Document Management System คืออะไร

ระบบ Document Management Systems มีประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะในยุคที่ Digital Documents และพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศเป็นตัวแปรสำคัญสำหรับธุรกิจ

Document Management คืออะไร

Document Management คือวิธีที่คุณจัดเรียงไฟล์, จัดเก็บ, เรียกถึงข้อมูล, จัดการ, แชร์ และวิธีที่คุณรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารทางธุรกิจของคุณ บ่อยครั้งสำหรับเทคโนโลยีทางธุรกิจคำว่า Document Management ถูกใช้ในความหมายเดียวกับคำว่า Document Management System

Document Management System คืออะไร

โดยทั่วไปแล้ว Document Management System คือการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยเพื่อให้เอกสารทั้งหมดของคุณซึ่งรวมถึง เอกสารดิจิทัลและเอกสารที่สแกน สามารถจัดเรียง จัดทำดัชนี เก็บถาวร ดึงข้อมูล ทำเครื่องหมาย และแชร์ผ่านสิทธิ์การเข้าถึงที่เข้ารหัสพร้อมการรายงานจากระบบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด

หลายๆ ระบบยังมีฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติอีกด้วย คุณสามารถกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ล่วงหน้าหรือสร้างการกำหนดค่าเฉพาะกิจตามความจำเป็นเพื่อเพิ่มความเร็วให้กับเอกสารดิจิทัลผ่านกระบวนการอนุมัติ ด้วยวิธีนี้เอกสารจะถูกส่งต่อด้วยวิธีการเช่นเดียวกับเอกสารในรูปแบบกระดาษเพียงแต่มันไม่ได้เคลื่อนที่จริงๆ ทางกายภาพเท่านั้นทำให้เกิดความปลอดภัยและง่ายต่อการค้นหามากขึ้น

ทำไมองค์กรถึงเลือก Document Management Systems

Document Management System ให้ประโยชน์หลายประการต่อธุรกิจ

• ทำให้การทำงานนอกออฟฟิศง่ายยิ่งขึ้น เราไม่สามารถเคลื่อนย้ายเอกสารในรูปแบบกระดาษจากที่หนึ่งไปยังอีกทีหนึ่งอย่างรวดเร็วได้ คุณต้องค้นหาไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในพีซี ส่งอีเมลหรืออัปโหลดเพื่อแชร์ การทำงานในลักษณะนี้ทำให้ผลิตภาพลดลงสำหรับทุกคน คนที่ทำงานอยู่ต้องถูกขัดจังหวะจากงานที่ทำอยู่เพื่อมาแชร์ไฟล์ และผู้รับก็ต้องเสียเวลารอ Document Management Systems ช่วยขจัดปัญหาเหล่านี้ ไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยเพียงที่เดียวทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ซึ่งนั่นหมายถึงการที่คุณไม่ต้องเสียเวลารอไฟล์หรือต้องปลีกตัวจากงานที่ทำอยู่เพื่อมาจัดการ
• เพิ่มผลผลิต ไม่ว่าบุคลากรของคุณจะทำงานอยู่ในออฟฟิศ ทำงานที่บ้าน หรือทำงานแบบเคลื่อนที่บนท้องถนน ทุกคนก็สามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ตลอดเวลา เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถเร่งกระบวนการต่างๆ ให้รวดเร็วขึ้นได้
• เสริมสร้างความปลอดภัยในที่ทำงาน Digital Documents ช่วยขจัดความจำเป็นในการเคลื่อนย้ายเอกสาร สร้างการแชร์เอกสารแบบไร้สัมผัส นอกจากนี้ Digital Documents ยังทำให้การทำงานแบบไฮบริดนั้นง่ายดายขึ้น
• ลดการใช้กระดาษ คุณอาจจะยังได้รับเอกสารกระดาษและอาจยังจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษอยู่ แต่การพิมพ์เอกสารในออฟฟิศจำนวนมากจะลดลงเนื่องจาก Digital Document เพียงฉบับเดียวก็สามารถแจกจ่ายทั่วทั้งบริษัทได้
• ควบคุมค่าใช้จ่ายและงบประมาณได้ดีขึ้น จำนวนกระดาษที่น้อยลงก็แปลว่าคุณใช้กระดาษน้อยลง แต่คุณยังประหยัดได้มากกว่านั้น Digital Documents ทำให้คุณใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสารน้อยลงรวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารด้วย คุณจะมีพื้นที่ใช้สอยในออฟฟิศเพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการจัดการออฟฟิศให้เหมาะสมกับการเว้นระยะห่างในปัจจุบันอย่างมาก
• เพิ่มความคล่องตัวทางธุรกิจ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นเคลื่อนที่ด้วยความเร็วของอินเทอร์เน็ต และยังไม่ถูกผูกมัดด้วยข้อจำกัดทางกายภาพ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้เร็วขึ้น สามารถดำเนินการต่อไปได้แม้ว่าออฟฟิศจะปิด ทำให้งานเอกสารเสร็จเร็วขึ้น และปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมธุรกิจได้อย่างรวดเร็วเพราะทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้
• มั่นใจถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจ เอกสารสำคัญจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณและทีมของคุณเสมอไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม การใช้งาน Public Cloud หรือ Private Cloud ช่วยให้คุณทำงานได้จากทุกที่
• การกู้คืนระบบจากความเสียหาย เอกสารที่จัดเก็บแบบดิจิทัลสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วจากการสำรองข้อมูล หากคุณใช้ระบบคลาวด์ด้วยระบบ Redundant คุณก็สามารถเริ่ม Recovery time และ Recovery point ได้ทันทีขึ้นอยู่กับการใช้งานของคุณ
• การกำกับดูแลข้อมูล ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น Version Control ช่วยให้บริษัทติดตามการเปลี่ยนแปลง อายุของเอกสาร และวงจรเอกสารได้ (Version Control ยังช่วยซัปพอร์ตการกู้คืนจากความเสียหายและความต่อเนื่องของธุรกิจด้วย) การมีเอกสารแบบรวมศูนย์ยังช่วยป้องกันการมีเอกสารหลายเวอร์ชันจากพื้นที่ที่แตกต่างกัน ซึ่งกินพื้นที่เซิร์ฟเวอร์หรือฮาร์ดไดรฟ์

