Shadow IT คืออะไร? ความเสี่ยง ต้นทุน และประโยชน์

Shadow IT และพนักงานทางไกล

Remote Worker ที่เพิ่มขึ้นส่งผลให้เกิดฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์ และการใช้งานคลาวด์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนมากขึ้นตามไปด้วย ซึ่งบางส่วนนั้นก็ควรได้รับการควบคุม ในขณะที่บางส่วนนั้นก็คือสิ่งที่มันต้องเกิดขึ้นจริงจากการทำงานระยะไกลซึ่งสามารถปล่อยไว้ได้ ตัวอย่างเช่น แผนกไอทีจะไม่สนับสนุนโฮมเกตเวย์ (ฮาร์ดแวร์ที่เรียกว่าโมเด็มหรือเราเตอร์จากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือ ISPs)

แผนกไอทีส่วนใหญ่ไม่สนับสนุนเครื่องพิมพ์ที่ใช้งานภายในบ้านหรืออุปกรณ์ในครอบครัวอื่นๆ ที่ใช้งานบนเครือข่ายในบ้านเดียวกันที่แชร์โดยแล็ปท็อป, พีซี, แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน

Shadow IT นั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการทำงานแบบ Remote Work หากบริษัทพบว่า Remote Worker นั้นใช้งานแอปพลิเคชันจาก Third- party ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนเป็นจำนวนมาก นั่นอาจบ่งบอกถึงโอกาสที่คุณต้องปรับปรุงระบบโดยรวม ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม Shadow IT นั้นอาจทำให้เกิดช่องว่างด้านความปลอดภัย แต่มันก็มีประโยชน์มากมายในด้านความสามารถในการทำงานจากระยะไกลที่เป็นหนึ่งเดียวเช่นกัน

ประโยชน์ของ Shadow IT

ข้อเสียของ Shadow IT คือความเสี่ยง ดังนั้นคุณอาจคิดว่าผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีอาจจะมองเห็นเฉพาะข้อเสียของมันและพยายามหาทางป้องกันความเสี่ยงนั้น แต่มันไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป ตัวอย่างเช่น แบบสำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีชิ้นหนึ่งรายงานว่า

• 97% บอกว่าพนักงานที่ใช้เทคโนโลยีที่ตนเองต้องการมีประสิทธิผลมากกว่า
• 80% บอกว่าบริษัทของพวกเขาควรเปิดรับเทคโนโลยีที่พนักงานร้องขอ
• 77% เชื่อว่าบริษัทของพวกเขาจะแข่งขันได้มากขึ้นหากผู้นำร่วมมือกับพนักงานในการแก้ปัญหาด้านเทคโนโลยี

ความคิดเห็นเหล่านี้เผยให้เห็นว่า Shadow IT ก็มีประโยชน์เช่นกัน ซึ่งประโยชน์เหล่านั้นประกอบไปด้วย

• เพิ่มผลผลิต พนักงานจะทำงานเสร็จลุล่วงมากขึ้นเมื่อพวกเขาใช้เครื่องมือและแอปพลิเคชันที่พวกเขาชอบและคุ้นเคย
• ช่วยสอดส่องหาเครื่องมือที่ดีกว่า การค้นหาเทคโนโลยีใหม่ ๆ นั้นอาจเคยเป็นความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีและผู้จัดการแผนก ทุกวันนี้พนักงานจำนวนมากพึงพอใจที่จะค้นหาเครื่องมือเพื่อทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น
• ข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญ พนักงานมีความรู้สองประการที่ทำให้พวกเขาเป็นแหล่งข้อมูลเชิงลึกที่สมบูรณ์แบบสำหรับวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพและขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงาน: 1) ประสบการณ์จริงในชีวิตประจำวันกับงาน และ 2) พวกเขารู้ว่าอะไรทำให้เกิดข้อเสียต่อกระบวนการทำงาน
• พนักงานมีอำนาจ เมื่อพนักงานมีส่วนร่วมในการเลือกเทคโนโลยี พวกเขาจะยอมรับและเห็นด้วยกับบริษัทและเป้าหมายของบริษัทมากขึ้น กล่าวคือพวกเขาจะมีความรับผิดชอบต่องานและความสำเร็จของบริษัทมากขึ้นตามไปด้วย
• ลดค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีและสำนักงาน ในบางกรณี Shadow IT ก็ช่วยประหยัดเงินให้กับองค์กรได้ การนำอุปกรณ์ของคุณมาเอง (BYOD) ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดหาอุปกรณ์พกพาให้กับพนักงาน ในทางกลับกัน ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน เช่น ค่าเช่า ค่าเช่าอุปกรณ์ ฮาร์ดแวร์ไอที ค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ

วิธีจัดการกับ Shadow IT ในธุรกิจของคุณ

ธุรกิจจะจัดการกับ Shadow IT อย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายของพวกเขาต่อบรรดาแอปพลิเคชันของ Third-party อุปกรณ์ส่วนบุคคล และ Remote worker สำหรับบางธุรกิจการจัดการฮาร์ดแวร์และการรักษาความปลอดภัยอาจเป็นปัญหา สำหรับผู้อื่น ผู้ใช้งานอาจเลือกใช้แอปพลิเคชันสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น ทั้งนี้การทำงานร่วมกันก็สามารถขับเคลื่อนความต้องการได้เช่นกัน (ตัวอย่างเช่น Zoom หลายๆ บริษัทยังเลือกใช้งาน Zoom เพื่อให้มั่นใจว่าทีมของพวกเขาจะยังทำงานต่อไปได้)

