เมื่อการตรวจสอบเป็นสิ่งที่ดี

ไม่มีอะไรทำให้เจ้าของกิจการกลัวไปกว่าการเห็นคำว่า "การตรวจสอบ" หรือที่เราเรียกกันว่าการ "audit" ปรากฏอยู่ตรงหน้าแล้ว

สำหรับธุรกิจขนาดย่อม การตรวจสอบ (audit) ครั้งหนึ่งๆ อาจมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 100,000 ดอลลาร์ขึ้นไป แม้ว่าองค์กรของคุณจะมีวิธีทำบัญชีที่ถูกต้องและรักษาระเบียบทางบัญชีเป็นอย่างดีแล้วก็ตาม กระบวนการตรวจสอบนี้ก็อาจกินเวลานานและสร้างความกังวลใจให้คุณได้

อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบไม่ควรทำให้คุณรู้สึกตื่นตระหนกและกังวล แม้ว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต่างทราบดีถึงความยากลำบากในการติดตามเอกสารและข้อมูลทั้งหมดที่บริษัทสร้างขึ้น แต่หากธุรกิจขาดความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการแก้ไข ทำซ้ำ โยกย้าย หรือลบเอกสารและข้อมูลอื่นๆ ว่าทำด้วยวิธีใด เมื่อใด และโดยใคร อาจทำให้ธุรกิจไม่สามารถกำกับดูแลข้อมูลของตนเองได้อย่างเหมาะสม นี่จึงเป็นที่มาของแนวคิดเกี่ยวกับการตรวจสอบเส้นทางของข้อมูล (audit trail)

ความจำเป็นในการตรวจสอบเส้นทางเอกสาร (ดิจิทัล)

ลองนึกถึงสถานการณ์สมมติว่าบริษัทของคุณสูญเสียลูกค้าหลักรายหนึ่งไป และจำเป็นต้องลดจำนวนพนักงานขายในแผนกลง พนักงานคนหนึ่งที่ถูกเชิญออกเกิดความไม่พอใจ จึงสั่งพิมพ์เอกสารที่มีข้อมูลสำคัญหลายอย่าง (เช่น รายชื่อลูกค้า เอกสารทางการเงิน ข้อมูลการขาย เป็นต้น) และนำติดตัวออกไปจากบริษัท คุณจะมีวิธีสืบหาบุคคลที่ลักลอบนำเอกสารเหล่านี้ออกไปได้อย่างไร หรือมีวิธีใดที่จะทำให้คุณสามารถรู้และป้องกันก่อนที่จะเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นหรือไม่

ธุรกิจส่วนใหญ่อาจตอบว่า "ไม่มี" ซึ่งข้อมูลมีการไหลเข้าออกโดยที่ผู้ดูแลระบบไอทีหรือผู้บริหารอาจไม่ทราบด้วยซ้ำ นอกจากนี้ ปัญหาดังกล่าวยังลามไปถึงการกระทำผิดโดยตัวพนักงานเองด้วย การที่ธุรกิจมีข้อมูลเกี่ยวกับที่มาที่ไปและเส้นทางการเดินเอกสารมากขึ้นจะช่วยลดการสูญหายของเอกสารที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด และยังสามารถควบคุมปัญหาการจัดการเวอร์ชันของเอกสารให้เป็นปัจจุบันได้อีกด้วย

การตรวจสอบ (audit) ข้อมูลเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพและตรงจุด โดยตรวจสอบที่มาของข้อมูลแบบเป็นขั้นเป็นตอน สิ่งเหล่านี้สำคัญสำหรับองค์กรที่ทำงานด้านกฎหมายเป็นอย่างมาก แม้ธุรกิจอื่นๆ ในอุตสาหกรรมที่อาจมีการกำกับดูแลไม่มากเท่าก็ยังคงถือเป็นสิ่งสำคัญ

องค์ประกอบที่จำเป็น

การนำโซลูชันด้านการจัดการเอกสารและเนื้อหาที่เหมาะสมมาใช้งานจะทำให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละคนให้เหมาะสม นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณทราบเกี่ยวกับประวัติการใช้งานของเอกสาร เช่น วิธีการและเวลาที่เข้าถึงว่าถูกเปิดอ่านหรือแก้ไขเมื่อไหร่ ใครเป็นผู้แก้ไขเอกสาร เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้คุณวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้รวดเร็วเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม ยังมีเอกสารที่เป็นความลับสูงสุดอีกหลายประเภท เช่น สัญญาและเอกสารอื่นๆ ที่ต้องมีการเซ็น มักมีจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดที่เครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์ในสำนักงาน หากคุณต้องการสร้างความมั่นใจว่าวิธีการที่เอกสารเหล่านี้ถูกสร้าง เข้าถึง และส่งต่อนั้นได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสม คุณจำเป็นจะต้องใช้เครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์ที่มีฟังก์ชันล็อกอินเพื่อเข้าสู่ระบบในทุกครั้งที่ใช้งาน อุปกรณ์เหล่านี้สามารถบันทึกว่าใครเป็นผู้สั่งพิมพ์หรือสแกนเอกสาร รวมถึงระบุวันที่ เวลา รวมถึงจุดหมายปลายทางของผู้รับได้

เป็นยิ่งกว่าการตรวจสอบข้อมูล

สิ่งสุดท้ายที่จะช่วยเติมเต็มความปลอดภัยในข้อมูลคือ การทำให้เอกสารในรูปแบบกระดาษของบริษัทเปลี่ยนเป็นแบบดิจิทัลเพื่อความปลอดภัยและสะดวกในการตรวจสอบ ซึ่งในการปกป้องข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย คุณสามารถทำได้หลายวิธีด้วยกัน

• การจำกัดการพิมพ์หรือจับภาพหน้าจอของเอกสาร
• การสร้างลายน้ำบนเอกสารที่บอกชื่อผู้ที่พิมพ์และวันที่ที่พิมพ์"
• ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การดูเอกสารหรือสั่งพิมพ์แบบทันที"
• การกำหนดช่วงเวลาการเข้าถึงเอกสารเพื่อให้ไม่สามารถเปิดอ่านได้ก่อนหรือหลังจากวันที่ที่กำหนด

การจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้อาจเป็นหนทางในการยับยั้งการเข้าถึงข้อมูลก็จริง แต่เราไม่สามารถทราบได้เลยว่าเคยมีการเข้าถึงข้อมูลเมื่อไร เราสามารถส่งเอกสารให้ผู้เชียวชาญด้านการแปลงเอกสาร เพื่อลดความยุ่งยากในการเปลี่ยนเอกสารไปเป็นรูปแบบดิจิทัลได้

ที่มา:  RICOH USA