การจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจศูนย์บริการสุขภาพ

บทบาทของการจัดการเอกสารในศูนย์บริการสุขภาพ

คุณกำลังประสบปัญหาในการจัดการข้อมูลและเอกสารจำนวนมากที่ถูกสร้างขึ้นทุกวันใช่ไหม? คุณไม่ได้เผชิญกับปัญหานี้เพียงลำพัง

สถาบันทางการแพทย์และสถานพยาบาลต้องจัดการเอกสารและข้อมูลประเภทต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ป่วย ดังนี้

• การรับผู้ป่วยเข้าโรงพยาบาล/การลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่
• คำสั่งตรวจของห้องปฏิบัติการและผลการตรวจ
• ประวัติผู้ป่วยและบันทึกทางคลินิก
• การส่งต่อผู้ป่วยไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง
• การอนุมัติล่วงหน้าและการเคลมประกัน
• สิทธิประโยชน์ของผู้ป่วย
• ใบสั่งยา
• การดูแลติดตามผล/คำแนะนำหลังการผ่าตัด
• ใบแจ้งหนี้ ใบคำสั่งซื้อ และใบเรียกเก็บเงิน

เอกสารส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล แต่บางเอกสารก็เข้าสู่กระบวนการในรูปแบบกระดาษ แล้วผ่านการสแกนหรือแฟกซ์เพื่อเข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS)

เมื่อเพิ่มกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัวของผู้ป่วยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA (กฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ) แล้วจะยิ่งเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น ซึ่งส่งผลให้เกิดงานที่คั่งค้าง ถูกละเลย และสร้างความคลาดเคลื่อนในการดำเนินการ

สถานพยาบาลหลายแห่งมีโซลูชันการจัดการเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) เพื่อบรรเทาปัญหาเหล่านี้ อย่างไรก็ตามจำนวนผู้ป่วยและเอกสารที่มากมายกลับทำให้การติดตามเป็นเรื่องยาก ส่วนสำหรับสถานพยาบาลที่ไม่มีโซลูชันนี้อาจจะประสบกับความซับซ้อนในการนำมาใช้

การจัดการเอกสารไม่เพียงแค่จัดเก็บและเรียกดูข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยให้ข้อมูลและเอกสารที่ถูกต้องสามารถเข้าถึงได้ตามต้องการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ป่วยได้รับการดูแลอย่างทันทีและเหมาะสม ทั้งนี้ยังสนับสนุนการดำเนินการเอกสารเพื่อให้สามารถเคลมประกันและชำระเงินได้ทันเวลา

ระบบจัดการเอกสารสำหรับศูนย์บริการสุขภาพ– คำนึงถึงผู้ป่วยเป็นหลัก

ระบบจัดการเอกสารของศูนย์บริการสุขภาพ (DMS) มักไม่ได้เป็นแอปพลิเคชันเดียวที่ครอบคลุมทุกอย่าง แต่เป็นการรวมแอปพลิเคชันต่างๆ ที่สนับสนุนฟังก์ชันและหน่วยงานที่หลากหลายเข้าด้วยกัน เช่น การรับเข้ารักษา การจัดตารางนัดหมาย การส่งต่อผู้ป่วย เภสัชกรรม ทรัพยากรบุคคล และการจัดซื้อ

ยกตัวอย่างเช่น ระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์อย่าง DocuWare ช่วยจัดเก็บและเคลื่อนย้ายเอกสารดิจิทัลภายในองค์กรได้อย่างอิสระ ในขณะที่โซลูชันการจ่ายค่าบริการสุขภาพให้กับหน่วยบริการ (Payer Provider Payment) สามารถเปลี่ยนเอกสารกระดาษที่ถูกส่งแฟกซ์เข้าสู่กระบวนการทำงานแบบดิจิทัลได้ และระบบส่งต่อผู้ป่วย (Patient Referrals) ช่วยทำให้กระบวนการส่งต่อผู้ป่วยเป็นแบบดิจิทัล

องค์กรทางสาธารณสุขสามารถยกระดับความปลอดภัย เข้าถึงข้อมูล และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ป่วยผ่านการนำระบบจัดการเอกสารที่สามารถสั่งการฟังก์ชันเหล่านี้จากศูนย์กลางได้

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA ด้วยการจัดการข้อมูลผู้ป่วย

การรักษาความเป็นส่วนตัวของผู้ป่วยและความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ที่ทุกองค์กรด้านสาธารณสุขคำนึงถึง กฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ (HIPAA) ได้กำหนดมาตราต่างๆ เพื่อปกป้องข้อมูลของผู้ป่วย

การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับส่งผลกระทบในวงกว้าง ตั้งแต่การขโมยข้อมูลส่วนตัวไปจนถึงการขโมยทรัพย์สิน ซึ่งส่งผลให้ต้องเผชิญกับค่าปรับและบทลงโทษที่สูงสำหรับบุคคลที่รับผิดชอบ