ไม่ว่าปัจจัยการขับเคลื่อนจะเป็นอย่างไร โซลูชันมากมายก็พร้อมใช้งานเพื่อจัดการและควบคุม Shadow IT ให้อยู่ภายใต้การควบคุม

บริการด้านไอทีที่ได้รับการจัดการ

เทคโนโลยีกลายเป็นสิ่งเคลื่อนที่และมีความหลากหลายมากจนมีแผนกไอทีเพียงไม่กี่แห่งที่มีทรัพยากรในการตรวจสอบและติดตามทุกอุปกรณ์ ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ แรงงานทางไกลที่เพิ่มขึ้นได้เน้นย้ำถึงทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ผู้ให้บริการด้านไอทีจากภายนอกนั้นมีบริการรองรับด้านไอทีที่ครอบคลุมด้วยเครื่องมือระดับองค์กรเพื่อตรวจสอบ ติดตาม และจัดการโครงสร้างพื้นฐาน อุปกรณ์ และอื่นๆ ขององค์กร

บริการรักษาความปลอดภัยด้านไซเบอร์

การนำอุปกรณ์มาเองและพนักงานทางไกลนั้นสร้างช่องว่างด้านความปลอดภัยที่มัลแวร์ แรนซัมแวร์ และภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์อื่นๆ สามารถแสวงหาช่องทางใช้ประโยชน์ได้ ความท้าทายต่อการปกป้อง Endpoint อย่าง แล็ปท็อป, พีซี, สมาร์ตโฟน และแท็บเล็ตนั้นเพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่านการเชื่อมต่อที่ไม่ปลอดภัยได้ แน่นอนว่ามีวิธีที่จะจัดการและป้องกัน Endpoint เหล่านี้ได้ สำหรับหลายๆ บริษัทที่มีทรัพยากรที่จำกัด บริการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการจัดการนั้นสามารถช่วยคุณได้

แอปพลิเคชันคลาวด์

พนักงานหลายๆ คนใช้แอปพลิเคชันคลาวด์อย่าง Google Docs หรือ Trello หรือ Slack เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ VPN ที่ไม่สะดวก ซึ่งแอปพลิเคชันเหล่านี้ให้การเข้าถึงที่สะดวก สามารถแชร์ข้อมูลกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย และให้เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ อย่างไรก็ตามเราสามารถนำแอปพลิเคชันเหล่านั้นทั้งหมดกลับคืนสู่โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรได้ ซึ่งคุณอาจดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้:

• ระบุแอปพลิเคชันที่มี Shadow IT ทั้งหมดที่กำลังใช้งานอยู่
• ศึกษาจากผู้ใช้งานว่าเหตุใดพวกเขาจึงเลือกใช้งานแอปพลิเคชันเหล่านี้
• สร้างโครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์หรือย้ายแอปพลิเคชันของคุณไปยังระบบคลาวด์

การจัดการเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์พร้อมระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงกระบวนการ โดยไม่จำเป็นต้องใช้ส่วนเสริม หรือ Add-ons ที่อาจไม่ปลอดภัยได้ ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้ การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้งานและการอนุมัติดำเนินไปได้นั้นง่ายดาย นอกจากนี้คุณยังสามารถขจัดกระบวนการแบบ Manual จำนวนมากได้ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการที่ได้รับผลกระทบจากพนักงานที่ทำงานทางไกล

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ถูกเตรียมการไว้อย่างดี

บ่อยครั้งพนักงานมักจะเริ่มใช้งานเครื่องมือที่เป็น Shadow IT เนื่องจากเครื่องมือที่พวกเขามีอยู่นั้นไม่ตอบสนองความต้องการของพวกเขา และพวกเขาก็ค้นพบวิธีการใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งคุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้เพื่อพัฒนาโซลูชันผ่านกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้

เปลี่ยน Shadow IT ให้เป็นประตูสู่ความได้เปรียบในการแข่งขัน

แน่นอนว่า Shadow IT นั้นสร้างความเสี่ยงอย่างมหาศาลต่อธุรกิจจำนวนมาก แต่มันก็มีด้านตรงข้ามเสมอ เมื่อพนักงานเกิดความคุ้นเคย ชื่นชอบเทคโนโลยีภายนอกมากขึ้นนั่นบ่งบอกได้ว่าพวกเขากำลังส่งสัญญาณกับบริษัทว่าคุณมีโอกาสที่จะเพิ่มประสิทธิภาพได้มากกว่านี้ พวกเขาคงจะไม่หาทางออกหรือแก้ปัญหาหากพวกเขาไม่อยากจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือผู้นำทางธุรกิจคุณสามารถควบคุมกิจกรรมและข้อมูลเชิงลึกนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ พวกเรารู้ดีเพราะเราได้ช่วยเหลือและสนับสนุนหลายๆ ธุรกิจอยู่ตลอดเวลา หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมโปรดติดต่อเรา

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-shadow-it-the-risks-costs-benefits