สถานที่ทำงานดิจิทัลคืออะไร

ดังนั้น เมื่อสถานที่ทำงานทางกายภาพลดลงและพนักงานต้องพึ่งพาเทคโนโลยีดิจิทัล สถานที่ทำงานในปัจจุบันจะมีลักษณะอย่างไร?

รูปแบบการทำงานดิจิทัลแบบกระจายตัว ได้กลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้บ่อยในปัจจุบัน หลายคนได้ให้นิยามของการทำงานในลักษณะนี้ไว้ดังนี้:

• แพลตฟอร์มที่ช่วยรักษาประสิทธิภาพการทำงานในกรณีที่ไม่มีพื้นที่ทำงานทางกายภาพ โดยเฉพาะการสื่อสารที่ไร้รอยต่อแม้ทีมงานจะกระจายตัวอยู่ในหลายสถานที่
• Internet of Things หรือ IoT ที่ปรับใช้เฉพาะบริษัท เช่น อินทราเน็ตขององค์กร รวมถึงซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ทั้งหมดที่จำเป็น
• พื้นที่ทำงานเสมือนที่ส่งเสริมการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและสร้างการมีส่วนร่วมในหมู่พนักงาน

ในความเป็นจริง สถานที่ทำงานดิจิทัลเป็นมากกว่าสิ่งที่เข้ามาทดแทนพื้นที่ทำงานทางกายภาพ มันคือรูปแบบการจัดการที่ใช้เทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติเพื่อเชื่อมโยงผู้คนเข้าด้วยกันในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย ทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับบริษัท

คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับ Virtual Workplace หรือ ที่ทำงานเสมือน ซึ่งมีความแตกต่างบางประการจาก Digital Workplace หรือ สถานที่ทำงานดิจิทัล โดยสถานที่ทำงานเสมือนหมายถึงสถานที่ทำงานที่อนุญาตให้ทำงานในหลายสถานที่ทางกายภาพได้ แต่สถานที่ทำงานดิจิทัลเน้นการใช้เทคโนโลยีเพื่อเสริมสร้างการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานในสำนักงาน รวมถึงพนักงานแบบไฮบริด และพนักงานที่ทำงานจากทางไกล

องค์ประกอบของ Digital Workplace

การพัฒนาสถานที่ทำงานดิจิทัลช่วยให้บริษัทสามารถเชื่อมต่อ ทำงาน และสื่อสารกับพนักงาน รวมถึงพันธมิตร และลูกค้าได้ แม้ในเวลาที่พนักงานและลูกค้าจำนวนมากไม่ได้ทำงานในสถานที่เดียวกัน

องค์ประกอบบางประการของ Digital Workplace

เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน

ด้วยเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันในปัจจุบัน พนักงานสามารถทำงานในสถานที่ทำงานดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการทำงานที่สำนักงาน โดยเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันมีหลากหลายรูปแบบ เช่น:

• แอปพลิเคชันอย่าง Google Docs และ Microsoft 365 ที่ช่วยให้สามารถสร้างเนื้อหาร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้จากทุกที่
• แพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอ เช่น Microsoft Teams และ Zoom ช่วยให้การระดมความคิดและการทำงานร่วมกันเป็นไปได้อย่างราบรื่นผ่านการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน แม้พนักงานจะอยู่ห่างไกลกันก็ตาม
• เครื่องมืออย่าง Interactive Whiteboards ที่ช่วยให้สามารถทำงานแบบเรียลไทม์กับสื่อประเภทต่างๆ ได้ และทลายอุปสรรคของการทำงานร่วมกันในระยะไกล

การมีพื้นที่ทำงานดิจิทัลหมายความว่า ในหลายกรณีต้องมีการสื่อสารข้ามระยะทางไกลและหลายเขตเวลา การใช้เครื่องมือดิจิทัลต่างๆช่วยทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ และการใช้งานที่เหมาะสมยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการทำงาน ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม Digital Workplace ไม่ได้มุ่งเน้นเพียงแค่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น

แต่ยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมขององค์กร แม้ในขณะที่พนักงานไม่ได้ทำงานร่วม กันในสถานที่เดียวกัน เครื่องมือเสมือนช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารกันได้อย่างต่อเนื่อง เสริมสร้างองค์ประกอบทางสังคมของสถานที่ทำงาน ซึ่งอาจสูญหายไปได้หากไม่มีการวางแผนที่เหมาะสมในระหว่างการเปลี่ยนผ่านสู่การเป็น Digital Workplace

การประชุมผ่านวิดีโอและห้องประชุมวิดีโอ

Digital Workplace ที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องต้องรองรับทั้งพนักงานในตัวสำนักงาน พนักงานรีโมต และผู้ที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่ รวมถึงลูกค้าและผู้ขายสินค้าหรือบริการด้วย

แล้วองค์กรจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร?

