วิธีสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัลให้ประสบความสำเร็จ

วิธีสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัลให้ประสบความสำเร็จ

สถานที่ทำงานดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จให้ประโยชน์ไม่แพ้สถานที่ทำงานในรูปแบบดั้งเดิม และในหลายกรณีก็อาจให้ประโยชน์ได้มากกว่านั้น

อย่างไรก็ตาม การสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัลไม่เพียงหมายถึงการมีแล็ปท็อปหรือแอปพลิเคชันสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอเท่านั้น แต่ยังมีความท้าทายด้านการเชื่อมต่อและความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล

เพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ เราขอนำเสนอคำแนะนำบางประการที่ได้จากประสบการณ์การช่วยเหลือลูกค้าของเราให้เปลี่ยนผ่านสู่การเป็นสถานที่ทำงานดิจิทัล (Digital Workplace)

ความหมายของสถานที่ทำงานดิจิทัล

สถานที่ทำงานดิจิทัลช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ โดยใช้เครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัย ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถติดต่อและมีส่วนร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ สถานที่ทำงานดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จต้องการเครื่องมือที่มีการบูรณาการ, นโยบายที่ชัดเจน และระบบที่รองรับพนักงานไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม ซึ่งประกอบไปด้วย

• แอปพลิเคชันบนคลาวด์
• การสื่อสารที่ปลอดภัย
• กรอบการรักษาความปลอดภัยแบบหลายชั้น

คุณสมบัติของสถานที่ทำงานดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ

1. กลยุทธ์
   การมีกลยุทธ์และแผนงานที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเปลี่ยนผ่านไปสู่การเป็นสถานที่ทำงานดิจิทัลอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ เป้าหมายของกลยุทธ์ควรเน้นไปที่การสร้างระบบที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสื่อสารได้ตามความต้องการ รักษาข้อมูลทางธุรกิจให้ปลอดภัย และยังคงทำงานได้อย่างสนุกสนาน
   
   ในปัจจุบัน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับสถานที่ทำงานดิจิทัล (Digital Workplace) มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์แบบรวมศูนย์ ควบคู่กับการใช้งานแอปพลิเคชันและระบบแบบกระจายศูนย์
2. การสื่อสาร
   การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในสองด้าน
   
   ประการแรก พนักงานของคุณต้องสามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์กับเพื่อนร่วมงานได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงสถานที่ทำงาน คุณต้องค้นหาการผสมผสานของเครื่องมือและแอปพลิเคชันที่เหมาะสมเพื่อให้การแชร์ข้อมูล ไอเดีย และเอกสารต่างๆเป็นไปอย่างปลอดภัย
   
   ประการที่สอง คุณต้องมั่นใจว่าพนักงานรู้ว่าพวกเขาสามารถติดต่อใครได้เพื่อขอความช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหาขึ้น และต้องสนับสนุนให้พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาสามารถ "พูด" หรือแบ่งปันทั้งแนวคิดและปัญหาต่างๆ กับฝ่ายบริหารได้
3. การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง
   การโจมตีทางไซเบอร์กำลังเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และนี่ไม่ใช่เพียงความผิดปกติทางสถิติเท่านั้น สถาบันมาตรฐานและเทคโนโลยีแห่งสหรัฐฯ อเมริกาซึ่งได้รับการสนับสนุนจากรัฐบาลสหรัฐฯ ได้ประกาศว่าการโจมตีทางไซเบอร์เป็นภัยคุกคามสำคัญต่อความปลอดภัยของธุรกิจและบุคคล
   
   ในขณะที่คุณกำลังปรับปรุงสถานที่ทำงานดิจิทัลของคุณให้มีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องจัดตั้งกรอบการทำงานด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์
4. ตอบคำถามว่า ‘สิ่งนี้มีประโยชน์หรือไม่?’
   ทุกสิ่งที่ไม่ได้มีประโยชน์โดยตรงต่อบริษัทของคุณถือเป็นภาระที่ควรตัดออก ระบบที่ไม่ได้เชื่อมต่อกันและกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพส่งผลเสียต่อทั้งประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจของพนักงาน ความท้าทายคือการที่บางครั้งคุณอาจเผลอเลือกเครื่องมือที่ซับซ้อนเกินไปจนทำให้การสื่อสารและการทำงานยุ่งยากขึ้น
   
   ในอุดมคติ คุณควรพยายามทำให้ทุกอย่างใกล้เคียงกับการใช้งานที่เป็นธรรมชาติและสามารถบูรณาการได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
5. สนับสนุนพนักงานของคุณ
   พนักงานคือหัวใจสำคัญของบริษัท การสนับสนุนพวกเขาคือกุญแจสู่ความสำเร็จของสถานที่ทำงานดิจิทัล
   
   พนักงานมักจะพบว่าพวกเขามีความสุขและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อทำงานในรูปแบบสถานที่ทำงานดิจิทัล ซึ่งเกิดจากหลายปัจจัย เช่น:
   • ประโยชน์จากตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นขึ้น เช่น การมีเวลาอยู่กับครอบครัว การออกกำลังกาย การรับประทานอาหารที่ดีต่อสุขภาพ และอื่นๆ
   • การใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน ลดงานที่ซ้ำซ้อน
   • นายจ้างที่สามารถคาดการณ์ความต้องการของพนักงาน และตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างทันท่วงที

