เครื่องมือสำหรับพนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกล

เสริมสร้างการมีส่วนร่วมของทีมในช่วงปฏิบัติงานทางไกล

การจัดการพนักงานนั้นมาพร้อมกับความท้าทายที่ซับซ้อนในการจัดการให้ทุกคนเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันแม้ว่าจะใช้การจัดการรูปแบบใหม่ก็ตาม เพื่อรักษาการทำงานทางไกลให้เกิดประสิทธิภาพอย่างเต็มที่นั้น พวกเขาต้องการเครื่องมือและทรัพยากรที่เหมาะสมที่จะช่วยลดระยะเวลาของขั้นตอนต่างๆ และให้การเข้าถึงข้อมูลเมื่อพวกเขาต้องการไม่ว่าจะที่ไหนและเมื่อไหร่ก็ตาม

มีการคาดการณ์ว่า 73% จากทีมทั้งหมดจะมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ในสิบปีข้างหน้า แล้วธุรกิจของคุณมีความพร้อมเพื่อรองรับรูปแบบการทำงานใหม่ของพนักงานเหล่านี้หรือไม่

• การร่วมงาน 86% ของพนักงานและผู้บริหารกล่าวถึงการขาดการทำงานร่วมกันหรือการสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพสำหรับการทำงาน
• การจัดการเอกสาร 88% ของพนักงานออฟฟิศกล่าวถึงความต้องการแพลตฟอร์มการค้นหาแบบรวมศูนย์ที่เชื่อถือได้ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น
• ผลผลิตและการมีส่วนร่วม 46% ของพนักงานกล่าวว่าการค้นหาเอกสารที่พวกเขาต้องการนั้นต้องใช้เวลาและค่อนข้างยุ่งยาก

โซลูชันที่ง่ายดาย

การที่พนักงานยังคงใช้แนวทางการทำงานในรูปแบบ “ทำงานจากที่ไหนด้วยอุปกรณ์ใดก็ได้” นั้น ธุรกิจต่างๆ จึงต้องการโซลูชันบริการคลาวด์ที่เชื่อถือได้ ความสมดุลระหว่างเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ, โซลูชันการจัดการเอกสาร และบริการคลาวด์เบส คือสิ่งที่ทีมของคุณต้องการเพื่อคงความสามารถและการมีส่วนร่วมของทีม

เครื่องมือที่คุณจำเป็นต้องใช้

สร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกลด้วยการทำงานร่วมกัน

เมื่อสมาชิกในทีมไม่ได้ทำงานจากสถานที่เดียวกันแล้ว เครื่องมือที่สร้างการมีส่วนร่วมและการสื่อสารนั้นมีความสำคัญเป็นอันดับต้น นี่คือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อที่จะรักษาความเคลื่อนไหวของข้อมูลและรายได้

• ระบบคลาวด์เบสที่สามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ตลอดเวลาอย่างปลอดภัย
• แพลตฟอร์ม Complete Access Enterprise ที่ช่วยให้สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ: อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การประชุมออนไลน์ และการแชร์ไฟล์บนคลาวด์ส่วนบุคคล
• ความคุ้นเคย โซลูชันเบ็ดเสร็จแบบเรียบง่ายหมายถึงการยอมรับของผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น 

83% ของพนักงานพึ่งพาเทคโนโลยีสำหรับการทำงานร่วมกัน

Microsoft 365 และ Teams

การออกแบบเพื่อให้เข้ากันกับแต่ละความต้องการของธุรกิจ Microsoft 365 ได้รวมแอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดเข้ากับบริการระบบคลาวด์อันทรงพลัง การจัดการอุปกรณ์ และการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงในการเชื่อมต่อเดียว

ขณะนี้ผู้ใช้ Microsoft 365 คิดเป็นมากกว่าครึ่งหนึ่งของ 81% ขององค์กรทั้งหมดเปลี่ยนไปใช้บริการระบบคลาวด์

การ Subscription Microsoft 365 นั้นแสดงให้เห็นถึงการเพิ่ม ROI ในด้านบวกภายใน 13 เดือนของการลงทุน 

