รายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Microsoft Teams

เครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams® ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้ทุกที่ เป็นวิธีการที่ดีที่ทำให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมาทำงานร่วมกันได้ ไม่ว่าจะทำงานจากระยะไกลหรืออยู่ระหว่างการเดินทางก็สามารถทำงานด้วยกันได้

พนักงานของคุณสามารถเชื่อมต่อกันผ่านการโทรด้วยเสียง วิดีโอ หรือแชทสั้นๆเพื่อหาคำตอบได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ของเครื่องมือแบบ Microsoft Teams ไม่เพียงเอื้ออำนวยให้เกิดการทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังสามารถสร้างรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์มของพนักงานอีกด้วย 

ฟีเจอร์การสร้างรายงานเกี่ยวกับการใช้งานสามารถทำได้จาก Microsoft 365 Admin Center โดยมีรายละเอียดที่สามารถดูได้ดังนี้:

• จำนวนผู้ใช้งานที่มีการโต้ตอบผ่านช่องแชท
• ผู้ใช้งานที่ใช้งานการแชทแบบส่วนตัว
• ผู้ใช้งานที่มีการโทรและใช้เครื่องมือการประชุมของแพลตฟอร์ม

คุณสามารถดูข้อมูลเหล่านี้ได้ทั้งในระดับองค์กรโดยรวมหรือในระดับผู้ใช้งานรายบุคคล หากต้องการวิเคราะห์การใช้งานในลักษณะนี้

การสร้างรายงานเกี่ยวกับการใช้งานที่เข้าใจง่ายทำให้บริษัทมีข้อมูลที่มีค่ามากมายในการวิเคราะห์

ข้อมูลสำคัญในรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ใน Microsoft Teams®

เมื่อคุณเรียกใช้รายงานกิจกรรมของผู้ใช้จาก Microsoft 365 Admin Center คุณจะสามารถเห็นกราฟแท่งบนหน้าเว็บเพจ และในหน้าเดียวกันนั้น คุณก็จะสามารถเห็นข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้:

ช่วงเวลาการใช้งาน

คุณสามารถดูข้อมูลกิจกรรมการใช้งานเป็นระยะเวลา 7, 30, 90, หรือ 180 วันได้ กราฟจะมีการระบุระยะเวลาที่เลือกไว้ อย่างไรก็ตามจะมีตารางด้านล่างที่แสดงข้อมูลย้อนหลัง 30 วัน จนถึงวันที่สร้างรายงาน

ประเภทกิจกรรม

สามารถดูปริมาณการใช้งานตามประเภทกิจกรรม เช่น การแชทระหว่างทีม การสนทนาส่วนตัว การโทรและการประชุม

วิเคราะห์การใช้งานของพนักงาน

สามารถดูประเภทของกิจกรรมมีผู้ใช้งานและช่วงเวลาการใช้ที่มากที่สุด

รายละเอียดในตาราง

ข้อมูลแบบตารางจะช่วยให้คุณปรับแต่งข้อมูลที่ต้องการเห็นโดยการเพิ่มหรือลบคอลัมน์ คุณสามารถดูข้อมูลต่อไปนี้ในตารางได้:

• ชื่อผู้ใช้ (Username) และอีเมลของผู้ใช้
• วันที่ทำกิจกรรมล่าสุด (Last Activity Date) คือวันที่ผู้ใช้งานมีกิจกรรมครั้งล่าสุด
• ข้อความในทุกช่องทาง (Channel messages) คือข้อความที่ผู้ใช้งานมีการโพสต์ในระยะเวลาที่กำหนด
• ข้อความแชท (Chat messages) คือจำนวนข้อความส่วนตัวที่ส่งไปยังผู้ใช้งานอื่น
• การโทร (Calls) คือจำนวนการโทรในช่วงเวลาที่ระบุ
• การประชุม (Meetings) คือจำนวนการเข้าร่วมประชุมออนไลน์
• กิจกรรมอื่นๆ รวมถึงการกดถูกใจข้อความ ไฟล์การทำงาน และการค้นหาข้อมูลต่างๆในทีม

บันทึกเกี่ยวกับข้อมูลผู้ใช้และความเป็นส่วนตัว:

• คุณสามารถดาวน์โหลดรายงานเป็นไฟล์ .csv (Excel) เพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้
• หากองค์กรของคุณมีนโยบายความเป็นส่วนตัวเกี่ยวกับข้อมูลของพนักงาน คุณสามารถปรับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเพื่อซ่อนข้อมูลของผู้ใช้งานได้
• องค์กรที่มีผู้ใช้งาน 2,000 คนขึ้นไป จะต้องส่งออกข้อมูลไปยัง Excel เพื่อเรียงลำดับและกรองข้อมูล ส่วนองค์กรที่มีผู้ใช้งานน้อยกว่า 2,000 คน สามารถตารางเองใน Microsoft 365 Admin Center 

ที่มา:  RICOH USA