วิธีจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้นกับพนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกล

สำหรับพวกเราส่วนใหญ่แล้ว วิธีการและสถานที่การทำงานได้เปลี่ยนแปลงไป ในขณะที่พนักงานบางส่วนกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศแล้วนั้น ก็ยังมีพนักงานจำนวนหนึ่งที่ยังคงปฏิบัติงานระยะไกล (Remote Workforce) ซึ่งพนักงานประเภทนี้ได้เพิ่มขึ้นกว่าแต่ก่อน ด้วยจำนวนพนักงานระยะไกลที่เพิ่มมากขึ้นนั้น ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องมั่นใจว่าพนักงานจะยังคงมีส่วนร่วมและมีประสิทธิผลเพื่อจัดการธุรกิจให้ก้าวต่อไปและเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า

บริษัทต่างๆ อาจจะระบุถึงความท้าทายในการทำงานระยะไกลแตกต่างกันออกไป แต่จะมีข้อหนึ่งที่เหมือนกันก็คือการรักษาไว้ซึ่งการมีส่วนร่วมและประสิทธิผลของพนักงาน เราจำเป็นต้องมั่นใจว่าเรามีเวิร์กโฟลว์ (Workflow) และขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพ

เวิร์กโฟลว์ใดเหมาะสมที่สุดสำหรับพนักงานที่ทำงานทางไกล

อุปสรรคอย่างหนึ่งที่กีดขวางเวิร์กโฟลว์สำหรับพนักงานที่ปฏิบัติงานระยะไกลก็คือ “กระดาษ” ข้อมูลที่ยังอยู่ในรูปแบบกระดาษนั้นต้องการเวิร์กโฟลว์ที่จะมาเคลื่อนย้ายกระดาษเหล่านั้น แน่นอนว่ามันไม่สะดวกต่อพนักงานที่กระจายกันอยู่ตามสาขาออฟฟิศต่างๆ หรือผู้ที่ทำงาน Home Office

แต่โชคดีที่ในปัจจุบันการดึงข้อมูลจากกระดาษนั้นง่ายขึ้น ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและเทคโนโลยีอัตโนมัติ งานที่เป็น Paper-based สามารถเปลี่ยนมาสู่เวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลเพื่อให้ทีมของคุณเชื่อมต่อกันและเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานได้อย่างราบรื่น

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล: แบบจำลองการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คือการสรรหาและรักษาพนักงานไว้ และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรเชิงบวกซึ่งถือเป็นเสาหลักของทุกองค์กร หลายๆ ขั้นตอนของการทำงานนั้นเริ่มต้นด้วยกระดาษ

ตัวอย่างเช่น คุณ Caitlin หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลในโรงงานผลิต หน้าที่ของเธอคือต้องปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวหลายฉบับ, นโยบายที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด และการตรวจสอบ (Audit) อย่างสม่ำเสมอ เธอมักจะต้องจัดการกับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลและสำคัญเป็นอย่างมากอยู่ตลอดเวลา ซึ่งระบบการทำงานแบบ Manual และกองเอกสารมากมายนั้นเพิ่มความเสี่ยงต่อการผิดพลาดและยากต่อการติดตาม

ภายใต้การดำเนินงานโดยกระบวนการปัจจุบันเช่นนี้ งานง่ายๆ เช่น การลงทะเบียนพนักงานใหม่ก็ดูจะซับซ้อนมากเกินความจำเป็น กล่าวคือ

• ขั้นตอนแรก พนักงานต้องพิมพ์เอกสารออกมาและกรอกข้อมูลลงในเอกสาร
• ต่อมา เอกสารที่เป็นกระดาษฉบับนั้นจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีสำหรับการทำบัญชีเงินเดือน
• จากนั้นเอกสารก็จะถูกส่งวนไปที่ผู้จัดการสวัสดิการด้านสุขภาพสำหรับการเข้าสู่ฐานข้อมูล

กระบวนการทั้งหมดนี้ คุณ Caitlin ต้องคอยดูกำหนดเวลา ในขณะที่ต้องแบ่งเวลาไปจัดการกับงานอื่นๆ ของเธออีกด้วย สิ่งที่ท้าทายของเธอก็คือ เธอต้องคอยติดตามกระบวนเอกสารเหล่านั้นว่าอยู่ที่แผนกใดแล้ว

จากตัวอย่างนี้ คุณ Caitlin ทราบดีว่าเพื่อให้ทันกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและตลอดเวลาของธุรกิจ เธอต้องการโซลูชันที่จะมาลดภาระงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองซึ่งต้องใช้เวลามาก, เร่งรัดการตอบสนองจากแผนกอื่นๆ , ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน และสามารถผสานรวมได้อย่างง่ายดายโดยไม่ก่อให้เกิดการหยุดชะงักต่อการทำงานประจำวัน

นอกจากนี้แล้ว เธอต้องคำนึงถึงพนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกลด้วย โซลูชันใดๆ ก็ตามที่เธอสนใจนั้นจะต้องสามารถเข้าถึงและเรียกเอกสารได้โดยพนักงานที่ทำงานทางไกลเหล่านั้นด้วย

โซลูชัน

บริษัทของคุณ Caitlin ร่วมกับริโก้พัฒนากลยุทธ์เพื่อปรับกระบวนการสำคัญต่างๆ ให้เหมาะสม แผนการนี้ประกอบไปด้วย