หลายคนเลือกใช้ Cloud Unified Communications Systems ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือการสื่อสารแบบครบวงจรที่รวมถึง:

• เทคโนโลยีแบบเรียลไทม์ เช่น การแชท การส่งข้อความด่วน และการประชุมผ่านวิดีโอ
• เครื่องมือสื่อสารแบบไม่เรียลไทม์ เช่น การส่งแฟกซ์ผ่านคลาวด์ อีเมล และการส่งข้อมูลผ่านจดหมาย

คลาวด์คอมพิวติ้งที่ทำได้ง่าย

คลาวด์คอมพิวติ้ง (Cloud Computing) ทำให้ Digital Workplace เกิดขึ้นได้ตั้งแต่ต้น หากไม่มีระบบคลาวด์ การทำงานจากระยะไกล การทำงานแบบไฮบริด และสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไร้พรมแดนก็อาจเป็นไปไม่ได้

ระบบคลาวด์ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลมีความปลอดภัย โดยย้ายข้อมูลออกจากอุปกรณ์ทางกายภาพที่อยู่ในพื้นที่ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 

แพลตฟอร์ม Software-as-a-Service (SaaS) ที่ช่วยให้พนักงานสามารถใช้งานซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชันใน Digital Workplace ได้จากระยะไกล รวมถึง Virtual Desktops ที่จำลองสภาพแวดล้อมเดสก์ท็อปในรูปแบบดิจิทัล ล้วนขับเคลื่อนและเกิดขึ้นได้ด้วยคลาวด์คอมพิวติ้ง

การสื่อสารที่ปลอดภัยและโครงสร้างพื้นฐานข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูลและการจัดการข้อมูลส่งผลต่อหลากหลายด้านในโครงสร้างพื้นฐาน IT ขององค์กร ตั้งแต่อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ นโยบาย และอื่นๆ ดังนั้นสิ่งนี้จึงเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนา Digital Workplace ที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจคือต้องมั่นใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้องโดยปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ ซึ่งรวมถึงเครือข่ายแบบหลายชั้นและการป้องกันอุปกรณ์ปลายทาง หรือ Endpoint Protection นอกจากนี้ บริษัทควรมั่นใจว่าการสื่อสารมีความปลอดภัย เช่น การใช้ VPN หรือช่องทางการสื่อสารที่รัดกุม

แม้จะมีโครงสร้างพื้นฐาน IT ที่ปลอดภัยที่สุด Digital Workplace ที่สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ ยังคงมีความเสี่ยงต่อภัยคุกคาม ดังนั้นการมีเครื่องมืออย่าง Bull wall Ransomware Containment ที่ช่วยแยกการโจมตีจากแรนซัมแวร์ก่อนที่จะสร้างความเสียหายต่อระบบทั้งหมด จึงกลายเป็นอีกหนึ่งชั้นสำคัญในโครงสร้างพื้นฐานความปลอดภัยทางไซเบอร์

กระบวนการจัดการวิธีการส่งต่อเอกสารภายในองค์กร

บริการระบบการจัดการเอกสารมอบการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย มีศูนย์กลางข้อมูล และกระบวนการทำงานอัตโนมัติ การทำงานแบบอัตโนมัติมีบทบาทสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพของสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด แม้จะมีเพียงพนักงานบางส่วนที่ทำงานในสำนักงาน กระบวนการอัตโนมัติเหล่านี้จะแจ้งเตือนสมาชิกในทีมเมื่อมีงานที่ต้องทำ ในขณะที่การจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ช่วยให้ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถใช้งานเอกสารได้อย่างสะดวก

การสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัล – สำหรับปัจจุบันและอนาคต

เมื่อไม่นานมานี้ หลายบริษัทได้เปลี่ยนเข้าสู่รูปแบบการทำงาน Digital Workplace ตั้งแต่นั้นมาเป็นที่ชัดเจนว่า เมื่อมีการนำไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ Digital Workplace นั้นให้ประโยชน์อย่างมากมาย

การแพร่ระบาดของโรคได้เร่งให้เกิดความต้องการกลยุทธ์ที่ครอบคลุมมากยิ่งขึ้นสำหรับ Digital Workplace และสิ่งนี้ยังคงดำเนินต่อไปในสภาพแวดล้อมที่การทำงานแบบไฮบริด รวมถึงการทำงานจากระยะไกลและการทำงานแบบไร้พรมแดน ได้กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่พบเห็นได้ทั่วไปที่สุด

Ricoh ได้ช่วยองค์กรชั้นนำในหลากหลายอุตสาหกรรมพัฒนาสถานที่ทำงานดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ เพื่อตอบสนองความต้องการทั้งในปัจจุบันและอนาคต

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

สถานที่ทำงานเสมือนคืออะไร?

สถานที่ทำงานเสมือน (Virtual Workplace) คือสถานที่ทำงานที่ไม่ได้อยู่บนพื้นฐานของอาคารหรือสำนักงานทางกายภาพ แต่ใช้เทคโนโลยีเพื่อดำเนินธุรกิจ โดยพนักงานจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ส่งข้อความหากัน และเข้าถึงข้อมูลและแอปพลิเคชันที่จำเป็นต่อการทำงาน

ที่มา:  RICOH USA