ถึงเวลาก้าวเข้าสู่ดิจิทัล: ทำไมกระดาษจึงมีความปลอดภัยน้อยกว่าที่คุณคิด

การละเมิดข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลอาจจะเป็นข่าวดังถึงขั้นขึ้นหน้าหนึ่งบนหนังสือพิมพ์ได้ แต่หากเป็นการละเมิดข้อมูลในรูปแบบทางกายภาพแล้วนั้นมันจะร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณมากกว่านั้นเสียอีก แฮกเกอร์ การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล DDoS ฟิชชิ่ง แค่ได้ยินชื่อเหล่านี้ก็ทำให้หัวหน้าแผนกไอทีกลัวได้แล้ว เมื่อพิจารณาจากความถี่ที่คุณได้ยินเกี่ยวกับการละเมิดข้อมูลในข่าวแล้ว นั่นเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลขององค์กรจึงเสี่ยงต่อการถูกโจมตีมากที่สุด อย่างไรก็ตามนอกจากการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลทางดิจิทัลแล้ว มีภัยคุกคามที่ร้ายแรงกว่านั้นต่อองค์กรของคุณซึ่งซ่อนอยู่ใกล้ๆ คุณนั่นคือ “กระดาษ”

เอกสารรูปแบบกระดาษนั้นไม่สามารถตรวจสอบติดตามได้ ด้วยการละเมิดข้อมูลแบบดิจิทัล มันง่ายอย่างยิ่งที่จะตรวจสอบว่าเอกสารฉบับใดถูกละเมิดข้อมูล และมิจฉาชีพเข้าถึงเอกสารและข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างไร

ความกังวลด้านดิจิทัล

ไม่ใช่ว่าการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลในรูปแบบดิจิทัลนั้นไม่สำคัญต่อองค์กรของคุณ มันสำคัญอย่างมากและคุณก็จำเป็นต้องมีแผนเพื่อป้องกันและรับมือต่อการโจมตีนี้ด้วย ในขณะที่ความปลอดภัยทางด้านดิจิทัลเป็นกุญแจสำคัญของกลยุทธ์ทางธุรกิจสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ แต่มีบริษัทเพียงไม่กี่แห่งที่มีแผนรักษาทรัพย์สินในรูปแบบกระดาษขององค์กรของตนให้ปลอดภัย นอกจากการเก็บใส่ตู้เอกสารและล็อกกุญแจไว้ แต่ละอุตสาหกรรมล้วนมีประเภทของข้อมูลที่แตกต่างกันออกไป หลายๆ แห่งยังคงลังเลที่จะเปลี่ยนไปใช้เอกสารในรูปแบบอื่นนอกเหนือจากกระดาษด้วยเหตุผลหลายประการ

การทำ Digitization นั้นอาจจะใช้เวลามากและหลายๆ ธุรกิจก็ไม่ต้องการที่จะลงทุนกับสิ่งนี้เมื่อพวกเขามีการจัดเก็บข้อมูลอยู่แล้ว เมื่อการทำ Digitization เสร็จสมบูรณ์ พนักงานจำเป็นต้องได้รับการอบรมวิธีการเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการ พวกเขารู้สึกสบายใจที่มีสำเนาเอกสารที่จับต้องได้อยู่ในมือแทนการค้นหาไฟล์บนแท็บเล็ต และแน่นอนว่าพวกเขากังวลต่อเรื่องการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลด้วย ถึงแม้ว่าความกังวลเหล่านี้ก็อาจจะสมเหตุสมผล แต่มันก็ไม่ควรเป็นเหตุผลที่หยุดคุณไม่ให้ก้าวไปสู่ดิจิทัล

ปัญหาเกี่ยวกับการใช้กระดาษ

การเก็บข้อมูลสำคัญของบริษัทไว้ในรูปแบบกระดาษมีข้อเสียมากมายซึ่งสามารถนำไปสู่ปัญหาใหญ่ต่อธุรกิจของคุณได้ดังนี้

• ขาดการติดตาม เอกสารรูปแบบกระดาษนั้นไม่สามารถตรวจสอบติดตามได้ ด้วยการละเมิดข้อมูลแบบดิจิทัล มันง่ายอย่างยิ่งที่จะตรวจสอบว่าเอกสารฉบับใดถูกละเมิดข้อมูล และมิจฉาชีพเข้าถึงเอกสารและข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างไร
• คำนึงถึงเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต ข้อดีของเอกสารดิจิทัลนั้นคือการลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารและยังลดการสูญหายและความเสียหายที่อาจเกิดจากอัคคีภัยหรืออุทกภัย แต่เมื่อคุณใช้งานโครงสร้างพื้นฐานบนคลาวด์ หรือเมื่อสำรองข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลแล้ว ข้อมูลเหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายแม้ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ
• กฎระเบียบต่างๆ มีกฎระเบียบมากมายเพื่อปกป้องข้อมูลดิจิทัลหรือสิทธิส่วนบุคคลของลูกค้าโดยเฉพาะในด้านสาธารณสุข ในขณะที่การใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษนั้นไม่มีกฎระเบียบต่างๆ เหล่านี้คอยควบคุม มีการโต้แย้งอย่างหนักแน่นว่าในขณะนี้การปกป้องข้อมูลของเอกสารดิจิทัลนั้นแข็งแกร่งกว่าข้อมูลแบบกายภาพอย่างมาก

ก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงมาสู่รูปแบบดิจิทัลนั้นใช้เวลาและต้องมีการวางแผน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่แข็งแกร่งเพื่อช่วยให้พนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงและพัฒนา "วัฒนธรรมการเรียนรู้" ที่จะสร้างการยอมรับและทำให้เกิดนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง ควรมีการสำรองข้อมูลบนกระดาษก่อนที่เอกสารเหล่านั้นจะถูกทำลาย ซึ่งแต่ละสายผลิตภัณฑ์ก็ควรมีแผนของตนเองในการเปลี่ยนมาเป็นระบบอัตโนมัติและดิจิทัล เพื่อให้ทุกแผนก ตั้งแต่แผนกทรัพยากรมนุษย์ ไปจนถึงแผนกบัญชีสามารถทำการเปลี่ยนแปลงและเห็นประโยชน์ได้ทันที

หลายบริษัทอ้างถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เพิ่มขึ้นของดิจิทัล ซึ่งเป็นสาเหตุว่าทำไมพวกเขาจึงเลือกที่จะแปลงข้อมูลทางกายภาพให้เป็นดิจิทัลและเลิกใช้กระดาษ และด้วยแรงงานที่มีรูปแบบการทำงานแบบเคลื่อนที่มากขึ้น ทำให้จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องใช้การทำงานแบบดิจิทัลนี้เพื่อทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ไหนเวลาใดก็ได้เพื่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด เมื่อพิจารณาถึงความท้าทายด้านความปลอดภัยของการทำงานบนกระดาษแล้ว เห็นได้ชัดเลยว่ามันถึงเวลาที่คุณต้องเปลี่ยนแปลงแล้ว

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/time-to-go-digital-why-paper-is-less-secure-than-you-think