ทำไมจึงควรแปลงเอกสารกระดาษของคุณให้เป็นดิจิทัล

การ Digitize เอกสารคืออะไร

Digitize หมายถึงการแปลงต้นฉบับที่เป็น Hardcopy ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจัดเก็บได้ แก้ไขได้ และแชร์ได้ หลายครั้งการ Digitize เอกสารนั้นรวมถึงการจัดเก็บในระบบการจัดการเอกสาร

เล็กทรอนิกส์ (Document Management System หรือ DMS) ซึ่งเข้าถึงเอกสารได้เฉพาะผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น การแปลง Hardcopy ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลต้องใช้การสแกน ทุกวันนี้สแกนเนอร์นั้นถูกรวมเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ของเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน Metadata หรือแท็กที่ช่วยแยกประเภทและจัดการเนื้อหาด้วยคีย์เวิร์ด คุณสามารถแนบดัชนีเหล่านี้ไปกับไฟล์เพื่อการเรียกถึงที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ทำไมจึงต้อง Digitize เอกสาร

ด้วยการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วสู่การทำงานแบบ Remote Working และ hybrid workplace เอกสารในรูปแบบดิจิทัลนั้นสำคัญเป็นอย่างมากเพื่อให้มั่นใจถึงการเข้าถึงและการแชร์ข้อมูล สำหรับประโยชน์ในทางปฏิบัตินั้น การ Digitize ต้นฉบับที่เป็น Hardcopy สร้างประโยชน์ที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ กล่าวคือมันช่วยเพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน เมื่อคุณสแกนและนำข้อมูลเข้าสู่ DMS เอกสารดิจิทัลจะสามารถถูกค้นหาได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องใช้วิธีแบบแมนนวลในการค้นหาเอกสารที่เหมือนกับการงมเข็มในมหาสมุทรอีกต่อไป

นอกจากนี้ยังทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น บริษัทต่างๆ สามารถออกแบบการสร้างดัชนีเพื่อให้ตรงกับขั้นตอนการทำงานเฉพาะของตน เพื่อทำให้เอกสารที่สแกนสามารถระบุได้ง่าย คุณสามารถกำหนดนโยบายการกำกับดูแลข้อมูล เช่น สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ ระยะเวลาการเก็บถาวรและการทำลาย และการกำหนดเวอร์ชันหลังจากแก้ไขหรืออัปเดตเอกสาร

แล้วเราจะ Digitize เอกสารได้อย่างไร

คำตอบที่ง่ายที่สุดก็คือการใช้สแกนเนอร์ นี่คือโซลูชันการสแกนที่ได้รับความนิยมบางส่วน

Desktop Scanners

Desktop Scanners ความละเอียดสูงเหมาะทสำหรับงานปริมาณน้อย มีหลายขนาด แต่โดยทั่วไปแล้วมักจะทำงานได้ช้าเกินไปสำหรับการสแกนปริมาณมาก อาจไม่เหมาะสมสำหรับการใช้งานอย่างกว้างขวาง

Mobile Device Apps

หากคุณไม่มีเครื่องสแกนเนอร์หรือต้องการใช้งานการสแกนเป็นบางครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตให้กลายเป็นเครื่องสแกนเคลื่อนที่ด้วยการดาวน์โหลดแอปพลิเคชันสำหรับการสแกน เช่น Adobe Scan หรือ PhotoScan by Google โทรศัพท์มือถือเป็นวิธีที่ดีสำหรับการแคปเจอร์เอกสารที่ละเอียดอ่อน เช่น รูปถ่าย และต้นฉบับที่ไม่สามารถใส่ลงในเครื่องสแกนได้

Multifunction Printer

เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันส่วนใหญ่ในปัจจุบันมาพร้อมกับเครื่องสแกนเอกสารความจุสูง ที่มีความเร็วสูง ความละเอียดสูง และหลายรุ่นๆ ยังสามารถจับภาพต้นฉบับทั้งสองด้านในครั้งเดียวเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในออฟฟิศที่เน้นใช้งานการสแกน และเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันในองค์กรมักจะเชื่อมต่อเครือข่าย ทำให้เป็นจุดเริ่มต้นการทำงานที่ดีสำหรับการสแกนเอกสารฉบับพิมพ์ลงใน DMS

Document Imaging Services

องค์กรขนาดใหญ่หลายๆ องค์กรที่มีเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากและผู้ใช้หลายร้อยคนจำเป็นต้องสร้างมาตรฐานเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้เอกสารทั้งหมดเข้าสู่ระบบอย่างสม่ำเสมอและปราศจากข้อผิดพลาด และเพื่อให้เกิดแนวทางเช่นนั้น หลายๆ ธุรกิจในวันนี้หันมาใช้บริการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลโดยผู้ให้บริการ third party เพื่อแปลงเอกสารของตนให้เป็นดิจิทัล

ริโก้ให้บริการ Scanning Outsourcing Service สำหรับลูกค้าที่กำลังมองหาสแกนนิ่งพาร์ทเนอร์ เราสามารถแปลงเอกสารที่มีข้อมูลที่ Sensitive เอกสารที่เป็นความลับ หรือเอกสารที่คุณต้องจัดการในทุกๆ วันให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยให้บริษัทแปลงเอกสารจำนวนมหาศาลให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่จะสามารถจัดการ ค้นหา และเข้าถึงเมื่อคุณต้องการ ในขณะที่ช่วยลดค่าการจัดเก็บเอกสารในทางกายภาพ ลดภาระงานของพนักงาน ทำให้พวกเขาสามารถโฟกัสกับกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวกับลูกค้าได้

ที่มา : RICOH USA.