เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?

06 มี.ค. 2568

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ หรือที่เรียกว่าระบบกระบวนการอัตโนมัติ (Process Automation) คือการนำซอฟต์แวร์มาใช้แทนแรงงานมนุษย์ในการดำเนินงานที่ซ้ำซาก เพื่อลดระยะเวลา เพิ่มความแม่นยำ และช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของความพยายามในการลดต้นทุนและเพิ่มผลผลิตโดยรวมขององค์กร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีอยู่ทุกที่ในปัจจุบัน

ปัจจุบันธุรกิจในทุกอุตสาหกรรมต่างหันมาใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ โดยเฉพาะในยุคหลังการแพร่ระบาดของโควิด-19 ซึ่งพนักงาน ลูกค้า และซัพพลายเออร์จำนวนมากทำงานจากระยะไกลและติดต่อกันผ่านช่องทางดิจิทัลเป็นหลัก วันเวลาที่เราเคยส่งแฟ้มเอกสารให้เพื่อนร่วมงานที่นั่งใกล้กันได้หมดไปแล้ว ยิ่งในยุคที่การทำงานแบบไฮบริดเพิ่มมากขึ้น เพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะทำงานจากที่บ้านพอๆ กับที่ทำงานในสำนักงาน

ระบบอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลปลอดภัยและเข้าถึงได้จากทุกที่

เวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย สามารถเข้าถึงและแก้ไขได้ทันทีโดยสมาชิกในทีมจากทุกที่ ยกตัวอย่างเช่น ในองค์กรด้านสุขภาพ การโทรศัพท์หรือส่งแฟกซ์เพื่อสั่งจ่ายยาแทนผู้ป่วยอาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากมองในมุมของเจ้าหน้าที่ที่ต้องทำงานซ้ำๆ นี้หลายร้อยครั้งต่อวัน สำหรับผู้ป่วยจำนวนมากที่ใช้ร้านขายยาต่างกันทั่วทั้งรหัสพื้นที่ การทำงานนี้ต้องไม่มีข้อผิดพลาดเลย

ลองนึกถึงงานที่ใช้แรงงานเข้มข้นและต้องทำซ้ำๆ เช่น การรับพนักงานใหม่ การสร้าง Ticket สำหรับการแจ้งปัญหาด้านไอที การออกใบแจ้งหนี้ การพิมพ์เอกสารเคลมประกัน หรือการสแกนเอกสารค่าใช้จ่ายพนักงานจำนวนมากเข้าสู่ระบบจัดการเอกสารให้สามารถค้นหาได้

ความแม่นยำและการติดตามเป็นสิ่งสำคัญ

ข้อมูลที่สำคัญเหล่านี้ต้องถูกสื่อสารอย่างถูกต้อง ทันท่วงที และสามารถติดตามได้ ไม่ใช่เพื่อการควบคุมที่เข้มงวด แต่เพื่อความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตลอดจนเพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้แก่ลูกค้า พนักงาน และผู้ใช้งาน

ลองตระหนักถึงผลกระทบหากยาหรือข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับถูกส่งถึงลูกค้าผิดคน ประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบจึงเป็นเรื่องสำคัญพอๆ กับปัญหาความผิดพลาดและความไม่สะดวกที่เกิดจากข้อมูลที่ถูกสื่อสารผิดพลาด

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ข้อดีของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจึงชัดเจน นั่นคือการขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ลดงานค้าง และขจัดความล่าช้าที่เกิดจากพนักงานที่มีภาระงานล้นมือ สิ่งรบกวน หรือเหตุฉุกเฉิน พร้อมทั้งช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด และลดต้นทุนขององค์กร

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยเชื่อมโยงชุดของการดำเนินการที่กำหนดโดยซอฟต์แวร์เข้าด้วยกัน เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถทำงานได้โดยแทบไม่ต้องอาศัยการแทรกแซงของมนุษย์

แอปพลิเคชันหลายตัวมาพร้อมกับโมดูลอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้า และแอปเพล็ตที่สามารถเชื่อมต่อกันได้ผ่านอินเทอร์เฟซแบบลากแล้ววาง ผู้ใช้สามารถกำหนดเส้นทางเอกสารที่สแกนจากกระดาษหรือสร้างไฟล์แบบไร้กระดาษ กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มอัตโนมัติ หรือกระตุ้นกระบวนการเรียกเก็บเงินเมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าผ่านเว็บไซต์ นักพัฒนายังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองได้ง่ายๆ โดยการเขียนโค้ดเฉพาะเพื่อสร้างโซลูชันอัตโนมัติที่สามารถดำเนินการได้แทบทุกงาน

