ผู้นำด้านอสังหาริมทรัพย์ระดับโลกวางใจให้ริโก้ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR)

พลิกโฉมเวิร์กโฟลว์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR) ให้แก่องค์กรชั้นนำด้านการลงทุนอสังหาริมทรัพย์มูลค่ากว่าพันล้านดอลลาร์

Mapletree Investments Pte. Ltd. ผู้นำด้านอสังหาริมทรัพย์ระดับโลกมีความต้องการในการแปลงเอกสารด้านบุคลากรของพนักงาน (p-files) ที่อยู่บนแพลตฟอร์มจัดการข้อมูลขององค์กรให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยทางบริษัทฯ มีแผนก Group Human Resource ทำหน้าที่จัดการกระบวนการด้าน HR ส่วนใหญ่ในประเทศต่างๆ เมื่อธุรกิจขยายตัวขึ้น การจัดการเอกสารทั้งหมดก็กลายเป็นงานหนักเกินไปสำหรับทางแผนกเอง จึงเป็นเหตุผลที่ Mapletree ตัดสินใจให้ริโก้เข้าช่วยเหลือ

ในกรณีศึกษานี้ เราจะไปดูกันว่าโซลูชัน Workflow & Automation จากริโก้ช่วยให้เวิร์กโฟลว์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานด้าน HR ของ Mapletree ทำงานโดยอัตโนมัติได้อย่างราบรื่น และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจอย่างมีนัยสำคัญได้อย่างไร

โซลูชัน DocuWareจากริโก้ช่วยให้เราเปลี่ยนงานที่เคยทำแบบแมนนวลโดยใช้คนทำงานให้กลายเป็นอัตโนมัติ จึงทำให้การดำเนินงานในแต่ละวันของเรานั้นเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

Lee Shiau Fei หัวหน้าแผนก Group Human Resource,
Mapletree Investments Pte Ltd

ภาพรวม

Mapletree เป็นบริษัทด้านการพัฒนา การลงทุน และการบริหารจัดการเงินทุนเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งมีสำนักงานใหญ่อยู่ในประเทศสิงคโปร์ โดย Mapletree มีสำนักงานเครือข่ายที่กว้างขวาง ครอบคลุม 13 ตลาดในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ยุโรป สหราชอาณาจักร และสหรัฐอเมริกา ด้วยพนักงานกว่า 2,000 คนทั่วโลก Mapletree มุ่งมั่นที่จะส่งมอบคุณค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงมีผลงานด้านโครงการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ประเภทต่างๆ ที่ได้รับรางวัลอีกด้วย

ปัญหาและความท้าทาย

ความต้องการโซลูชันเพื่อจัดการเอกสาร

แผนก Group Human Resource ทำหน้าที่จัดการกระบวนการด้าน HR ส่วนใหญ่ในประเทศต่างๆ เมื่อธุรกิจขยายตัว การจัดการข้อมูลที่เป็นกระดาษจำนวนมหาศาลและงานประจำวัน เช่น การติดตาม การจัดเก็บ และการจัดการเอกสารด้าน HR กลายเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและเสียเวลาเป็นอย่างมาก นอกจากนี้ การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษยังกินพื้นที่ของสำนักงานมากจนเกินไป

“เราต้องการโซลูชันดิจิทัลที่จะช่วยให้เวิร์กโฟลว์เอกสารด้าน HR ของเราทำงานโดยอัตโนมัติได้อย่างราบรื่น พร้อมทั้งปรับปรุงกระบวนการทำงานหลังบ้านของเราและตอบสนองความต้องการของพนักงานทั่วโลกที่เปลี่ยนแปลงไป” คุณ Lee Shiau Fei หัวหน้าแผนก Group Human Resource, Mapletree Investments Pte Ltd. กล่าว 

โซลูชันที่ลูกค้าเลือกใช้

DocuWare จากริโก้ช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้กระบวนการของ HR เป็นอัตโนมัติได้อย่างไร

Mapletree ติดต่อมายังริโก้ โดยทางบริษัทฯ กำลังมองหาโซลูชันที่จะช่วยเปลี่ยนองค์กรให้เป็นดิจิทัลและจัดเก็บเอกสาร p-files ของพนักงานบนแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่ปลอดภัย ซึ่งโซลูชันจะต้องช่วยให้ Mapletree สามารถจัดการข้อมูลเอกสารดิจิทัลที่เป็นความลับได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ขั้นตอนการแปลงเอกสารเพื่อจัดเก็บไปจนถึงการดึงนำมาใช้งาน