   ข้อแรกเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ แต่ข้ออื่นๆ จำเป็นต้องได้รับการส่งเสริม การมีทักษะดิจิทัลที่ดีจะช่วยทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย วิธีการออกแบบสถานที่ทำงานดิจิทัลโดยมุ่งเน้นพนักงานเป็นศูนย์กลางอาจเป็นทางเดียวที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ประสบความสำเร็จ

   ไม่ว่าสถานที่ทำงานดิจิทัลจะออกแบบโดยคำนึงถึงพนักงานมากเพียงใด การฝึกอบรมพนักงานในเรื่องต่อไปนี้ยังคงเป็นสิ่งที่ควรกระทำ:

   • พื้นฐานความปลอดภัยด้านไอที
   • การใช้งานแอปพลิเคชัน
   • ระเบียบวิธีการทำงานแบบไฮบริด

   ปัญหาบางอย่าง เช่น ปัญหาห่วงโซ่อุปทานและความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป อาจไม่สามารถคาดการณ์หรือควบคุมได้โดยความพยายามของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง แต่ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานสามารถดูแลและจัดการได้

   การสร้างชุมชนในสถานที่ทำงานเสมือนจริงไม่ใช่เรื่องยากหากมีเครื่องมือที่เหมาะสม แต่ต้องทุ่มเทพลังงานในระยะแรกเริ่มเพื่อสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่ดีตั้งแต่ต้น

สร้างรายการเครื่องมือที่จำเป็น

เมื่อคุณมีทิศทางที่ชัดเจนแล้ว คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รักษาความปลอดภัยของข้อมูล และขับเคลื่อนธุรกิจให้ดำเนินต่อไป

ส่วนประกอบของสถานที่ทำงานดิจิทัลมีความสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องพึ่งพาเทคโนโลยีคลาวด์ แอปพลิเคชันบนคลาวด์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับสถานที่ทำงานดิจิทัลในด้านความรวดเร็ว การเข้าถึง และการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

เทคโนโลยีคลาวด์ยังช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์มีความน่าเชื่อถือสูง เครื่องมืออย่างเทคโนโลยีวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ซอฟต์แวร์ส่งข้อความ และแพลตฟอร์มสื่อสาร เช่น Microsoft® Teams™ เป็นที่นิยมอย่างมากสำหรับการทำงานในรูปแบบนี้

การทำงานร่วมกันจะยากขึ้นมากสำหรับพนักงานที่ทำงานในรูปแบบดิจิทัลหากไม่มีเครื่องมือดังกล่าว แต่เมื่อมีแล้ว การทำงานร่วมกันก็ง่ายดายเหมือนกับการทำงานในออฟฟิศเดียวกัน 

สร้างการกำกับดูแลที่เหมาะสม

ไม่จำเป็นต้องปรับโครงสร้างลำดับชั้นของบริษัทเพียงเพราะคุณกำลังเปลี่ยนไปสู่สถานที่ทำงานดิจิทัลที่มีความคล่องตัวมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะเริ่มสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัล คุณควรกำหนดว่าใครจะมีสิทธิ์เข้าถึงและควบคุมข้อมูลใด เพื่อให้มั่นใจถึงการเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสมและการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ

ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในการกำหนดทิศทางสถานที่ทำงานดิจิทัล

ความต้องการของธุรกิจต้องเป็นตัวขับเคลื่อนสถานที่ทำงานดิจิทัล ซึ่งเริ่มต้นจากการปรับแนวทางให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและวัฒนธรรมของบริษัท

ด้วยการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถผสานความต้องการของมนุษย์และเทคโนโลยีของสถานที่ทำงานดิจิทัลให้สอดคล้องกับแผนธุรกิจโดยรวมของบริษัทได้ 

การเปลี่ยนแปลงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางครั้งอาจกลายเป็นสิ่งที่พึงประสงค์ได้ ความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้น ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่สูงขึ้น คือผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงที่ได้วางแผนมาอย่างดีและบูรณาการอย่างระมัดระวัง

เมื่อคุณจัดทำข้อเสนอโครงการโดยละเอียดและนำเสนอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบ คุณอาจต้องเผชิญกับความกังวลหรือแม้กระทั่งการต่อต้านจากหลายแง่มุม เช่น:

• คุณอาจพบความท้าทายในการโน้มน้าวผู้บริหารให้เห็นความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงจากสิ่งที่ทำอยู่เดิม เพราะพวกเขาอาจกังวลเรื่องผลกำไรที่อาจลดลงและผลกระทบอื่นๆ
• พนักงานอาจมองว่าระเบียบวิธีและแอปพลิเคชันใหม่ๆ ใช้งานยากเกินไป และอาจกังวลเกี่ยวกับความมั่นคงในการทำงานหากพวกเขาไม่สามารถปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ได้

และที่สำคัญต้องอย่าลืมจัดการฝึกอบรมให้กับทุกคน โดยจัดการฝึกอบรมหลายครั้งอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะเป็นการสัมมนาแบบครั้งเดียวจบ

การสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัล

การสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัลไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทาย คุณควรมีความมุ่งมั่นในเชิงกลยุทธ์ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และปรับตัวได้อย่างยืดหยุ่น ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก สนับสนุนพนักงานของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือการสื่อสารและระบบรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม สถานที่ทำงานดิจิทัลของคุณอาจอยู่ทุกที่ แต่เป้าหมายยังคงมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน

ที่มา:  RICOH USA