อนาคตของสถานที่ทำงานสมัยใหม่จะเป็นอย่างไร?

เมื่อพนักงานมีการทำงานแบบระยะไกลมากขึ้น การใช้สำนักงานทั้งหลายจะตกยุคหรือไม่? 

สิ่งที่เหมือนกันระหว่าง เตียงนอนของคุณ ร้านกาแฟหัวมุมถนน โรงยิม และห้องนั่งเล่นของคุณ คือ ทุกสถานที่ล้วนกลายเป็นสถานที่ทำงานไปเสียแล้ว 

แน่นอนว่าสถานที่เหล่านี้อาจจะไม่ได้มีเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำน้ำเย็น หรือเพื่อนร่วมงานที่ทำป๊อปคอร์นในไมโครเวฟไหม้ แต่ด้วยการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาปรับใช้ ทำให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ตลอดเวลา มีการรายงานว่า ในปี พ.ศ. 2563 แรงงานในสหรัฐฯที่ทำงานระยะไกล จะเพิ่มมากขึ้นเป็น 3 ใน 4 ของจำนวนแรงงานทั้งหมด และจะเพิ่มขึ้นเป็นเกือบ 10 ล้านคนภายใน 4 ปีข้างหน้า 

แนวโน้มเรื่องการเปลี่ยนแปลงของแรงงานในครั้งนี้ส่งผลกระทบทั้งด้านดีและด้านเสียต่อบริษัท ในวันนี้เราไม่ได้มาเพื่อพูดถึงเหตุผลที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง แต่จะมุ่งเน้นไปที่วิธีที่ผลกระทบต่อเรื่องหนึ่ง นั่นคือเรื่อง สำนักงาน นั่นเอง 

ในอนาคต สำนักงานยังมีความจำเป็นอยู่หรือไม่? 

เราควรเริ่มจากการพูดถึงปัญหาที่ยังคงมีอยู่ แต่พวกเราละเลยที่จะแก้มัน นั่นคือ สำนักงานเป็นเรื่องที่ล้าสมัยหรือไม่? 

แน่นอนว่าสิ่งนี้คงเป็นเรื่องแรกที่เรานึกถึงเมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานเป็นแบบระยะไกลมากขึ้น รวมถึงความคิดเรื่องการทำงานจากห้องนอนแทนการทำงานที่สำนักงานแบบแบ่งพื้นที่โต๊ะทำงานด้วยการกั้นเป็นสัดส่วน ซึ่งฟังดูดีมากกว่าอย่างหลัง อย่างไรก็ตามการทำงานระยะไกลนี้ไม่ได้ลบล้างแนวคิดเกี่ยวกับสำนักงานสมัยใหม่ เพียงแต่เป็นไอเดียเก่าว่าสำนักงานสมัยใหม่ควรจะเป็นอย่างไรเท่านั้น 

ปัจจุบันสำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะที่แตกต่างจากสำนักงานเมื่อ 10 ปีที่แล้วเป็นอย่างมาก การจัดสรรพื้นที่แบบแบ่งพื้นที่โต๊ะทำงานด้วยการกั้นเป็นสัดส่วน ได้ถูกแทนที่ด้วยรูปแบบที่เปิดกว้างมากขึ้น บริษัทหลายแห่งได้เริ่มมีการให้สิทธิพิเศษ เช่น อาหารฟรี มีพื้นที่ให้ดูแลเด็กในสำนักงาน ให้สิทธิ์เป็นสมาชิกในสถานที่ออกกำลังกาย และอื่นๆ ไม่เพียงเพื่อดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถที่ดีที่สุดเข้ามาในองค์กร แต่ยังทำให้สภาพแวดล้อมในสำนักงานเต็มไปด้วยพลังและมีความสนุกสนานมากขึ้น สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของแคมเปญที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงแค่ทำให้สถานที่ทำงานเต็มไปด้วยสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างความร่วมมือระหว่างกัน แต่ยังพิสูจน์ให้เห็นถึงคุณค่าในยุคแห่งความคล่องตัวอีกด้วย 

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นได้ 

การจัดพื้นที่ทำงานแบบเปิดกว้างมากขึ้นอาจกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกัน แต่อาจเป็นความท้าทายอย่างมากในเรื่องความเป็นส่วนตัว เราจะใช้พื้นที่ในการทำงานร่วมกับผู้อื่นโดยที่ยังสามารถทำงานแบบมีสมาธิจดจ่อกับงาน พูดคุยในเรื่องที่เป็นความลับทางโทรศัพท์ หรือส่งอีเมลโดยที่ไม่มีใครแอบมองจากทางด้านหลังได้อย่างไร และปัญหาที่สำนักงานแทบทุกที่จะต้องเจอ— คือ เราจะสามารถใช้พื้นที่ที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด  ประหยัดค่าใช้จ่ายในสิ่งที่จำเป็นต้องจ่าย เช่น ค่าเช่าและค่าไฟฟ้า และสร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้พนักงานของคุณทำผลงานได้มากและมีประสิทธิภาพสูงที่สุดได้อย่างไร? 

การแก้ปัญหาเหล่านี้โดยเริ่มที่ "การวัดผล" 

นักจัดสรรพื้นที่การทำงาน 

เนื่องจากการทำงานระยะไกลยังมีดำเนินอยู่ต่อไป จะเห็นได้ว่ามีหลายบริษัทพยายามที่จะลดขนาดสำนักงานและใช้พื้นที่ว่างที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด 

ในขณะเดียวกัน เรายังไม่เคยเห็นบริษัทที่มีชื่อเสียงบริษัทใดเลิกใช้พื้นที่อาคารสำนักงาน  แนวโน้มในการใช้พื้นที่ของอาคารสำนักงานยังคงมีอยู่ต่อไปในอนาคต ไม่สามารถมองข้ามได้ สถานที่สำหรับการประชุมส่วนกลางจึงยังเป็นสิ่งสำคัญ เป็นศูนย์รวมเครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัยซึ่งจำเป็นต่อการทำงานเพื่อให้เกิดผลงานและประสิทธิภาพสูงสุด (โดยเฉพาะเมื่อพิจารณาถึงคุณภาพ Wi-Fi Hotspot ในที่สาธารณะ) ทั้งนี้ ไม่ว่าเทคโนโลยีสื่อสารร่วมกันของเราจะก้าวหน้าไปขนาดไหน การสื่อสารแบบพบปะ แบบตัวต่อตัว  ยังคงเป็นเรื่องจำเป็นเสมอ 

องค์กรที่กำลังพิจารณาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงพื้นที่ทำงานไม่เพียงแต่ควรที่จะวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น  แต่ยังควรที่จะทำงานร่วมกับพันธมิตรทางธุรกิจที่น่าเชื่อถือในการให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับการจัดสรรพื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด 

ที่มา:  RICOH USA