ทำไมผู้ค้าปลีกและผู้ผลิตจำเป็นต้องมีระบบการจัดการเอกสารดิจิทัล (Digital Document Management System)

วิถีการทำงานกำลังเปลี่ยนไป โดยคาดการณ์ว่าภายในปี 2568 จะมีพนักงานชาวอเมริกัน 36.2 ล้านคนทำงานจากทางไกล เพื่อให้ธุรกิจสามารถแข่งขันต่อไปได้พร้อมกับรักษาพนักงานให้มีส่วนร่วมและประสิทธิภาพในการทำงาน พนักงานจะต้องเข้าถึงข้อมูลผ่านอุปกรณ์ที่ได้รับการเชื่อมต่อจากทุกที่และทุกเวลาได้อย่างสะดวก ทั้งนี้พนักงานต้องเข้าถึงเอกสารต่างๆ ได้ด้วย ซึ่งเอกสารดิจิทัลสามารถช่วยให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้จริง

และนี่คือเหตุผลที่ทำให้ระบบ Digital Document Management System เข้ามามีบทบาท 

Document Management System คืออะไร?

Document Management System (DMS) ช่วยให้ธุรกิจสามารถเก็บ รวบรวม และติดตามเอกสารทั้งหมดในที่เดียว ทั้งยังเพิ่มความปลอดภัย สามารถควบคุมและตรวจสอบ รวมถึงความสามารถในการค้นหาและกู้ข้อมูลกลับอย่างราบรื่นให้กับผู้ใช้งานได้

ทำไมถึงต้องใช้ Digital Document Management System (DMS)?

เอกสารดิจิทัลกลายเป็นสิ่งสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจและช่วยให้พนักงานที่ทำงานไฮบริด สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบ Digital Document Management System สามารถ:

• สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน
• ช่วยองค์กรจัดการและรักษาความปลอดภัยของเอกสารดิจิทัล
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน
• ช่วยให้การแชร์ข้อมูลระหว่างพนักงานที่ทำงานจากทางไกลและพนักงานที่อยู่ในออฟฟิศเป็นไปอย่างราบรื่น

ค้นพบการนำโซลูชัน DocuWare มาทำงานร่วมกันกับระบบการจัดการของ
Philadelphia Eagles ที่ช่วยจัดการใบแจ้งหนี้ให้เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการใช้งานระบบ Digital Document Management System มีอะไรบ้าง?

ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ระบบ DMS ช่วยลดการส่งและกู้คืนเอกสารกระดาษในรูปแบบแมนนวล ซึ่งวิธีนี้ทำให้สมาชิกในทีมสามารถรีวิวและอนุมัติเอกสาร กระบวนการขาย บัญชีเจ้าหนี้ และระบบจัดการบริหารบัญชีลูกหนี้ได้ การเร่งกระบวนการเหล่านี้จะทำให้คุณตอบสนองความต้องการของลูกค้า พาร์ทเนอร์ และซัพพลายเออร์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนของการสื่อสาร โดยเฉพาะกับความต้องการที่ต้องแก้ปัญหาอย่างโดยด่วน

สนับสนุนการทำงานแบบไฮบริดและข้ามพรมแดน

การเชื่อมต่อกับเวิร์กโฟลว์จะไม่ถูกจำกัดไว้แค่กับสถานที่ทำงานแบบดั้งเดิมอีกต่อไป เพราะระบบ DMS จะเปลี่ยนห้องรับรองผู้โดยสาร ร้านกาแฟ ห้องต่างๆ ภายในบ้าน หรือแม้กระทั่งรถยนต์ของคุณให้กลายเป็นที่ทำงานแบบไดนามิก ซึ่งทำให้ธุรกิจของคุณสามารถปรับตัวตามเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือเหตุการณ์ที่เข้ามารบกวนการดำเนินธุรกิจได้ ยกตัวอย่างเช่น ภัยพิบัติทางธรรมชาติ อาจขัดขวางไม่ให้คุณตอบสนองต่อลูกค้าและผู้ขายได้ตามเวลาที่ต้องการ

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

หากเอกสารได้รับการจัดเรียงและเก็บในรูปแบบดิจิทัล พนักงานสามารถใช้เวลาให้เกิดประโยชน์มากขึ้นได้ ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม ด้วยระบบจัดการเอกสารบน Cloud ที่มีฟังก์ชันการทำงานอัตโนมัติ พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย รวมทั้งยังช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำงานและแชร์เอกสารด้วย

เพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร

ระบบ Digital Document Management มักจะอนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ซึ่งจะมีระดับการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกันไปเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชันฟรีอย่าง Google Docs อาจใช้ได้สำหรับการใช้งานส่วนบุคคล แต่กลับให้การป้องกันที่ไม่เพียงพอสำหรับธุรกิจ

ระบบ DocuWare นั้นเหมาะสำหรับธุรกิจ เพราะให้ความปลอดภัยที่เหนือกว่า เช่น:

• การติดตามและการมองเห็นผ่าน Activity Log ที่รองรับกับข้อกำหนดต่างๆ
• การควบคุมการเข้าถึงที่ก้าวหน้า
• การเข้ารหัสเพื่อช่วยรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูล
• การตรวจสอบไวรัสและการป้องกันมัลแวร์