การนำ DocuWare จากริโก้มาใช้ในการจัดการเอกสารของพนักงานช่วยให้ Mapletree สามารถลดการใช้กระดาษลง โดยปรับปรุงประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการ HR ที่มีอยู่เป็นดิจิทัลแบบครบวงจร โซลูชัน DocuWare ทำให้ทีม HR ของ Mapletree สามารถมีเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลและแบบฟอร์มในรูปแบบเว็บที่พร้อมใช้งานได้ทันที เพื่อใช้ในการติดตามเอกสารและจัดการกระบวนการตลอดวงจรชีวิตการทำงานของพนักงาน เช่น การว่าจ้าง การเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการจัดการคำขอลาต่างๆ

คุณลักษณะและประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ DocuWare ของริโก้

เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ให้ทำงานโดยอัตโนมัติ

ปกป้องข้อมูลและเอกสารด้วยการจัดเก็บอย่างปลอดภัยที่ส่วนกลาง

สร้างเวิร์กโฟลว์ที่โปร่งใสด้วยการเข้าถึงที่ปลอดภัย มีการควบคุมและบันทึกการเข้าถึงข้อมูล

ขับเคลื่อนกระบวนการทำงานด้วยรายการงาน (task list) การแจ้งเตือนทางอีเมล และการแจ้งเตือนต่างๆ

มาพร้อมฟังก์ชันค้นหาและแสดงผลที่ทรงพลัง เพื่อให้คุณนำข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

รองรับทั้งแบบ On-premise และ On-cloud

ผลลัพธ์ที่ได้

แผนก HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

โซลูชัน DocuWare จากริโก้ช่วยให้ Mapletree เปลี่ยนงานที่เคยทำแบบแมนนวลโดยใช้คนทำงานให้กลายเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้การดำเนินงานในแต่ละวันเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น เนื่องจากสามารถแปลง ติดตาม และดึงเอกสารมาใช้งานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ใช้เวลาน้อยกว่าเดิม

การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการจัดการเอกสารทำให้แผนก HR ของ Mapletree ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น แผนก HR สามารถดึงข้อมูลหรือเข้าถึงเอกสารของพนักงานจากระยะไกลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยการล็อกอินเข้าสู่เครือข่ายของบริษัทอย่างปลอดภัยผ่านอินเทอร์เฟซการใช้งานที่เรียบง่าย ทำให้พนักงานมีเวลาทำงานที่มีคุณค่าต่อองค์กรมากกว่าเดิม

 

โซลูชัน Digital Workflow & Automation จากริโก้ช่วยให้แผนก HR ของเราทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยวิธีการทำงานที่ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และร่วมมือกันมากขึ้น ซึ่งทั้งหมดนี้ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งกว่าเดิม

Lee Shiau Fei หัวหน้าแผนก Group Human Resource,
Mapletree Investments Pte Ltd

สรุป

ลดความซับซ้อนและเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์การทำงาน

โซลูชัน Digital Workflow & Automation จากริโก้เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ Mapletree สามารถเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารที่ซับซ้อน จึงทำให้เวิร์กโฟลว์การทำงานมีความคล่องตัวมากกว่าเดิม

Mapletree สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับแผนก HR ของบริษัทได้ด้วยการเปลี่ยนการทำงานแบบแมนนวลให้เป็นอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์ที่เป็นดิจัทัล นอกจากนี้ แผนก HR ยังสามารถมั่นใจในกระบวนการทำงานที่สอดคล้องตามข้อบังคับและมาตรฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ทำให้ผู้ตรวจสอบ (auditor) สามารถตรวจสอบเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

“เรารู้สึกพึงพอใจที่ได้เห็นผลลัพธ์ในเชิงบวกจากการเปลี่ยนไปใช้โซลูชันการจัดการเอกสารพนักงานแบบดิจิทัล ซึ่งได้รับเสียงตอบรับที่ดีจากทีม HR ของเราทั่วโลก” คุณ Lee Shiau Fei หัวหน้าแผนก Group Human Resource, Mapletree Investments Pte Ltd. กล่าว