การจัดการข้อมูลองค์กรคืออะไร

การจัดการข้อมูลองค์กร (Enterprise content management หรือ ECM) หมายถึงกระบวนการ กลยุทธ์ เครื่องมือ และแพลตฟอร์ม ที่องค์กรใช้เพื่อจัดการกับข้อมูลต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ เช่น

• การจัดการเอกสาร
• การจัดการไฟล์และบันทึก
• การแคปเจอร์และสแกน
• การจัดการข้อมูลเว็บไซต์
• การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

ความหมายและแนวคิดของการจัดการข้อมูลองค์กรนั้นยังคงเกิดวิวัฒนาการต่อไปเรื่อยๆ ในปี 2010 การจัดการข้อมูลองค์กรนั้นโฟกัสที่เอกสารและข้อมูลอื่นๆ เป็นหลัก The Association for Information and Image Management (AIIM) ได้พัฒนาการจัดการข้อมูลองค์กรสู่คำว่า Intelligent Information Management (IIM) โดยจะพิจารณาถึงวิธีการบันทึก วิเคราะห์ และนำข้อมูลที่อยู่ในเอกสารไปใช้เพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ปัจจุบันหากคุณลองค้นหาออนไลน์ก็จะพบว่ามีหลากหลายองค์กรได้นิยาม ECM ในหลากหลายทิศทาง เพราะเหตุใดคำตอบง่ายๆเลยก็คือเนื่องจากทุกวันนี้มีข้อมูลจำนวนมากที่เราจะสามารถจัดการได้

• ข้อมูลบนเว็บไซต์ที่ช่วยสนับสนุนการตลาด การขาย การบริการลูกค้า และการริเริ่มแบรนด์
• เนื้อหาทางการตลาดที่เกี่ยวข้องกับทางออนไลน์และยังรวมถึงไฟล์สำหรับสื่อสิ่งพิมพ์ที่ใช้สำหรับกิจกรรม เช่น แบนเนอร์ และอื่นๆ
• เนื้อหาทางธุรกิจเช่น ใบแจ้งหนี้ ใบรายการขาย สัญญา และอื่นๆ ที่มีข้อมูลสำคัญที่ต้องใช้เวลาและความพยายามในการจัดการ ดึงข้อมูล และจัดเก็บ
• ข้อมูลการบริการลูกค้าที่มีคำแนะนำ ไดรฟ์เวอร์ และเนื้อหาอื่นๆ ที่ลูกค้าของคุณใช้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น และเพื่อให้เข้าใจเรื่องการจัดการข้อมูลองค์กรมากขึ้น เราจำเป็นต้องทำความเข้าใจประเด็นดังต่อไปนี้

• ทำไมองค์กรจึงต้องการการจัดการข้อมูล
• เป้าหมาย
• ประโยชน์
• บทบาทของการจัดการข้อมูลองค์กรในวงจรของข้อมูล
• เอกสารประเภทต่างๆ
• องค์ประกอบทั่วไปของระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร
• เราควรเลือกอย่างไรให้เหมาะสม
• วิธีใช้งานระบบที่มีส่วนประกอบหลากหลาย

ทำไมองค์กรถึงต้องการระบบ ECM

องค์กรนั้นมีข้อมูลมากมาย แต่ละแผนกนั้นมีข้อมูลมหาศาลซึ่งเป็นเรื่องยากที่คนในแต่ละแผนกจะจัดการและรักษาข้อมูลของพวกเขาอย่างเป็นระเบียบ ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่แผนกและทีมต่างๆ จะรู้ว่าเนื้อหาใดบ้างที่มีอยู่นอกเหนือจากที่พวกเขาสร้างไว้ และนั่นก็คือสิ่งที่การจัดการข้อมูลองค์กรสามารถแก้ปัญหาได้

ECM ไม่ใช่แค่การเก็บรักษาข้อมูลแต่ยังทำให้ข้อมูลเหล่านั้นใช้งานได้ ด้วยการแท็กข้อมูลด้วยแต่ละชิ้นด้วย Meta-data ซึ่งจะทำให้เนื้อหานั้นสามารถค้นหาได้โดยผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงที่ที่เนื้อหานั้นจัดเก็บอยู่ จากนั้นข้อมูลก็จะพร้อมใช้งานและง่ายต่อการแชร์ นอกจากนี้ยังสามารถติดตามข้อมูลซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานการกำกับดูแลข้อมูล การจัดการทั้งหมดในวงจรเอกสารก็จะกลายเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น ทำให้การจัดการและการบังคับใช้นโยบายการเก็บรักษาเอกสารง่ายขึ้น

สำหรับบางองค์กรแล้วนั้น ECM ทำให้ธุรกิจอัจฉริยะนั้นเป็นไปได้ โซลูชันการเก็บข้อมูลขั้นสูงช่วยดึงข้อมูลจากเอกสารของคุณสำหรับการวิเคราะห์รวมถึงแปลงเอกสารและเนื้อหาให้เป็นระบบธุรกิจอัจฉริยะ

ดังนั้นแล้วคำถามที่ว่าทำไมองค์กรจึงต้องการ ECM คำตอบที่ง่ายดายที่สุดก็คือเพื่อความคล่องตัวทางธุรกิจนั่นเอง

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-enterprise-content-management