3 ประเด็นที่ควรคุยกันในทีมระหว่างการปฏิวัติทางดิจิทัล

แต่ละบริษัทล้วนมีเหตุผลของตัวเองที่ผลักดันการปฏิวัติทางดิจิทัลในองค์กรและการปฏิรูปแต่ละอย่างนั้นมักเฉพาะเจาะจงไปยังแต่ละบริเวณหรือแผนกด้วย ตัวอย่างเช่น ธุรกิจหนึ่งอาจให้ความสำคัญกับการแปลงกระบวนการรับส่งเมล์เพื่อให้พนักงานได้รับเมล์ภายในบริษัทในเวลา ตำแหน่ง และรูปแบบที่เหมาะสม ขณะที่อีกบริษัทอาจริเริ่มการประหยัดกระดาษเพื่อแข่งขันด้านความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมกับคู่แข่ง เป็นต้น

แต่ก็มีหลายบริษัทที่ตัดสินใจปฏิวัติทางดิจิทัลทั่วทั้งองค์กร โดยทำกับทุกแผนก ทุกสาขา ด้วยเป้าหมายเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานได้เร็วมากยิ่งขึ้นผ่านการสนับสนุนให้พนักงานใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัล อันนำไปสู่ความสามารถในการผลิต และประสิทธิภาพโดยรวมที่เพิ่มขึ้นทั้งองค์กรเช่นกัน

ทั้งนี้ ทาง RICOH มองว่ากระบวนการปฏิวัติทางดิจิทัลนั้น ควรมีการพูดคุยทำความเข้าใจอยู่ 3 ประเด็น เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรกำลังก้าวไปสู่ทิศทางที่ถูกต้อง ดังต่อไปนี้

1. การระบุหาระดับความพร้อมของการปฏิวัติทางดิจิทัล

ศาสตราจารย์ด้านไอทีให้ความหมายของระดับความพร้อมนี้ไว้ว่า “เป็นกระบวนการของบริษัทในการเรียนรู้ที่จะตอบสนองอย่างเหมาะสมต่อสภาพแวดล้อมทางดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันสูง” ซึ่งการวิเคราะห์ว่าบริษัทกำลังอยู่ในจุดไหนของขั้นตอนการปฏิวัติทางดิจิทัลนั้นจะช่วยให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับระดับการเปิดรับของตนเองเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งที่กำลังบุกตลาดด้วยผลิตภัณฑ์ บริการ และกระบวนการที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ซึ่งการคุยกันในหัวข้อนี้จะทำให้เข้าใจถึงวิธีการก้าวไปข้างหน้าเพื่อแข่งกับบริษัทคู่แข่งเหล่านี้ด้วย

โดยที่ผู้นำขององค์กรควรร่วมมือกับฝ่ายไอทีอย่างใกล้ชิดในการประเมินความสามารถของพนักงานในการใช้เทคโนโลยีในด้านต่างๆ เช่น

- การสื่อสาร เคลื่อนย้ายข้อมูลและแสดงความคิดเห็น
- การประสานงานทั้งภายในสำนักงาน และจากระยะไกล
- การส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการ
- การสื่อสารกับพาร์ทเนอร์และลูกค้า

บางบริษัทอาจจะพบว่ามีการใช้กระดาษและตู้เก็บเอกสารมากจนเกินไป และไม่มีเทคโนโลยีมากพอที่จะสนับสนุนพนักงานในการจัดการเอกสารในระบบดิจิทัล บางบริษัทอาจจะเห็นว่ามีเทคโนโลยีเพียงพอแล้วที่จะทำเช่นนั้น ซึ่งบริษัทเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงระดับความเข้าใจในเทคโนโลยีที่สูงกว่าบริษัทที่ใช้กระดาษเป็นหลัก ในขณะที่เรียนรู้ในกระบวนการทำงานอยู่นั้น พวกเขาอาจจะเลือกวิธีที่ช่วยสร้างระบบอัตโนมัติ โดยการข้อมูลทางดิจิทัลที่มีอยู่ ในขณะที่บริษัทที่ยังใช้กระดาษเป็นหลักนั้นอาจจะเริ่มการเปลี่ยนแปลง โดยการมุ่งเน้นไปที่การลดการใช้กระดาษผ่านกระบวนการที่ทำให้เป็นระบบดิจิทัล

คำถามดังต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเดินบนเส้นทางที่เหมาะกับองค์กรของคุณที่สุด

- การปฏิวัติควรถูกจำกัดอยู่แค่เพียงหนึ่งหรือสองขอบเขต หรือควรมีขอบเขตกว้างกว่านั้น
- ตำแหน่งของพนักงานในบริษัทจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
- กระบวนการทำงานและขอบเขตด้านไหนในธุรกิจของคุณที่จะได้รับผลกระทบจากการปฏิวัตินี้

คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุระดับความเชี่ยวชาญทางด้านดิจิทัลของพนักงานได้ โดยการจัดหาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการอบรมการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่จะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาในการก้าวสู่ Digital Transformation

