เลือกใช้ Enterprise Content Management อย่างไร ให้ตรงกับความต้องการ
เลือกใช้ Enterprise Content Management อย่างไร ให้ตรงกับความต้องการ
คุณเลือกใช้ Enterprise Content Management (ECM) ที่ใช่ได้ โดยอย่างแรกที่คุณต้องทำ คือพิจารณากระบวนการส่งต่อข้อมูลในองค์กรของคุณ และบทบาทของกระบวนการนี้ทั้งในแง่ธุรกิจ ความปลอดภัย และการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง
จากนั้น คุณควรเลือกเครื่องมือดีๆ ที่ไม่เพียงช่วยส่งข้อมูลให้ผู้คนในเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยให้ผู้คนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมกับรักษาความปลอดภัยให้กับโปรแกรมและควบคุมให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ
การเลือกใช้ ECM ที่ตอบโจทย์จึงเป็นเรื่องยาก
แต่ละธุรกิจมีความต้องการแตกต่างกันไป แต่เราจะมาบอกเล่าเรื่องพื้นฐานเกี่ยวกับ ECM ที่ทุกธุรกิจต้องรู้ รวมถึงวิธีการเลือกเครื่องมือที่ใช่ในการจัดการ
ECM คืออะไร?
Enterprise Content Management คือระบบบริหารจัดการข้อมูลต่างๆ ในองค์กร ทั้งเอกสารและไฟล์ของพนักงาน ลูกค้า และผู้บริหาร ซึ่งระบบนี้ครอบคลุมหลากหลายการใช้งาน ทั้งการบริหารจัดการการบันทึกเอกสาร การแบ่งกลุ่มข้อมูล การควบคุมการส่งต่อเอกสาร และการรักษาความปลอดภัย โดย ECM มีฟังก์ชันพื้นฐาน 5 อย่าง:
1. ตรวจจับข้อมูลที่เข้าไปในระบบ
2. จัดการข้อมูลเพื่อให้ค้นหาได้สะดวกยิ่งขึ้น (และป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลนั้นๆ)
3. จัดเก็บข้อมูลในพื้นที่ที่เหมาะสม
4. จัดเก็บเอกสารสำคัญในระยะยาวสำหรับการใช้งานในอนาคต
5. ส่งข้อมูลให้ผู้คนได้ทุกเมื่อ
สิ่งที่คุณต้องมี
นี่คือฟีเจอร์ ECM ที่องค์กรของคุณต้องมี
ระบบ SaaS
ECM เป็นระบบจัดการเอกสารที่เป็นประโยชน์มากสำหรับธุรกิจที่ใช้กระดาษเป็นหลัก ซึ่งคุณควรมองหาระบบที่สามารถเคลื่อนย้ายเอกสารสู่คลาวด์ในแพลตฟอร์ม Software as a Service (SaaS) ที่มีพื้นที่ส่วนกลางให้องค์กรจัดเก็บ ค้นหา จัดการ และแชร์ข้อมูล ตามข้อกำหนดที่คุณตั้งไว้
การจัดเก็บข้อมูลในคลาวด์ทำให้พนักงานและลูกค้ารับส่งข้อมูลกันได้ทันที ซึ่งนี่เป็นฟีเจอร์สำคัญในการดำเนินการทางธุรกิจที่ต้องสื่อสารกับลูกค้าตลอดเวลา และยังสามารถช่วยให้คุณลดการใช้กระดาษและค่าธรรมเนียมขนส่งข้ามคืน
การทำงานร่วมกัน
ระบบ ECM ที่แข็งแกร่งจะสนับสนุนให้พนักงานทำงานและแก้ไขเอกสารร่วมกัน พร้อมกับจัดการการควบคุมเอกสารเวอร์ชันต่างๆ
พนักงาน รวมถึงลูกค้าและคู่ค้า ต้องสามารถเข้าถึงเอกสารที่พวกเขาต้องการได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์ ซึ่ง ECM ที่เข้าใช้งานได้ตลอด 24 ชั่วโมง จะทำให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น หมายความว่าคุณจะสามารถพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการลูกค้าให้ดีขึ้นได้
ความง่ายในการใช้งาน
ECM ของคุณต้องมีอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่าย ซึ่งจะทำให้พนักงานรู้สึกอยากจะใช้งาน และไม่นำอุปกรณ์ของตัวเองมาใช้จนอาจนำไปสู่ภัยคุกคามทางไซเบอร์ต่างๆ โดย ECM ต้องสามารถจัดเก็บเอกสารตามประเภท และผู้ใช้งานต้องสามารถค้นหาเอกสารได้เพียงป้อนข้อมูลที่ช่องค้นหาได้ ไม่ใช่การดูข้อมูลที่ดัชนี
ความเข้ากันของระบบ
ECM ที่ดีต้องสามารถใช้ควบคู่ไปกับอุปกรณ์ทำงานด้านเอกสารที่องค์กรมีอยู่แล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต แอปพลิเคชันสำหรับ iPhone, iPad, และ Android รวมถึงเครื่องพิมพ์ที่คุณใช้
ความปลอดภัยและข้อปฏิบัติ
ECM ของคุณต้องสามารถรักษาความปลอดภัยในระดับองค์กร และสามารถจัดเก็บและส่งต่อข้อมูลได้โดยเป็นไปตามข้อปฏิบัติของบริษัท รวมถึงเก็บรักษาข้อมูลให้เพียงพอต่อการใช้แนวทางการตรวจสอบบัญชีด้วย
การเตรียมพร้อมรับมือและกู้คืนข้อมูลเมื่อเกิดภัยพิบัติ
ธุรกิจของคุณอาจมีแผนรับมือกับภัยพิบัติในสถานที่ทำงาน และคุณก็ต้องการแผนรับมือสำหรับงานด้านเอกสารเช่นกัน ซึ่ง ECM ควรมีพื้นที่จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายนอกที่คุณสามารถเข้าถึงได้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน
พื้นที่จัดเก็บนี้ยังสามารถเก็บเอกสารสำคัญที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว แต่อาจเป็นข้อมูลและบันทึกที่คุณต้องเก็บไว้ เพราะอาจต้องนำมาใช้งานในอนาคต การเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ในพื้นที่จัดเก็บเอกสารภายนอกจะช่วยลดพื้นที่ในระบบขององค์กร และช่วยให้คุณหมดกังวลกับการจัดการข้อมูล เพื่อให้คุณได้โฟกัสกับการทำธุรกิจได้อย่างเต็มที่
องค์กรของคุณพร้อมหรือยังที่จะควบคุมข้อมูล?
คุณเริ่มต้นได้ง่ายๆ ให้เราช่วยคุณเริ่มได้อย่างตรงจุด
ที่มา: RICOH USA
News & Events
Keep up to date
- 06ส.ค.
ริโก้ได้รับให้เป็น 'Gold Provider Partner' ของ Cisco ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก
- 28มิ.ย.
ริโก้ติดอันดับบริษัทที่มีความยั่งยืนมากที่สุดในโลกประจำปี พ.ศ. 2567 ของ นิตยสารไทม์ (TIME)
- 26มิ.ย.
ริโก้ได้ดำเนินการตามกรอบในการเปิดเผยข้อมูลการเงินที่เกี่ยวข้องกับธรรมชาติ (TNFD : Taskforce onNature-related Financial Disclosures) และขึ้นทะเบียนเป็น TNFD Adopter
- 26มิ.ย.
ริโก้ครองใจลูกค้ายาวนาน ด้วยยอดขายเครื่องมัลติฟังก์ชันอันดับ 1 ในไทย 14 ปีซ้อน