การสร้าง Digital Workplace ให้ประสบความสำเร็จ

Digital Workplace ที่ประสบความสำเร็จมอบประโยชน์ให้กับองค์กรเทียบเท่ากับการทำงานในสถานทำงานจริง 

อย่างไรก็ตาม การสร้าง Digital Workplace ไม่ได้เป็นเพียงการใช้แล็ปท็อปและแอปพลิเคชันประชุมผ่านวิดีโอ แต่ยังมาพร้อมกับความท้าทายที่เพิ่มขึ้น ตั้งแต่การเชื่อมต่อไปจนถึงความเสี่ยงและความปลอดภัยของข้อมูล 

เพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ เราขอเสนอข้อแนะนำต่างๆ ให้คุณ 'ก้าวไปสู่ดิจิทัล' เช่นเดียวกับลูกค้าที่เราเคยให้คำปรึกษา 

Digital Workplace คืออะไร? 

Digital Workplace ช่วยให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่ โดยเครื่องมือสื่อสารขั้นสูงจะช่วยให้พวกเขาสื่อสารและมีส่วนร่วมได้แบบเรียลไทม์ 

Digital Workplace จะประสบความสำเร็จได้ด้วยอุปกรณ์ที่ครบวงจร นโยบายการใช้งาน และวิธีการสนับสนุนพนักงานที่ทำงานจากทุกที่ เหล่านี้รวมถึง: 

• แอปพลิเคชัน Cloud 
• การสื่อสารที่ปลอดภัย 
• โครงสร้างการปกป้องข้อมูลที่มีหลายชั้น 

คุณลักษณะของ Digital Workplace ที่ประสบความสำเร็จ 

1. กลยุทธ์ 
   กลยุทธ์และแผนงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเปลี่ยนผ่านไปสู่ Digital Workplace ที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จ กลยุทธ์ที่ดีควรมีเป้าหมายเพื่อสร้างระบบที่คล่องตัว ซึ่งช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สื่อสารได้ตามต้องการ ข้อมูลทางธุรกิจมีความปลอดภัย และยังทำให้การทำงานเป็นเรื่องสนุก 
   
   ปัจจุบัน แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Digital Workplace มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์แบบรวมศูนย์ด้วยแอปพลิเคชันและระบบที่พนักงานทุกคนเข้าถึงได้ 
2. การสื่อสาร 
   การสื่อสารมีบทบาทสำคัญใน 2 แนวทาง 
   
   แนวทางแรก พนักงานจะต้องสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด คุณต้องค้นหาเครื่องมือและแอปพลิเคชันที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจว่าการแชร์ไอเดีย ข้อมูล และเอกสารมีความปลอดภัย 
   
   แนวทางที่สอง คุณต้องแน่ใจว่าพนักงานรับรู้ว่าควรขอความช่วยเหลือจากใครเมื่อมีปัญหา และพวกเขาได้รับการสนับสนุนให้ 'แสดงความคิดเห็น' รวมถึงแชร์ไอเดียและปัญหาต่างๆ กับฝ่ายบริหาร 
3. ความปลอดภัยขั้นสูง 
   การโจมตีทางไซเบอร์กำลังเพิ่มสูงขึ้น 
   
   และนี่ไม่ใช่แค่ปัญหาที่เกิดเป็นครั้งคราวเท่านั้น สถาบันมาตรฐานและเทคโนโลยีที่ได้รับการสนับสนุนจากรัฐบาลสหรัฐฯ ได้กำหนดให้การโจมตีทางไซเบอร์เป็นภัยคุกคามอันดับต้นๆ ต่อธุรกิจและความปลอดภัยส่วนบุคคล 
   
   ในขณะที่ปรับปรุง Digital Workplace บริษัทจะต้องปรับใช้ Cyber Security และปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดด้าน Cyber Security ควบคู่ไปด้วย 
4. ตอบให้ได้ว่า “จะใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์ได้หรือไม่?” 
   สิ่งใดที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในบริษัทย่อมต้องถูกตัดออกไป 
   
   ระบบที่ขาดการเชื่อมต่อและกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพส่งผลเสียต่อทั้งประสิทธิผลและขวัญกำลังใจของพนักงาน ความท้าทายคือ บริษัทอาจได้รับเครื่องมือที่่ทำให้การสื่อสารและกระบวนการทำงานเป็นเรื่องซับซ้อนยิ่งขึ้น 
   
   เพราะฉะนั้น บริษัทควรเลือกใช้อุปกรณ์ที่ใช้งานง่ายและมีฟังก์ชันครอบคลุมจะดีกว่า
5. สนับสนุนพนักงาน
   พนักงานคือหัวใจและจิตวิญญาณของบริษัท การทำให้พวกเขามั่นใจว่าได้รับการสนับสนุนเป็นกุญแจสู่ Digital Workplace ที่ประสบความสำเร็จ
   
   และพนักงานมักพบว่าตัวเองมีความสุขและมีประสิทธิผลมากกว่าเมื่อทำงานใน Digital Workplace เนื่องจากปัจจัยบางประการ เช่น: 

• ตารางเวลาเคร่งครัดน้อยลง ซึ่งเป็นผลดีต่อพนักงาน โดยพนักงานอาจได้ใช้เวลากับครอบครัวมากขึ้น ได้ออกกำลังกาย รับประทานอาหารเพื่อสุขภาพ และอื่นๆ 
• กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติมากขึ้น งานซ้ำซ้อนน้อยลง
• หัวหน้าสามารถคาดการณ์และเติมเต็มความต้องการของพนักงานได้ 