• Microsoft Teams ที่เป็นผลิตภัณฑ์หนึ่งจาก Microsoft 365™ ซึ่งมีฟีเจอร์ Video Conferencing, Calling, และ Chat ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อและการร่วมงาน
• เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน (MFP) ที่มาพร้อมกับเทคโนโลยี Always Current Technology (ACT)
• Ricoh Smart Integration Solutions แอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์ที่จะช่วยเพิ่มความสามารถให้กับเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันของริโก้
• DocuWare แพลตฟอร์มรวมศูนย์การจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์

Microsoft 365 และ Microsoft Teams

คุณ Caitlin ตระหนักดีว่าการสื่อสารคือกุญแจสำคัญเมื่อบริษัทของคุณมีพนักงานที่ปฏิบัติงานระยะไกลรวมอยู่ด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าจะเกิดการสื่อสารอย่างดีที่สุด เธอตัดสินใจเลือกใช้ Microsoft 365™ และ Microsoft Teams Microsoft Outlook และแอปพลิเคชัน เช่น Word และ Excel และ Microsoft OneDrive นั้นมีเครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดย Microsoft Teams นั้นช่วยให้จัดการประชุมแบบเสมือนผ่าน Videoconference ที่สามารถแชร์หน้าจอในการนำเสนองานได้นั้นง่ายดายยิ่งขึ้น

เมื่อทีมของเธอเชื่อมต่อกันผ่านแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย เธอจึงสามารถตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าของงานผ่านการเช็คอิน และรักษาไทม์ไลน์สำหรับการสรรหาและการปฐมนิเทศพนักงานได้ นอกจากนี้ทีมของเธอยังสามารถแชร์ไฟล์และรูปภาพและสื่อสารกันภายในห้องแช็ตได

Ricoh MFP และ Smart Integration Solutions

เมื่อจับคู่ Ricoh Smart Integration Solutions เข้ากับเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันของริโก้ (MFP) แล้วก็สามารถแปลงเอกสารกระดาษไปสู่ข้อมูลแบบดิจิทัลได้เพียงแค่กดปุ่ม ทำให้การเก็บรักษาบันทึก, การรักษาความปลอดภัยของเอกสาร และการจัดเก็บเอกสารทำได้เร็วและง่ายขึ้น

แทนที่จะต้องรอให้เอกสารผ่านไปยังแผนกบัญชี คุณ Caitlin ก็สามารถสแกนหรือส่งอีเมลผ่านเครื่อง MFP ในรูปแบบที่ถูกต้อง ชื่อไฟล์ที่ถูกต้อง โดยไม่ต้องเสี่ยงว่าเอกสารเหล่านั้นจะถูกส่งผิดมือหรือไม่

DocuWare

ด้วย DocuWare คุณ Caitlin สามารถค้นหาและจัดการข้อมูลสำคัญของพนักงานและบริษัทได้อย่างปลอดภัยจากระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ และด้วยกระบวนการอัตโนมัตินี้ เธอสามารถแชร์ แก้ไขและจัดเก็บบันทึกของพนักงานและยังรักษาลำดับการแก้ไขเอาไว้ได้อย่างถูกต้องด้วย

เวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น การมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

ปัจจุบัน ด้วยโซลูชันที่ผสานรวมได้อย่างง่ายดายจากริโก้ คุณ Caitlin มีเวลาทุ่มเทให้กับการเริ่มต้นกลยุทธ์ทางธุรกิจเพิ่มมากขึ้น และใช้เวลาในการติดตามงานเอกสารน้อยลง เธอมองเห็นพัฒนาการสำคัญที่เกิดขึ้นดังนี้

• การสื่อสารและการร่วมงานระหว่างแผนกที่ดีขึ้น
• เอกสารที่รวมศูนย์และสามารถค้นหาได้ซึ่งสามารถแชร์ให้กับผู้ใช้ที่ได้รับการอนุญาตไม่ว่าระยะไกลหรือภายในออฟฟิศก็ตาม
• การประมวลผลเอกสารและข้อมูลพนักงานอย่างทันท่วงที
• ลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

อุปสรรคที่พบเกี่ยวกับพนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกล

ริโก้เข้าใจถึงความท้าทายที่บรรดาเจ้าของธุรกิจต้องเผชิญอยู่ในขณะนี้และได้เห็นว่าระบบที่ได้รับการปรับปรุงแล้วนั้นส่งผลต่อการมีส่วนร่วมและการเก็บรักษาพนักงานเอาไว้อย่างไรโดยเฉพาะพนักงานที่ปฏิบัติงานระยะไกล ซึ่งผลที่เราได้เห็นก็คือความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น เราได้ร่วมมือกับหลายๆ องค์กรเพื่อผลิตภัณฑ์และบริการที่หลากหลายที่จะสามารถปรับแต่งเพื่อให้เหมาะสมกับธุรกิจทุกขนาด ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่

นี่เป็นเพียงแค่ตัวอย่างว่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติสามารถพัฒนากระบวนการของแผนกทรัพยากรบุคคลได้อย่างไร ประโยชน์จากโซลูชันเหล่านี้ยังมีอีกมากมายและสามารถส่งผลด้านบวกทั่วทั้งธุรกิจไม่ว่าพนักงานของคุณจะปฏิบัติงานจากที่ใดก็ตาม