พื้นฐานของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันคือการถ่ายเอกสาร พิมพ์ และสแกน

การสแกนเอกสารได้เปลี่ยนแปลงวิธีการใช้งานของเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน (MFP) ในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางไปจากเดิมเป็นอย่างมาก

ในความเป็นจริงแล้ว สินค้าที่เรียกว่า "เครื่องพิมพ์เอกสารมัลติฟังก์ชัน" ไปจนถึง "เครื่องมัลติฟังก์ชัน" ตอกย้ำถึงวิวัฒนาการของรูปแบบการใช้งานที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม การพิมพ์หรือถ่ายเอกสารออกมาจากเครื่องอาจไม่ใช่คุณสมบัติเด่นอีกต่อไปในปัจจุบัน ดังจะเห็นได้ว่าบางธุรกิจให้ความสำคัญกับการนำเข้าของข้อมูล โดยผู้ใช้งานสแกนเอกสารมากขึ้น แต่มีการพิมพ์และถ่ายเอกสารเป็นส่วนน้อย การสแกนเอกสารเป็นสิ่งสำคัญมากในอุตสาหกรรมทางการแพทย์ในการเก็บบันทึกประวัติผู้ป่วย ข้อมูลบัญชีสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ รวมถึงประวัติพนักงานที่บันทึกโดยฝ่ายบุคคล แต่ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมดังกล่าวหรือไม่ คุณก็อาจพบความท้าทายและโอกาสใหม่ๆ จากการใช้งานฟังก์ชันสแกนเอกสารอยู่เสมอ 

เช่นเดียวกับเวที TED Talk เมื่อพูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับการสแกนเอกสารและความจำเป็นในการใช้เครื่อง MFP เราในฐานะที่ปรึกษามักจะเริ่มจากการถามว่า “ทำไม” เสมอ ซึ่งเราควรจะถามคำถามต่อไปนี้กับบริษัทคู่ค้าเพื่อเป็นข้อมูลพื้นฐานในการนำเสนอโซลูชันให้กับธุรกิจ ตั้งแต่อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ไปจนถึงการให้บริการที่เหมาะสม

• ทำไมคุณจึงจำเป็นต้องใช้การสแกน: ไม่ว่าคุณจะสแกนเอกสารเพื่อให้ระบบการทำงานสอดคล้องตามข้อบังคับที่จำเป็น หรือสแกนเพื่อมุ่งเน้นความสะดวกสบายในการใช้งานร่วมกัน ความต้องการก็จะแตกต่างกันออกไป โดยคุณภาพของงานสแกน การเชื่อมต่อเพื่อส่งไฟล์สแกน ความปลอดภัย และขั้นตอนในการทำงานควรเป็นสิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึง
• คุณจะใช้งานมันอย่างไร: คุณจะมีการแก้ไขใดๆ กับเอกสารที่สแกนในภายหลังหรือไม่ ถ้าต้องการแก้ไขเอกสารด้วย คุณอาจต้องมีโซลูชัน OCR เพื่อใช้ในการแปลงเอกสารให้เป็นไฟล์เอกสารที่สามารถแก้ไขได้คุณจะเก็บข้อมูลที่ไหน: คำว่า “คลาวด์” ไม่ใช่แค่คำนิยมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายเท่านั้น แต่ยังมีความหมายถึงระบบการเก็บข้อมูลทางเลือกที่มีราคาสมเหตุสมผลและมีประสิทธิภาพ นอกเหนือไปจากการจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่อง ซึ่งเครื่อง MFP ทั้งหลายในปัจจุบันส่วนใหญ่เป็นแบบอัจฉริยะและเชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ได้ 
• คุณจะเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน: คำว่า “คลาวด์” ไม่ใช่แค่คำพูดติดปากแพร่หลายเท่านั้น แต่ยังเป็นระบบการเก็บข้อมูลทางเลือกที่มีราคาสมเหตุสมผลและมีประสิทธิภาพ นอกเหนือไปจากการจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่อง ซึ่งเครื่อง MFP ทั้งหลายในปัจจุบันส่วนใหญ่เป็นแบบอัจฉริยะและเชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ได้
• คุณจะค้นหาไฟล์ข้อมูลอย่างไร: ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมอาจเคยประสบปัญหาในการค้นหาเอกสารภายในแหล่งจัดเก็บข้อมูลปริมาณมหาศาล ซึ่งหากคุณสามารถทำดัชนีและจัดเก็บข้อมูลได้อย่างง่ายดายแต่ยังคงมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วและดำเนินธุรกิจได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น
• มีใครต้องเข้าถึงข้อมูลบ้าง: เอกสารของคุณอาจมีผู้ใช้งานเพียง 2 คน หรืออาจมากถึง 20 คน รวมถึงอาจต้องใช้งานร่วมกันในหลายแผนก หรืออาจต้องแชร์ให้กับลูกค้า บริษัทบัญชี หรือบริษัทกฎหมายจากภายนอกที่คุณใช้บริการอยู่ จะเห็นได้ว่าความจำเป็นในการแชร์ข้อมูลไปยังส่วนต่างๆ ทำให้เรานิยมสแกนเอกสารกระดาษให้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์กันมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ อุปกรณ์ที่ตอบโจทย์ในเรื่องการแชร์ข้อมูลจึงเป็นตัวตัดสินว่าระบบการสแกนเอกสารของคุณจะประสบความสำเร็จหรือไม่

สาระสำคัญของเรื่องนี้คืออะไร? 

ฟังก์ชันการสแกนเอกสารอาจมีประโยชน์ต่อการใช้งานน้อยลงหากมีความซับซ้อนเกินไปหรือเข้าถึงได้ยาก ดังนั้นการมีโซลูชันที่รวบรวมซอฟต์แวร์และบริการที่ใช่ในราคาที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ 

เช่นเดียวกับเทคโนโลยีในยุคสมัยก่อน เช่น โทรเลข ไปจนถึงนกพิราบสื่อสาร การสแกนเอกสารก็เป็นสิ่งที่ทำให้สามารถส่งข้อมูลถึงกัน สามารถใช้งานได้จริง และนำไปดำเนินงานอื่นต่อได้ แต่ถ้าหากคุณเลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม ก็อาจเป็นอุปสรรคต่อการบรรลุเป้าหมายของธุรกิจได้เช่นกัน 

ที่มา:  RICOH USA