Microsoft Teams ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 นั้นสามารถเชื่อมต่อทีมของคุณทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย ทำให้คุณสามารถประชุมผ่าน Video conference, แชร์สกรีน, แชร์ไฟล์, และแช็ตหากันได้

75 ล้านคน มีผู้ใช้งาน ณ เดือนเมษายน 2020

2 ใน 3 ของผู้ใช้งาน Teams  โต้ตอบหรือทำงานร่วมกับไฟล์ภายในแอปพลิเคชันด้วย

เราได้เห็น Digital Transformation ที่ต้องใช้ระยะเวลาในการเปลี่ยนแปลงถึงสองปีภายในระยะเวลาเพียงแค่สองเดือน กล่าวคือตั้งแต่การทำงานเป็นทีมและการเรียนรู้ทางไกล การขายและการบริการลูกค้า ไปจนถึงโครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์ที่สำคัญและการรักษาความปลอดภัย เราทำงานร่วมกับลูกค้าทุกวันเพื่อช่วยให้พวกเขาปรับตัวและเปิดกว้างสำหรับโลกธุรกิจที่ทุกสิ่งสามารถปฏิบัติงานจากที่ไหนก็ได้

Sayta Nadella, CEO Microsoft, เมษายน 2563 

รักษาการไหลเวียนของข้อมูลด้วยการจัดการเอกสาร

ปัญหาด้านเอกสารคิดเป็นกว่า 21% ของการสูญเสียผลิตภาพรายวัน

การจัดเก็บและเรียกคืนเอกสารด้วย DocuWare

การแก้ปัญหาการแผ่ขยายเนื้อหานั้นพูดง่ายแต่ทำยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับทีมที่ทำงานทางไกล ด้วยบริการจาก DocuWare คุณจะได้รับการบูรณาการที่สามารถปรับขนาดได้ ปลอดภัย และราบรื่นกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ และช่วยอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลที่ทีมของคุณต้องการได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

หลายๆ บริษัทยังยึดการทำงานบนกระดาษเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น เอกสารเบิกประกันภัย, คำสั่งซื้อ, การบริการลูกค้า และเอกสารโครงการ เมื่อพิจารณาจากสถานการณ์ปัจจุบันแล้ว นี่เป็นกลยุทธ์ที่เสี่ยงเป็นอย่างมาก องค์กรต้องการกระบวนการอัตโนมัติที่คล่องตัวเพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพสำหรับช่วงบรรยากาศที่ท้าทายนี้

Dr. Michael Berger, President, DocuWare

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสารได้ถึง 40%

การใช้งานโซลูชันการจัดการเอกสารช่วยให้บริษัทลดความผิดพลาดได้ถึง 30%

เอกสารเวิร์กโฟลว์และความพร้อมใช้งานของข้อมูล

Smart Integration Solutions

ใช้ประโยชน์จากเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันได้มากขึ้น ด้วย Ricoh’s Smart Integration Solutions พนักงานของคุณสามารถส่งต่อเอกสารได้อย่างถูกที่ ถูกฟอร์แมทด้วยชื่อไฟล์ที่ถูกต้องด้วยการสั่งงานอย่างง่ายดายจากสมาร์ตโฟนและแท็บเล็ต

• ด้วยการใช้งานระบบอัตโนมัติสำหรับงานบางประเภท เช่น สแกน, อีเมล, ดาวน์โหลด และการจัดไฟล์ บริษัทสามารถเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานได้ ที่จริงแล้ว 89% ของพนักงานเชื่อว่าขั้นตอนอัตโนมัตินั้นทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
• แปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลและส่งตรงไปยังพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานทางไกล กลับเข้าออฟฟิศ หรืออยู่ที่ใดก็ตาม คุณควรจัดหาเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้พวกเขารู้สึกมีอำนาจและมีส่วนร่วม เปลี่ยนความท้าทายให้เป็นโอกาสเพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถเติบโตต่อไปได้

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/tools-for-remote-teams