Cloud หรือ On-premise Document Management System ระบบไหนที่เหมาะกับคุณ

Cloud Document Management Systems ทำงานอยู่บนคลาวด์เหมือนกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่คุณใช้กับธุรกิจ และเป็นแอปพลิเคชันคลาวด์สาธารณะซึ่งเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต แต่ไม่ใช่ว่าข้อมูลของคุณจะเข้าถึงได้แบบสาธารณะ ทั้งหมดที่คุณและพนักงานของคุณต้องมีเพื่อเข้าถึงระบบคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ประโยชน์ของระบบนี้ประกอบไปด้วย

• ไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ Onsite
• ไม่ต้องใช้ไอทีซัปพอร์ต
• ไม่มีค่าธรรมเนียมการดูแลรักษา มีเพียงค่าบริการ Subscription
• เข้าถึงอย่างปลอดภัยจากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• ตั้งค่าและกำหนดค่าได้อย่างรวดเร็ว
• ข้อมูลทั้งหมดถูกสำรองในศูนย์ข้อมูลที่ปลอดภัย
• ระบบศูนย์ข้อมูลแบบ Redundant ช่วยให้มั่นใจถึงการเข้าถึงที่ต่อเนื่อง
• เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานทั้งในออฟฟิศและนอกออฟฟิศ

On-premise Document Management เป็นการทำงานที่คุณซื้อซอฟต์แวร์และติดตั้งบนเครือข่ายของคุณ ไม่ว่าจะบนเซิร์ฟเวอร์ในออฟฟิศหรือบนคลาวด์ส่วนตัวของคุณ

ทำไมผู้บริโภคจึงเลือกใช้ On-premise Document Management

• นโยบายการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลกำหนดให้คุณต้องเป็นเจ้าของและจัดเก็บซอฟต์แวร์ทั้งหมดภายในเครือข่ายของบริษัท
• มีเจ้าหน้าที่ไอทีและโครงสร้างพื้นฐานพร้อมสำหรับแอปพลิเคชัน การสำรองข้อมูล และสำหรับการเชื่อมต่อ เช่น VPN สำหรับผู้ใช้ระยะไกล
• เหมาะสมกับธุรกิจของพวกเขา