เพื่อปฏิบัติตาม HIPAA และปกป้ององค์กรจากความเสียหายทางการเงิน ระบบจัดการเอกสารควรมีคุณสมบัติ ดังนี้

• การควบคุมการเข้าถึง DMS ด้วยรหัสผ่านที่มีความปลอดภัย
• การเข้ารหัสข้อมูล SSL สำหรับไฟล์ที่จัดเก็บทั้งหมด
• การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทของผู้ใช้
• การจัดการนโยบายการเก็บรักษาและการทำลายเอกสารโดยอัตโนมัติ
• การตรวจจับไวรัสและมัลแวร์
• การกำหนดเวอร์ชันเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร
• การบันทึกการตรวจสอบเพื่อที่ให้สามารถติดตามได้เมื่อมีข้อมูลรั่วไหล

มาตรการด้านความปลอดภัยเช่นนี้ช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA รวมถึงการลดภาระงานของพนักงานและโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลแบบแมนนวล ซึ่งส่งผลให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นและส่งผลบวกต่อรายได้ขององค์กร

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

บทความ: คุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่ควรมองหาเมื่อเลือกระบบจัดการเอกสาร

ประโยชน์ 10 ข้อของการจัดการเอกสารสำหรับศูนย์บริการด้านสุขภาพ

1. ประสบการณ์ของผู้ป่วยที่ดีขึ้น
2. แพทย์และเจ้าหน้าที่เข้าถึงข้อมูลผู้ป่วยที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว
3. องค์กรได้รับการปกป้องจากการละเมิดข้อกำหนดและความเสียหายทางการเงิน
4. การสร้างกระบวนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้และมีกฎเกณฑ์เพื่อให้ผู้ใช้ทุกคนป้อนข้อมูลที่สอดคล้องกัน
5. ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่เพิ่มขึ้นผ่านกระบวนการทำงานอัตโนมัติ
6. การบริหารกระแสเงินสดได้รับการปรับปรุงผ่านการเร่งสื่อสารกับหน่วยงานที่ให้บริการการชำระเงิน
7. ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกระดาษลดลง
8. กระบวนการส่งต่อผู้ป่วยดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น
9. พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แม้ว่าทำงานจากทางไกล
10. ปัญหาเอกสารสูญหายและจัดวางผิดตำแหน่งลดน้อยลง

คุณสมบัติที่เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานแบบไฮบริดและดิจิทัล

ระบบจัดการเอกสารที่รองรับการเข้าถึงจากระยะไกลอย่างปลอดภัยสามารถช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างพนักงานและข้อมูล เพื่อเร่งกระบวนการทำงานและผลทางการแพทย์

คุณสมบัติอื่นๆ ของระบบจัดการเอกสารที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันได้ทุกที่ทุกเวลามีดังนี้

• โครงสร้างของระบบในรูปแบบคลาวด์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
• วิธีการจับภาพเอกสารกระดาษไม่ว่าจะโดยการสแกนหรือการถ่ายภาพเอกสาร
• เทคโนโลยีเรียนรู้ที่จดจำรูปแบบตัวอักษรและอ่านตัวอักษรบนไฟล์รูปภาพ (Optical Character Recognition) เพื่อดึงข้อมูลบนเอกสารแบบอัตโนมัติ จัดทำดัชนีหน้าเพื่อการค้นหาที่ง่าย และลดงานป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาด
• ความสามารถในการกำหนดเวอร์ชันและติดตามการแก้ไข เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าถึงไฟล์ที่อัปเดตล่าสุดได้
• เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติเพื่อส่งเอกสารให้ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ
• ความสามารถในการสร้างกระบวนการทำงานที่ปรับแต่งได้เพื่อตอบสนองต่อแอปพลิเคชันใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา
• การจัดการสิทธิ์ผู้ดูแลระบบในการควบคุมการเข้าถึงและสิทธิ์ของผู้ใช้

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

บทความ: การแนะนำการจัดการเอกสารบนคลาวด์

บทความ: ทำไมต้องเลือกการจัดการเอกสารดิจิทัล

วิธีการนำระบบจัดการเอกสารไปใช้ในศูนย์บริการด้านสุขภาพ

ผู้ให้บริการด้านสุขภาพหลายแห่งกำลังประสบปัญหาการจัดการบุคลากรและทรัพยากรที่ถูกใช้งานจนเกินขีดความสามารถ ในฐานะพันธมิตรของคุณในพื้นที่ทำงานดิจิทัลและการจัดการข้อมูล เราสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ระบบและกระบวนการปัจจุบัน ทบทวนตัวเลือกของคุณ ให้ข้อเสนอแนะ และแนะนำแนวทางดำเนินระบบจัดการเอกสารใหม่ของคุณ

ที่มา:  RICOH USA