ขยายและรวมระบบได้ง่าย

เมื่อต้องประเมินระบบ Document Management System จะพบว่าธุรกิจหลายแห่งมองว่าการรวมและขยายระบบเป็นปัจจัยสำคัญ 

ระบบ DMS ดิจิทัลรองรับการรวมเครื่องมือต่างๆ ที่คุณใช้ในแต่ละวัน การขยายระบบ และความต้องการของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ยกระดับกระบวนการตัดสินใจ

ระบบ DMS มีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลบางรูปแบบ เช่น การจัดเก็บข้อมูลจากการคลิกเพียงจุดเดียว (Point-and-click Field Data Capture) ช่วยให้คุณสามารถนำเอกสารเข้าสู่ระบบได้รวดเร็วขึ้น โดยการจัดเก็บข้อมูลจากฟอร์มที่ได้เรียบเรียงไว้จะช่วยป้อนข้อมูลให้เร็วขึ้น

การรวมเข้ากันกับแอปพลิเคชันอื่นๆ อย่างครบวงจร ช่วยให้คุณเปลี่ยนข้อมูลบนเอกสารให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด ปรับปรุงกระบวนการ และลดปัญหาความล่าช้าของกระบวนการ

เพิ่มการเข้าถึงเอกสาร

ระบบ Digital Document Management ทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายขึ้นอย่างปลอดภัย เช่น พนักงานฝ่ายบริการลูกค้าสามารถดูเอกสารเดียวกันกับพนักงานฝ่ายบัญชีพร้อมกันได้ ทั้งสองฝ่ายสามารถทำงานได้ตามสิทธิ์การเข้าถึงที่ตนได้รับ และเมื่อจัดการเอกสารเสร็จเรียบร้อย เอกสารจะถูกบันทึกในตำแหน่งเดิมเพื่อให้สมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้

ลดเวลาการรอและเพิ่มประสบการณ์ลูกค้า

ระบบ Digital Document Management ช่วยให้คุณมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วในระหว่างที่กำลังสนทนากับลูกค้า การลดความยุ่งยากจากการรอ การโทรกลับ และข้อมูลที่ขาดหายไปช่วยยกระดับคุณภาพของการบริการ การให้บริการ ซึ่งหมายความว่าลูกค้าจะกลับมาใช้บริการอีกครั้งและแนะนำต่อให้ผู้อื่น สิ่งนี้จะเป็นการสร้างรายได้และกำไรให้กับธุรกิจ

ลดต้นทุนการเก็บรักษาเอกสาร

การเก็บเอกสารกระดาษมีค่าใช้จ่ายสูงและสถานที่เก็บเอกสารก็มีราคาแพง นั่นหมายความว่าตู้เอกสารทุกใบมีค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาเกินกว่าค่าใช้จ่ายดั้งเดิม แต่การเก็บเอกสารนอกสถานที่ทำงานก็มีค่าใช้จ่ายสูงเช่นกัน
เอกสารดิจิทัลมักเป็นเอกสารต้นฉบับและมีความถูกต้องตามกฎหมายเทียบเท่ากับเอกสารต้นฉบับ คุณสามารถเก็บเอกสารนับล้านฉบับในฮาร์ดไดรฟ์ที่ใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อยในที่ทำงาน และหากคุณเลือกใช้ระบบการจัดการเอกสารผ่าน Cloud ก็ไม่จำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานใดเพิ่มในสถานที่ทำงาน วิธีนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสาร อีกทั้งสัญญาการให้บริการ (Service Level Agreement) ของผู้ให้บริการเอกสารบน Cloud ส่วนใหญ่ยังรวมถึงระบบสำรองข้อมูล ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีการสำรองข้อมูลเหมือนกับระบบจัดการเอกสารในองค์กร

ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลใดที่เหมาะกับคุณ?

คุณมีตัวเลือกใช้ระบบ Digital Document Management System มากมาย แม้ว่าแอปพลิเคชันฟรีบางตัวอาจตอบสนองความต้องการระยะสั้นของคุณ แต่โซลูชันฟรีเหล่านี้มักจะไม่มีฟีเจอร์ที่มากมายและไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ

นี่คือ 5 คำถามที่คุณต้องตอบให้ได้เพื่อพิจารณาเลือกใช้ระบบ Document Management System ที่ยั่งยืน:

1. ระบบนี้จะตอบสนองความต้องการหลักของฉันได้ไหม?
2. ระบบนี้จะเพิ่มหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานไหม?
3. ระบบนี้จะตอบสนองความต้องการด้านความปลอดภัยได้ไหม?
4. ระบบนี้จะช่วยจัดระเบียบและเชื่อมโยงเอกสารของฉัน หรือจะสร้างไซโลเพิ่มเติมไหม?
5. ระบบ Document Management System นี้จะเสนอเวิร์กโฟลว์ประเภทใด?

ผู้ให้บริการระบบ Digital Document Management ที่มีประสบการณ์และความรู้ลึกซึ้งสามารถช่วยแนะนำและตอบคำถามเพิ่มเติมให้คุณได้ โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อขอคำแนะนำในการหาคำตอบที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Business Process Management, Document Management หรือวิธีการอื่นๆ ที่ริโก้สามารถช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตในยุค Connected Commerce