ไปให้ถึงเป้าหมาย ด้วย Enterprise Content Management Systems

 องค์กรควรปรับตัวอย่างไรในยุคดิจิทัล ที่การส่งต่อข้อมูลเป็นเรื่องง่าย? 

ปัจจุบันนี้ องค์กรที่มีนวัตกรรมล้ำที่สุดยังต้องเผชิญกับปัญหาด้านข้อมูล ทั้งการจัดเก็บข้อมูลไว้มากเกินไป บางแผนกไม่สามารถแชร์ข้อมูลกับทั่วทั้งองค์กรได้ ไปจนถึงการทำงานที่ไร้ประสิทธิภาพ เพราะบริษัทอาจจะลงทุนกับการจัดเก็บข้อมูลไปมาก แต่ไม่กลับไม่สามารถสร้างระบบจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพได้ ทำให้ยิ่งมีข้อมูลเยอะเท่าไร ความสามารถในการจัดการก็ยิ่งถดถอย 

ในยุคนี้ กลยุทธ์การจัดการข้อมูลขององค์กรจะประสบความสำเร็จหรือไม่ มีตัวตัดสินเพียงอย่างเดียว คือ ‘โครงสร้าง’ ซึ่งคุณจะต้องวางแผนการจัดเก็บข้อมูลภายในทีมของคุณให้ดีและเป็นระบบ 

ระบบ Enterprise Content Management (ECM) จะช่วยคุณสร้างศูนย์จัดเก็บข้อมูลกลางและจัดการกระบวนการส่งต่อข้อมูล หากองค์กรมีระบบ ECM ที่จัดวางมาเป็นอย่างดี พนักงานจะ่สามารถส่งข้อมูลไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องและจัดเก็บข้อมูลในระบบได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย ที่สำคัญที่สุดคือคุณจะสามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้น 

ระบบ ECM จะช่วยให้องค์กรของคุณไปถึง 4 เป้าหมาย ซึ่งได้แก่ 

1. เพิ่มประสิทธิภาพ 

ระบบ Enterprise Content Management ช่วยเพิ่มกำไรและลดต้นทุน หากรวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวแล้ว คุณก็จะไม่เสียเวลาและเงินกับการจัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนอีกต่อไป และพนักงานในองค์กรก็จะเรียนรู้ได้ไวขึ้นด้วย เพราะเมื่อคุณแชร์ข้อมูลได้มากขึ้น พนักงานจะสามารถสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ เพื่อขับเคลื่อนนวัตกรรมได้  

2. วางระบบความปลอดภัย 

ความปลอดภัยของข้อมูลจะกลายเป็นจุดอ่อน หากพนักงานแต่ละคนใช้อุปกรณ์ของตัวเองในการทำงาน แม้ว่าผู้บริหารจะสนับสนุนวัฒนธรรม bring-your-own-device (BYOD) เพื่อให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงาน แต่พวกเขาคงอดไม่ได้ที่จะเป็นกังวลกับความเสี่ยงที่อาจตามมา เพราะเมื่อพนักงานใช้อุปกรณ์ที่แตกต่างกันในการแชร์ข้อมูล พวกเขาอาจเปิดช่องโหว่ในระบบได้โดยไม่ตั้งใจ ซึ่งระบบ Enterprise Content Management จะช่วยลดความเสี่ยงนี้ด้วยการสร้างศูนย์จัดเก็บข้อมูลกลาง ทำให้มาตรฐานด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่ตั้งไว้ถูกปรับใช้กับทุกอุปกรณ์ 

3. ปรับปรุงการจัดการเอกสาร 

การจัดการเอกสารถือเป็นงานหินขององค์กรขนาดใหญ่หลายแห่ง ตัวอย่างเช่น หากทีมผลิตภัณฑ์แชร์ข้อมูลรายละเอียดผลิตภัณฑ์กับทีมไอที แล้วเปิดให้หลายคนเข้าถึงเอกสารได้ ก็เป็นไปได้สูงที่คนจะเข้าไปแก้เอกสารซ้ำซ้อนกัน ซึ่งอาจทำให้การแก้ไขบางเวอร์ชันหายไป การควบคุมเวอร์ชันของเอกสารจึงเป็นสิ่งที่ท้าทายมาก  

แต่คุณแก้ปัญหานี้ได้ง่ายๆ ด้วยระบบ Enterprise Content Management ที่ทำให้คุณมองเห็นได้ว่าใครกำลังเข้าถึงเอกสารอะไรและแก้ไขอย่างไรบ้าง นอกจากนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบการแก้ไขเอกสารได้เอง คุณจึงสามารถโฟกัสกับตัวงานมากกว่าจะคิดมากกับการหาคำตอบว่าใครแก้ไขเอกสารและแก้เมื่อไร 

4. ทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นอัตโนมัติ 

ระบบ Enterprise Content Management จะช่วยจัดการรายละเอียดต่างๆ ในกระบวนการทางธุรกิจเอง ให้พนักงานมีเวลาใช้ความคิดสร้างสรรค์และเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน เมื่อพวกเขาใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลน้อยลง ก็จะมีเวลาขยับขยายธุรกิจและคิดค้นกลยุทธ์เพิ่มขึ้น 

ด้วยฟีเจอร์การจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติและการจัดการเอกสารสัญญา พนักงานจะเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างราบรื่น และทำให้ทั่วทั้งองค์กรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ฝากไว้ให้คิด 

ระบบ Enterprise Content Management สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการและเป้าหมายขององค์กร ก่อนที่คุณจะเลือกใช้ระบบนี้ คุณควรพิจารณา Learning Curve ขององค์กร และตั้งความคาดหวังให้สูงขึ้นไป แน่นอนว่า การปรับใช้ระบบ ECM ยังมีความท้าทายรออยู่มากมาย คุณจึงต้องวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์ให้ชัดเจนก่อนที่จะนำระบบนี้ให้พนักงาน้ใช้งาน เมื่อทุกอย่างเข้าที่เข้าทางแล้ว ไม่ว่าใครในองค์กรก็จะใช้ระบบนี้ได้อย่างคล่องแคล่ว 

ไม่ว่าจะองค์กรใด ก็ควรตื่นตัวพร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลงเสมอ เริ่มใช้ระบบ Enterprise Content Management เพื่อการทำงานที่ดีขึ้น 

ที่มา:  RICOH USA