ยกตัวอย่างการจ่ายยาตามใบสั่งแพทย์ เมื่อป้อนข้อมูลยาและขนาดยาเข้าไปในระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ป่วย (EHR) ระบบสามารถส่งข้อมูลไปยังร้านขายยาที่ผู้ป่วยเลือกได้โดยอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์แบบไร้กระดาษนี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถมุ่งเน้นไปที่ผู้ป่วยรายถัดไปได้อย่างมั่นใจ ว่าใบสั่งยาจะถูกจัดส่งอย่างถูกต้อง พร้อมกับบันทึกข้อมูลของผู้ป่วยในที่ที่เหมาะสม ด้วยรูปแบบที่ถูกต้อง และชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกัน โดยไม่ล่าช้า เพียงแค่กดปุ่มเดียว

หรือในกรณีของบริษัทผู้ผลิตที่มีพันธมิตรและลูกค้าซึ่งใช้รูปแบบไฟล์และระบบแชร์ไฟล์ที่หลากหลาย ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติบางตัวสามารถคัดลอกและแปลงไฟล์ที่อัปโหลดไปยัง Google Drive ไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมใน OneDrive หรือ Dropbox ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากแพลตฟอร์มที่พวกเขาต้องการ

ด้วยซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ คุณสามารถหาโซลูชันที่เหมาะกับแทบทุกกระบวนการทำงาน ความท้าทายคือการเลือกโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

การเลือกโซลูชันเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ดีที่สุด

องค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมากแค่ไหน?

ความท้าทายอาจไม่ใช่แค่การตัดสินใจใช้ระบบอัตโนมัติ แต่คือการเลือกว่าจะเริ่มจากตรงไหน ปัจจุบันมีเครื่องมือระบบอัตโนมัติมากมายที่ช่วยให้ธุรกิจประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย แต่การหาโซลูชันที่เหมาะสมกับคุณอาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว

อย่างเช่น

คุณจะเลือกโซลูชันระบบอัตโนมัติที่เรียบง่ายแต่ปรับแต่งได้อย่าง Smart Integration เพื่อแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลหรือไม่?
หรือคุณต้องการ โซลูชันแฟกซ์บนคลาวด์ เพื่อรองรับกระบวนการที่ยังต้องใช้แฟกซ์เป็นหลัก?
หลายบริษัทหันมาใช้ ระบบจัดการเอกสารอย่าง DocuWare เพื่อรวมศูนย์และรักษาความปลอดภัยของข้อมูล พร้อมกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในตัว

คำถามสำคัญที่ควรถามก่อนเลือกโซลูชัน

คุณมีทรัพยากรเพียงพอในการดูแลจัดการแอปพลิเคชันหรือไม่?
ระบบสามารถขยายขนาดให้รองรับความต้องการของธุรกิจเมื่อเติบโตขึ้นได้หรือไม่?
มีผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำแนะนำเพื่อให้คุณใช้เครื่องมือได้อย่างเต็มประสิทธิภาพหรือไม่?

หลายองค์กรที่ต้องการก้าวเข้าสู่ Digital Transformation ด้วยการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติพบว่า การมีพันธมิตรที่มีความเชี่ยวชาญสามารถช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

พันธมิตรที่มีประสบการณ์และเข้าใจอุตสาหกรรมของคุณจะสามารถช่วยแนะนำแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ริโก้มีประสบการณ์มาหลายปีในการช่วยเหลือลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลด้วยบริการ IT และคลาวด์ หรือการจัดการเอกสารจากจดหมาย แฟกซ์ และกระบวนการแบบกระดาษดั้งเดิม ทีมงานของเราจึงพร้อมเสมอที่จะให้การสนับสนุนธุรกิจของคุณ

What is workflow automation

ที่มา: RICOH USA

News & Events

Keep up to date

ข่าวสาร

14ก.พ.

Ricoh ประเทศไทย ฉลองครบรอบ 25 ปี ในงาน Ricoh: A Legacy of 25 Years - Driving the Digital Future

13ก.พ.

Ricoh ประเทศไทย ฉลองครบรอบ 25 ปี ในงาน Ricoh Foundation Day 2025

งานจัดแสดงสินค้าและอีเวนต์