ทำไมคุณควรมีโซลูชัน Content and Collaboration

ทำไมคุณควรมีโซลูชัน Content and Collaboration

72% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจในด้านไอทีกล่าวว่าการมีกระบวนการจัดการเอกสารแบบดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องไม่สะดุด แม้ในยามเกิดเหตุไม่คาดฝัน

Forrester, 2020

วิธีการทำงานของเราได้เปลี่ยนไปแล้ว ในแง่ของธุรกิจนั้น หลายธุรกิจต่างเริ่มที่จะมองหาวิธีการใหม่ๆ ที่จะทำให้ข้อมูลนั้นปลอดภัยและพร้อมให้พนักงานสามารถนำไปใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาที่พวกเขาต้องการ

เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ พนักงานจะต้องเข้าถึงเอกสารและเวิร์กโฟลว์ที่ปรับปรุงให้เหมาะสม โดยสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้นั้น หลายครั้งเราจำเป็นต้องใช้โซลูชันหลายๆ ชนิดร่วมกัน ซึ่งการมีโซลูชันหรือระบบต่างๆ ที่หลากหลายจนเกินไปอาจลดทอนประสิทธิภาพในการทำงานได้ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องมีโซลูชันหนึ่งเดียวที่จะสามารถจัดการทั้งข้อมูล เอกสาร และเวิร์กโฟลว์ต่างๆ ให้คุณได้ ซึ่งโซลูชัน Content and Collaboration คือคำตอบที่ใช่สำหรับคุณ

ประโยชน์ที่คุณจะได้เพิ่มเติมจากโซลูชัน Content and Collaboration

โซลูชันด้านเอกสารดิจิทัลและเวิร์กโฟลว์เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพในยุคใหม่ อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ของโซลูชันนี้มีมากกว่าการทำให้พนักงานเชื่อมโยงเข้าหากัน มีส่วนร่วมซึ่งกันและกัน และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

โซลูชันนี้จะช่วยยกระดับการดำเนินธุรกิจเพื่อให้สามารถแข่งขันในตลาด รวมถึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรได้ ซึ่งบริษัทที่มีแนวคิดก้าวหน้าหลายแห่งนั้นได้มีการนำเทคโนโลยีนี้มาใช้ก่อนที่จะกลายเป็นความจำเป็นทางธุรกิจเสียด้วยซ้ำ

ประโยชน์สูงสุด 10 อย่างจากโซลูชัน Content and Collaboration

ปัจจุบันธุรกิจที่ใช้โซลูชัน Content and Collaboration ได้รับประโยชน์ต่างๆ เช่น:

1. ให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

   เอกสารดิจิทัล การเข้าถึงข้อมูล และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องรอนาน ลดการติดต่อกลับ หรือเอกสารขาดหายไม่ครบถ้วน ซึ่งจะช่วยยกระดับคุณภาพการให้บริการลูกค้าของคุณในที่สุด

2. ทำงานเสร็จเร็วขึ้น ใช้เวลาน้อยลง

   เพียงคลิกหรือสัมผัส เอกสารดิจิทัลและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติก็สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่เพียงแค่ช่วยลดงานเอกสารเท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการทำงานของคุณในแต่ละขั้นตอนเป็นอัตโนมัติ จึงประหยัดเวลาและลดภาระงานให้คุณ

3. เสริมประสิทธิภาพการทำงานจากระยะไกล

   เอกสารและเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลจะทำให้ธุรกิจเดินหน้าโดยไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ทำงานอีกต่อไป ธุรกิจของคุณจึงมีความยืดหยุ่น พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้เป็นอย่างดี

4. ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร

   การเก็บเอกสารกระดาษล้วนมีค่าใช้จ่าย แต่หากคุณเลือกเก็บผ่านแอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์ คุณก็ไม่จำเป็นต้องมีสถานที่เก็บเอกสารอีกต่อไป ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ

5. เพิ่มความปลอดภัยให้เอกสาร

   ระบบแต่ละระบบมีระดับการรักษาความปลอดภัยที่แตกต่างกันไป แต่โซลูชันระดับธุรกิจ เช่น SharePoint Online และ DocuWare มาพร้อมคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

6. เข้าถึงเอกสารได้สะดวกยิ่งกว่า

   โซลูชัน Content and Collaboration ทำให้เอกสารของคุณพร้อมใช้งานอยู่เสมอ รวมถึงยังช่วยรักษาความปลอดภัย โดยผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารได้

7. ปรับขนาดตามองค์กรและใช้งานร่วมกับระบบได้หลากหลาย

   โซลูชัน Content and Collaboration สามารถทำงานร่วมกับเครื่องมือต่างๆ ที่คุณใช้อยู่เป็นประจำในทุกๆ วัน พร้อมความสามารถในการปรับตามขนาดองค์กร เพื่อรองรับการเติบโตและความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงในอนาคต

8. สนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

   โซลูชันเอกสารและเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลจะช่วยให้ธุรกิจของคุณไม่สะดุด ตั้งแต่การสำรองข้อมูลและการกู้คืนผ่านคลาวด์ที่ทำได้รวดเร็วและง่ายดาย ไปจนถึงการส่งเสริมความสะดวกสบายในการทำงานจากระยะไกล

9. ช่วยให้คุณมีข้อมูลในมือ เพื่อการตัดสินใจที่ดีกว่า

   การทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ จะช่วยเพิ่มโอกาสในการเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารของคุณให้กลายเป็นข้อมูลทางธุรกิจแบบเจาะลึก คุณจึงมีข้อมูลพร้อมในมือเสมอ เพื่อให้คุณตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้นและฉับไวยิ่งกว่าเดิม

10. ส่งเสริมการส่วนร่วมของพนักงาน

    พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ในขณะเดียวกันก็ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นอีกด้วย

โซลูชัน Content and Collaboration ไหนที่ใช่สำหรับคุณ

โซลูชันด้าน Content and Collaboration ในท้องตลาดมีให้คุณเลือกใช้งานมากมาย บางครั้งโซลูชันฟรีอาจตอบสนองความต้องการของคุณได้ในระยะสั้น แต่ก็อาจนำไปใช้งานร่วมกับระบบอื่นๆ ได้ยาก ในขณะเดียวกัน โซลูชันระดับพรีเมียมที่สามารถรองรับการทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ก็อาจมีราคาแพง

หากคุณจะเลือกระบบใดๆ ก็ตามมาใช้งาน คุณควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

• สิ่งที่คุณต้องการแก้ไขเป็นอันดับแรกคืออะไร
• ระบบดังกล่าวเพิ่มหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ
• ระบบดังกล่าวมีความปลอดภัยเพียงพอกับความต้องการของคุณหรือไม่
• ระบบดังกล่าวช่วยรวมการจัดการเอกสารให้คุณ หรือเป็นการสร้างไซโลใหม่ที่แยกส่วนออกไปอีก
• ระบบดังกล่าวมีเวิร์กโฟลว์ประเภทใดบ้าง
• ระบบดังกล่าวมีประโยชน์คุ้มค่ากับราคาที่คุณอยากจ่ายหรือไม่

คุณอาจมีคำถามหรือข้อควรพิจารณาอื่นๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเฉพาะด้านของคุณ อย่างไรก็ตาม คำถามเหล่านี้ถือเป็นแนวทางที่สำคัญที่คุณอาจนำมาพิจารณาในเบื้องต้นได้