ปัจจัยประการแรกคือประโยชน์ทางตรงของ Digital Workplace ส่วนปัจจัยอื่นๆ ต้องอาศัยการพัฒนาเพื่อต่อยอด และหากมีความชำนาญทางดิจิทัล ก็จะช่วยให้กระบวนการนั้นง่ายขึ้น การออกแบบ Digital Workplace โดยเน้นพนักงานเป็นหลัก อาจเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้การเปลี่ยนผ่านดังกล่าวประสบความสำเร็จ 

ไม่ว่าการออกแบบสถานที่ทำงานดิจิทัลที่มีพนักงานเป็นศูนย์กลางจะเป็นไปในรูปแบบใด แต่การฝึกอบรมพนักงานในประเด็นต่อไปนี้ยังคงจำเป็น: 

• พื้นฐานด้านความปลอดภัยทางไอที 
• การใช้แอปพลิเคชันต่างๆ
• ระเบียบการทำงานแบบไฮบริด 

สถานการณ์บางอย่าง เช่น ปัญหาเกี่ยวกับซัพพลายเชนและลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงความต้องการ เป็นสิ่งที่ไม่สามารถคาดเดาได้ หรือขึ้นอยู่กับบริษัทแต่ละแห่ง แต่ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานเป็นเรื่องทีควรเอาใจใส่อยู่เสมอ 

หากมีเครื่องมือที่เหมาะสม การสร้างความแน่นแฟ้นในสถานทำงานเสมือนก็ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแต่ต้องมีความคิดริเริ่มและความพยายามที่จะสร้างมันขึ้นมา 

ข้อพิจารณาสำคัญเมื่อวางแนวทาง Digital Workplace 

สร้างลิสต์เครื่องมือ 

เมื่อบริษัทรู้ทิศทางการดำเนินการแล้ว จะต้องมีเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลมีความปลอดภัย และขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า 

องค์ประกอบของ Digital Workplace มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานต้องพึ่งพาเทคโนโลยี Cloud 

แอปพลิเคชัน Cloud สร้างประโยชน์ให้กับ Digital Workplace ด้วยการปรับปรุง: 

• ความรวดเร็ว 
• การเข้าถึง
• ความต่อเนื่องของธุรกิจ 

และเทคโนโลยี Cloud ช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์มีความน่าเชื่อถือสูง ซึ่งเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอ ซอฟต์แวร์รับส่งข้อความ และเครื่องมือสื่อสาร เช่น Microsoft® Teams™ เป็นวิธีที่ได้รับความนิยม 

หากไม่มีเครื่องมือดังกล่าว การทำงานร่วมกันในรูปแบบดิจิทัลจะยากขึ้นมาก แต่ถ้าได้ลองใช้เครื่องมือเหล่านั้นแล้ว พนักงานใน Digital Workplace จะทำงานร่วมกันได้ง่ายราวกับว่าทุกคนอยู่ในออฟฟิศเดียวกัน 

สร้างระบบการจัดการที่เหมาะสม 

ไม่มีความจำเป็นใดๆ ในการปรับโครงสร้างกระบวนการทำงานของบริษัท เพียงเพราะคุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ Digital Workplace ที่คล่องตัวมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะลงมือสร้าง Digital Workplace ให้พิจารณาว่าใครควรมีสิทธิ์เข้าถึงและควบคุมอะไร เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเข้าถึงข้อมูลและกระบวนการทำงานที่เหมาะสม 

เปิดรับความคิดเห็นของพนักงานในองค์กรเพื่อเป็นแนวทางในการทำงานดิจิทัล 

ความต้องการทางธุรกิจต้องขับเคลื่อน Digital Workplace ซึ่งเริ่มต้นด้วยการปรับแนวทางให้สอดคล้องกับทิศทางและวัฒนธรรมองค์กร   

ด้วยการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถปรับปณิธานของพนักงานและเทคโนโลยีใน Digital Workplace ให้สอดคล้องกับแผนธุรกิจโดยรวมของบริษัทได้ การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นสิ่งที่ทุกบริษัทต้องการ ทั้งความคล่องตัว ประสิทธิภาพการทำงาน และความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่ดีขึ้น ล้วนเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงที่วางแผนมาอย่างดีและการบูรณาการอย่างรอบคอบ 

บริษัทควรสร้างโปรเจกต์โดยละเอียดและนำเสนอต่อพนักงานในองค์กร ทั้งความกังวลและเสียงต่อต้านเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นแน่นอน คุณอาจพบกับการต่อต้านในหลายแง่: 

• คุณอาจเจออุปสรรคในการโน้มน้าวฝ่ายบริหารว่าควรเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน พวกเขาอาจกลัวว่ากำไรจะลดลงและอาจเกิดปัญหาตามมา
• พนักงานอาจพบว่าแนวการปฏิบัติงานและแอปพลิเคชันใหม่ๆ เรียนรู้ยากเกินไป และอาจกังวลเกี่ยวกับความมั่นคงในหน้าที่การงาน หากไม่สามารถปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ได้ 

และคุณควรรับประกันว่า พนักงานทุกคนจะได้รับการฝึกอบรม พร้อมเสนอการฝึกอบรมหลายครั้ง ไม่ใช่แค่การสัมมนาเพียงครั้งเดียว 

สร้าง Digital Workplace 

การสร้าง Digital Workplace ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทาย บริษัทจะต้องคงไว้ซึ่งกลยุทธ์ การสื่อสาร และความยืดหยุ่น นอกจากนี้ บริษัทควรลดการสูญเสียทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ สนับสนุนพนักงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงเครื่องมือด้านการสื่อสารและความปลอดภัยที่เหมาะสม 

Digital Workplace ครอบคลุมทุกที่ และเรากำลังก้าวไปในเส้นทางเดียวกัน 

ที่มา: RICOH USA