เลือกใช้ Enterprise Content Management อย่างไร ให้ตรงกับความต้องการ

เลือกใช้ Enterprise Content Management อย่างไร ให้ตรงกับความต้องการ 

คุณเลือกใช้ Enterprise Content Management (ECM) ที่ใช่ได้ โดยอย่างแรกที่คุณต้องทำ คือพิจารณากระบวนการส่งต่อข้อมูลในองค์กรของคุณ และบทบาทของกระบวนการนี้ทั้งในแง่ธุรกิจ ความปลอดภัย และการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง 

จากนั้น คุณควรเลือกเครื่องมือดีๆ ที่ไม่เพียงช่วยส่งข้อมูลให้ผู้คนในเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยให้ผู้คนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมกับรักษาความปลอดภัยให้กับโปรแกรมและควบคุมให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ 

การเลือกใช้ ECM ที่ตอบโจทย์จึงเป็นเรื่องยาก 

แต่ละธุรกิจมีความต้องการแตกต่างกันไป แต่เราจะมาบอกเล่าเรื่องพื้นฐานเกี่ยวกับ ECM ที่ทุกธุรกิจต้องรู้ รวมถึงวิธีการเลือกเครื่องมือที่ใช่ในการจัดการ 

ECM คืออะไร? 

Enterprise Content Management คือระบบบริหารจัดการข้อมูลต่างๆ ในองค์กร ทั้งเอกสารและไฟล์ของพนักงาน ลูกค้า และผู้บริหาร ซึ่งระบบนี้ครอบคลุมหลากหลายการใช้งาน ทั้งการบริหารจัดการการบันทึกเอกสาร การแบ่งกลุ่มข้อมูล การควบคุมการส่งต่อเอกสาร และการรักษาความปลอดภัย โดย ECM มีฟังก์ชันพื้นฐาน 5 อย่าง: 

1. ตรวจจับข้อมูลที่เข้าไปในระบบ 

2. จัดการข้อมูลเพื่อให้ค้นหาได้สะดวกยิ่งขึ้น (และป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลนั้นๆ) 

3. จัดเก็บข้อมูลในพื้นที่ที่เหมาะสม 

4. จัดเก็บเอกสารสำคัญในระยะยาวสำหรับการใช้งานในอนาคต 

5. ส่งข้อมูลให้ผู้คนได้ทุกเมื่อ 

สิ่งที่คุณต้องมี 

นี่คือฟีเจอร์ ECM ที่องค์กรของคุณต้องมี 

ระบบ SaaS 

ECM เป็นระบบจัดการเอกสารที่เป็นประโยชน์มากสำหรับธุรกิจที่ใช้กระดาษเป็นหลัก ซึ่งคุณควรมองหาระบบที่สามารถเคลื่อนย้ายเอกสารสู่คลาวด์ในแพลตฟอร์ม Software as a Service (SaaS) ที่มีพื้นที่ส่วนกลางให้องค์กรจัดเก็บ ค้นหา จัดการ และแชร์ข้อมูล ตามข้อกำหนดที่คุณตั้งไว้ 

การจัดเก็บข้อมูลในคลาวด์ทำให้พนักงานและลูกค้ารับส่งข้อมูลกันได้ทันที ซึ่งนี่เป็นฟีเจอร์สำคัญในการดำเนินการทางธุรกิจที่ต้องสื่อสารกับลูกค้าตลอดเวลา และยังสามารถช่วยให้คุณลดการใช้กระดาษและค่าธรรมเนียมขนส่งข้ามคืน 

การทำงานร่วมกัน 

ระบบ ECM ที่แข็งแกร่งจะสนับสนุนให้พนักงานทำงานและแก้ไขเอกสารร่วมกัน พร้อมกับจัดการการควบคุมเอกสารเวอร์ชันต่างๆ 

พนักงาน รวมถึงลูกค้าและคู่ค้า ต้องสามารถเข้าถึงเอกสารที่พวกเขาต้องการได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์ ซึ่ง ECM ที่เข้าใช้งานได้ตลอด 24 ชั่วโมง จะทำให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น หมายความว่าคุณจะสามารถพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการลูกค้าให้ดีขึ้นได้ 

ความง่ายในการใช้งาน 

ECM ของคุณต้องมีอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่าย ซึ่งจะทำให้พนักงานรู้สึกอยากจะใช้งาน และไม่นำอุปกรณ์ของตัวเองมาใช้จนอาจนำไปสู่ภัยคุกคามทางไซเบอร์ต่างๆ โดย ECM ต้องสามารถจัดเก็บเอกสารตามประเภท และผู้ใช้งานต้องสามารถค้นหาเอกสารได้เพียงป้อนข้อมูลที่ช่องค้นหาได้ ไม่ใช่การดูข้อมูลที่ดัชนี 

ความเข้ากันของระบบ 

ECM ที่ดีต้องสามารถใช้ควบคู่ไปกับอุปกรณ์ทำงานด้านเอกสารที่องค์กรมีอยู่แล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต แอปพลิเคชันสำหรับ iPhone, iPad, และ Android รวมถึงเครื่องพิมพ์ที่คุณใช้ 

ความปลอดภัยและข้อปฏิบัติ 

ECM ของคุณต้องสามารถรักษาความปลอดภัยในระดับองค์กร และสามารถจัดเก็บและส่งต่อข้อมูลได้โดยเป็นไปตามข้อปฏิบัติของบริษัท รวมถึงเก็บรักษาข้อมูลให้เพียงพอต่อการใช้แนวทางการตรวจสอบบัญชีด้วย 

การเตรียมพร้อมรับมือและกู้คืนข้อมูลเมื่อเกิดภัยพิบัติ 

ธุรกิจของคุณอาจมีแผนรับมือกับภัยพิบัติในสถานที่ทำงาน และคุณก็ต้องการแผนรับมือสำหรับงานด้านเอกสารเช่นกัน ซึ่ง ECM ควรมีพื้นที่จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายนอกที่คุณสามารถเข้าถึงได้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน 

พื้นที่จัดเก็บนี้ยังสามารถเก็บเอกสารสำคัญที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว แต่อาจเป็นข้อมูลและบันทึกที่คุณต้องเก็บไว้ เพราะอาจต้องนำมาใช้งานในอนาคต การเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ในพื้นที่จัดเก็บเอกสารภายนอกจะช่วยลดพื้นที่ในระบบขององค์กร และช่วยให้คุณหมดกังวลกับการจัดการข้อมูล เพื่อให้คุณได้โฟกัสกับการทำธุรกิจได้อย่างเต็มที่ 

องค์กรของคุณพร้อมหรือยังที่จะควบคุมข้อมูล? 

คุณเริ่มต้นได้ง่ายๆ ให้เราช่วยคุณเริ่มได้อย่างตรงจุด 

ที่มา:  RICOH USA