2. ยกระดับความสามารถในการทำงานโดยส่งเสริมทักษะของพนักงานให้มีความหลากหลายมากขึ้น

เราควรเริ่มจากการถามคำถามดังต่อไปนี้

เราจะสามารถช่วยให้พนักงานของเรามีทักษะที่หลากหลายได้อย่างไร

โดยจากการวิจัยของ Gallup พบว่า มีแค่หนึ่งในสามของพนักงานในสหรัฐฯ ที่รู้สึกมีส่วนร่วมในงาน ซึ่งมีสาเหตุมาจากความคาดหวังในการใช้เทคโนโลยีที่สะดวกสบาย และตอบสนองความต้องการของตัวพนักงานเองในการใช้อุปกรณ์พกพาหรือสมาร์ทโฟนส่วนตัวได้อย่างมีความสุข แต่องค์กรไม่มีเครื่องมือที่เปิดให้พนักงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง หรือทำงานรูปแบบต่างๆ รวมทั้งส่งเสริมการสร้างนวัตกรรมด้วยการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกอย่างสะดวกได้

สรุปก็คือ ถ้าพนักงานไม่ได้รับการส่งเสริมให้ทำงานได้อย่างรวดเร็ว และแบ่งปันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ก็จะถูกบั่นทอนกำลังใจในที่สุด ดังนั้น การยกระดับประสิทธิภาพการทำงานจึงทำได้ตั้งแต่การเปลี่ยนงานที่ทำซ้ำๆ เป็นกิจวัตรให้เป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อลด “ภาระงานที่วุ่นวาย" ซึ่งจะทำให้พนักงานมีเวลาทุ่มกับงานที่ควรทำเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัทมากขึ้น ไปจนถึงการจัดหาเครื่องมือทางดิจิทัลที่ช่วยให้พนักงานมีความสามารถมากขึ้นตามบทบาทหน้าที่ของตนเอง เป็นต้น

ในโลกดิจิทัลทุกวันนี้ พนักงานจำเป็นต้องมีทักษะที่หลากหลาย เพื่อที่องค์กรจะสามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ โดยเฉพาะพวกที่จะเข้ามา disrupt ตลาด ในการเพิ่มทักษะของพนักงานนั้น ถือว่าคุณได้ช่วยให้พวกเขาเป็นพาร์ทเนอร์ในการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น ทั้งกับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ทางธรุกิจ ซึ่งจะช่วยพัฒนาโอกาสขององค์กรในการ disrupt ตลาดและเป็นผู้นำในกลุ่มธุรกิจนั้น

3. การเปลี่ยนวิธีคิดเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

เวลาที่เรากำลังอยู่ในกระบวนการปฏิวัติทางดิจิทัลนั้น อุปสรรคสำคัญมักเป็นเรื่องของทัศนคติ หรือมุมมองเกี่ยวกับการบริหารจัดการข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่แล้วมักมีแนวโน้มที่จะวิตกกังวลกับเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล และการสอดคล้องตามมาตรฐานและข้อกฎหมาย แต่ในความเป็นจริงแล้ว การปฏิวัติทางดิจิทัลให้ประโยชน์ได้มากกว่าการถูกจำกัดภายใต้อคติดังกล่าวหลายเท่าตัว

โดยเราควรให้ความสำคัญกับประเด็นการบริหารจัดการที่ตัวบุคคล, กระบวนการทำงาน, และเทคโนโลยี มากกว่าเรื่องความปลอดภัยและการสอดคล้องตามข้อกำหนด เช่น

- การพิจารณาว่านโยบายหรือวิธีปฏิบัติงานใดที่ช่วยส่งเสริมความเป็นหนึ่งเดียวกันทั้งบริษัทได้
- นโยบายและกระบวนการทำงานดังกล่าวจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อรองรับการปฏิวัติทางดิจิทัลหรือไม่ และบุคคล กระบวนการ
- พนักงาน กระบวนการทำงาน และเทคโนโลยีที่มีอยู่ปัจจุบันนั้นได้รับการบริหารจัดการทั่วทั้งองค์กรอย่างไร

คุณควรจะพูดคุยถึงวิธีการในการควบคุมข้อมูลเพื่อสร้างภาษาขององค์กรที่เป็นที่ทราบกันดี เพื่อช่วยแนะนำพนักงานในช่วง Digital Transformation เพื่อที่จะสามารถปฏิวัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นจะต้องมีเครื่องมือในการควบคุมข้อมูลทั่วทั้งองค์กร เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันในการสื่อสาร ซึ่งคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณได้ 

- นโยบายและวิธีปฏิบัติที่ต่อเนื่องในทุกๆ แผนก เพื่อพัฒนาการสื่อสารและกระบวนการภายในองค์กร
- ข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สามารถตรวจสอบได้และมีความซ้ำซ้อนน้อยที่สุด เพื่อที่พนักงานและลูกค้าจะทราบแค่ความจริงเพียงหนึ่งเดียว เมื่อต้องเข้าถึงหรือแบ่งปันข้อมูล
- เครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ใช้ด้วยกันในบริษัท ซึ่งถือเป็นมาตรฐานของการทำงานประสานกันอย่างมีประสิทธิผล

เมื่อคนทั่วทั้งองค์กรของคุณสามารถที่จะสื่อสารได้อย่างชัดเจน ต่อเนื่อง แม่นยำ และถูกต้อง คุณจะสามารถมุ่งไปสู่เป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้รวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้น เราไม่มีทางทราบได้ว่าเทคโนโลยีหรือตลาดใหม่ๆ จะมาเมื่อไร แต่เราจำเป็นจะต้องมีความคล่องตัวมากพอที่จะก้าวไกลไปกว่านั้น และสร้างสรรค์หนทางที่ดีและใหม่กว่าเดิมที่จะทำให้เรานำหน้าในการแข่งขัน