จะทำอย่างไรกับกระดาษที่ไม่สามารถทิ้งได้

ในช่วงต้นปีที่ผ่านมาหลายคนมีการตั้งเป้าหมายสิ่งที่อยากทำให้สำเร็จในปีใหม่นี้ ชาวอเมริกันหลายคนก็มีความมุ่งมั่นกับการลดน้ำหนักเช่นเดียวกัน แต่เราอยากจะโฟกัสในเรื่องการจัดการกระดาษที่มีอยู่ในโรงพยาบาลและองค์กรด้านสุขภาพมากกว่า

การศึกษาล่าสุดจาก HealthLeaders แสดงให้เห็นว่า มีองค์กรด้านสุขภาพมากถึง 25% ที่ใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษ แต่ในความเป็นจริงแล้วมีองค์กรเพียง 8% ที่ไม่ใช้กระดาษเลย ถึงแม้ว่าในปัจจุบันเราได้ก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล มีการใช้ระบบบันทึกข้อมูลสุขภาพแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EHRs) รวมถึงมีความก้าวหน้าในเทคโนโลยีการสื่อสาร แต่ก็ยังคงมีการใช้กระดาษเป็นจำนวนมากอยู่เสมอ

ขณะที่ควรจะพยายามงดใช้กระดาษอย่างสมบูรณ์ หลายองค์กรด้านสุขภาพกลับจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษที่อยู่ในระบบเอาไว้

นี่คือ 3 วิธี รวบรวมเอกสารรูปแบบกระดาษและนำไปใช้งานในรูปแบบดิจิทัลเพื่อเสริมประสิทธิภาพการทำงานสำหรับโรงพยาบาล

1. รวบรวมข้อมูลเอกสารแบบกระดาษเข้าสู่ระบบบันทึกข้อมูลสุขภาพแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EHR)

   แพทย์ต้องการข้อมูลผู้ป่วยเพื่อทำการรักษา แต่เอกสารประวัติบางอย่าง เช่น บันทึกของแพทย์ ผลตรวจจากห้องปฏิบัติการหรือภาพถ่ายกลับมีความยากต่อการเข้าถึง ดังนั้นระบบบันทึกข้อมูลสุขภาพสามารถใช้ระบบจัดการเอกสารและโซลูชันสแกนและจับภาพขั้นสูงเพื่อแปลงเอกสารสำคัญจากกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้
   
   เมื่อทำการสแกนและจับภาพแล้ว ข้อมูลจะถูกรวมเข้าระบบบันทึกข้อมูลสุขภาพแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EHRs)โดยตรง ซึ่งผู้ให้บริการสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลาตามต้องการ
   
   

2. ย้ายข้อมูลในกระดาษอย่างปลอดภัยด้วยระบบจัดการแฟกซ์

   หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการใช้เอกสารแบบกระดาษคือการที่ไม่สามารถส่งต่อข้อมูลสู่ระบบบันทึกข้อมูลสุขภาพได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย แม้ผลการวิจัยพบว่า 95% ของผู้ตอบแบบสอบถามเคยแชร์ข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่มี 70% ที่ยังคงแชร์ข้อมูลผ่านการสแกนหรือการแฟกซ์ และ มีถึง 29% ที่ยังคงส่งเอกสารให้กันด้วยมือ
   
   เครื่องแฟกซ์ไม่สามารถรวมเข้ากับระบบ EHR และระบบอื่นๆได้ และยังมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย การใช้โซลูชันจัดการแฟกซ์จะช่วยให้เครื่องแฟกซ์สามารถสื่อสารถึงระบบอื่นๆเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดค่าใช้จ่ายโดยรวม องค์กรด้านสุขภาพสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านความปลอดภัยโดยงดเว้นความเสี่ยงจากการใช้งานด้วยมือ เช่น ถาดกระดาษที่ไม่มีกระดาษ การกดเบอร์โทรผิด และการเบอร์โทรด่วนที่ไม่อัปเดต เป็นต้น
   
   

3. การดูเอกสารแบบกระดาษและพูดคุยเกี่ยวกับเครื่องมือที่ใช้ทำงานร่วมกัน

   แพทย์สามารถแชร์รูปภาพและบันทึกที่เขียนด้วยมือจากระยะไกลผ่านอินเตอร์แอคทีฟไวท์บอร์ด อุปกรณ์นี้สามารถรองรับการเชื่อมต่อได้หลายอุปกรณ์เพื่อทำการนำเสนอและสนทนาโต้ตอบกันได้โดยใช้รหัส PIN ในการเข้าสู่ระบบเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลส่วนตัว
   
   อุปกรณ์นี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานระหว่างแผนกหรือทำงานต่างสถานที่ได้อย่างสะดวกมากขึ้น ผู้ที่เข้าร่วมประชุมสามารถดาวน์โหลดภาพและบันทึกที่เขียนด้วยมือภายหลังการประชุมได้ อีกทั้งบุคลากรทางการแพทย์สามารถทำการแก้ไขและใส่หมายเหตุเพิ่มเติมลงไปในไฟล์นำเสนอได้โดยตรงและส่งไฟล์งานในรูปแบบดิจิทัลไปมาได้อย่างสะดวก

ที่มา:  RICOH USA