ฟีเจอร์ที่คุณควรพบใน Document Management System

• Security & Access Control ทุกระบบควรต้องมีการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้และมีการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้หลายระดับ เช่น ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการ ผู้ใช้
• Meta Data หรือการทำดัชนี คุณสามารถใช้ข้อมูลสำคัญที่คุณกำหนดกับเอกสารเพื่อทำให้การดึงข้อมูลง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ต้องเก็บสำเนาหลายชุดไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์ลูกค้าตามหมายเลขสัญญาสำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสัญญานั้น
• Search and Retrieval แทนที่จะต้องคลิกผ่านโฟลเดอร์ไฟล์ คุณสามารถคีย์ข้อมูลที่เป็นดัชนีลงในช่องค้นหา และได้รับรายการไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทันที
• Markups เพิ่มไฮไลท์ คัดลอกใหม่ ใช้ตราประทับ และอื่นๆ กับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการ Overlay หรือฝังลงในไฟล์
• Workflow คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารหรือแม้แต่สร้างเวิร์กโฟลว์เฉพาะกิจ (Ad hoc) เพื่อย้ายเอกสารได้ เวิร์กโฟลว์เหล่านี้สามารถเริ่มต้นในขณะที่รับข้อมูลด้วย Intelligent Data Capture หรือเริ่มต้นเมื่อเอกสารถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์
• Document Sharing & Collaboration ส่งลิงก์เอกสารให้เพื่อนร่วมงานหรือดูเอกสารกับร่วมกับสมาชิกในทีมที่อยู่ทั่วโลก
• Capturing and Routing สแกนไฟล์เข้าสู่ระบบ ลากและวางไฟล์จากพีซีหรืออีเมลของคุณ หรือกำหนดเส้นทางจากระบบ Third-party capture systems
• Business Intelligence การเข้าถึงบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญ การรายงานบันทึก และการรายงานอื่นๆ ที่ทำให้คุณสามารถใช้ข้อมูลในเอกสารของคุณและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้เอกสารของคุณ

ธุรกิจต่างๆ ใช้ Document Management Systems อย่างไร

ด้วยฟีเจอร์ที่หลากหลาย วิธีที่คุณจะใช้งานระบบนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ การใช้งานโดยทั่วไปมีดังนี้

• การจัดเก็บและการจัดการ คุณและพนักงานของคุณจะใช้งาน Document Management Systems เหมือนกับตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สแกนเอกสารเข้าสู่ระบบและจัดเก็บเอกสารดิจิทัล ข้อดีที่เหนือกว่าขั้นตอนแบบเดิมๆ ก็คือการทำดัชนีที่ทำให้คุณดึงเอกสารที่คุณต้องการออกมาได้รวดเร็วขึ้น
• ขับเคลื่อนเวิร์กโฟลว์และกระบวนการอนุมัติ เอกสารฝ่ายทรัพยากรบุคคล เช่น การสมัครงาน สามารถตรวจสอบ อนุมัติ และเคลื่อนย้ายได้อย่างปลอดภัย คุณจะมีตัวเลือกไม่จำกัดเมื่อมีเวิร์กโฟลว์
• การสร้างเอกสาร คุณสามารถกรอกแบบฟอร์มได้ ซึ่งเมื่อส่งแล้วก็จะเข้าสู่ระบบการจัดการเอกสารเป็นเอกสารใหม่ และสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ได้
• รีโมทเวิร์ก ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้พนักงานสามารถใช้งานเอกสารได้ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใด

เลือกระบบอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

การเลือกระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมเริ่มต้นด้วยการรับรู้ว่าความต้องการในตอนนี้ของคุณคืออะไร

• คุณต้องการวิธีการจัดการไฟล์และควบคุมการเข้าถึงสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศหรือไม่
• คุณกำลังต้องการเปลี่ยนแปลงการทำงานจากระบบ Paper-based หรือไม่
• จำเป็นต้องมีเวิร์กโฟลว์ใหม่เพื่อจัดการกับสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบันหรือไม่

คำถามที่ควรพิจารณาเมื่อซื้อระบบจัดการเอกสาร

ถึงแม้ว่าระบบ Document Management System อาจจะดูสมบูรณ์แบบแล้ว คุณก็ยังจำเป็นที่จะต้องสอบถามคำถามเหล่านี้ นี่เป็นตัวอย่างคำถามบางส่วนที่จะช่วยในการเริ่มต้น

• เราจะสแกนไฟล์กระดาษเข้าสู่ระบบและจัดทำดัชนีได้อย่างไร
• กระบวนการนำเข้าและจัดทำดัชนีสำหรับเอกสารดิจิทัลเป็นอย่างไร
• สามารถสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์หรือเวิร์กโฟลว์เฉพาะกิจได้หรือไม่
• ระบบนี้ตรงตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณหรือไม่
• ระบบนี้รองรับผู้ใช้งานจำนวนกี่คน มีการจำกัดจำนวนหรือไม่
• การอบรมและการซัปพอร์ตเป็นอย่างไร
• แผนการพัฒนาสำหรับผลิตภัณฑ์เป็นอย่างไร
• ผลิตภัณฑ์มีการผสานการทำงานกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เช่น เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน หรือไม่

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-a-document-management-system