ Business Process Management เครือข่ายของบริษัท ระบบจับภาพอัจฉริยะ และระบบพิมพ์/สแกนผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่จะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่ใช่แค่การใช้เทคโนโลยีล่าสุดหรือดีที่สุดเท่านั้นที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จด้านการจัดการข้อมูล การใช้กระดาษให้น้อยลงต่างหาก สิ่งที่คุณควรทำคือใช้กลยุทธ์ที่ทำให้ทั้งองค์กรเดินไปในจังหวะเดียวกัน และทำให้ทีมระดับหัวหน้าเข้าใจตรงกัน เพื่อปรับปรุงวิธีการประมวลผล จัดเก็บ และวิเคราะห์ข้อมูลของบริษัทให้ดียิ่งขึ้น 

ใช้เครื่องมือที่ใช่สำหรับคุณ 

ในโลกธุรกิจที่หมุนไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน แม้แต่ทีมบริหารที่เก่งที่สุดยังอาจจัดการกับข้อมูลได้ไม่ถูกต้อง บางครั้งอาจมองไม่เห็นหรือมองข้ามจุดบอดของข้อมูล แต่คุณเลือกทางเดินที่ต่างจากพวกเขาได้ 

ที่มา:  RICOH USA