5 ขั้นตอน การตัดสินใจเลือกหาความช่วยเหลือทางไอที

ทุกๆ วัน คุณต้องตัดสินใจทำอะไรสักอย่าง เพื่อให้ธุรกิจของคุณคงความสามารถในการแข่งขันไว้ได้ คุณอาจตั้งคำถาม เช่น ควรจำหน่ายสินค้าและบริการอย่างไรจึงจะดีที่สุด จะจัดการงบประมาณอย่างไรให้คุ้มค่า และจะพัฒนากระบวนการทำงานพร้อมกับเพิ่มประสิทธิิภาพให้ทั้งองค์กรอย่างไร อีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญคือ คุณจะจัดหาความช่วยเหลือหรือโซลูชันด้านไอทีอย่างไร? การจัดหาเทคโนโลยีให้กับบริษัท และการเลือกผู้ช่วยเหลือดูและด้านไอที เป็นประเด็นที่ไม่ควรมองข้าม 

มาศึกษาไปพร้อมกันว่า บริษัทควรจะจัดหาบริการด้านไอทีอย่างไร เรามีเทคนิคดีๆ ที่คุณสามารถใช้ในระหว่างกระบวนการจัดหานี้ด้วย 

วิธีการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอที 

ฝ่ายบริหารไม่เพียงแต่มีส่วนตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอที พวกเขามีอำนาจในการซื้อโซลูชันฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการของบริษัทด้วย 

แม้พวกเขาจะมีภาระมากมายในการตัดสินใจเกี่ยวกับการเลือกเทคโนโลยี แต่พวกเขาไม่ได้รับผิดชอบเรื่องนี้ฝ่ายเดียว พวกเขามักจะขอคำปรึกษาก่อนตัดสินใจว่าจะดำเนินการเลือกหาบริการด้านไอทีอย่างไร เพื่อให้ภาระภายในบริษัทลดน้อยลง 

สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ วงจรการจัดซื้อเทคโนโลยีกินระยะเวลาตั้งแต่ 6 เดือนถึง 1 ปี โดยเป้าหมายของการจัดหาบริการด้านไอทีคือ การเติบโตของบริษัทและการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ซึ่งก็เป็นความคาดหวังที่มีเหตุผล พวกเขาต้องการบริการที่พร้อมพาบริษัทไปให้ถึงเป้าหมาย เพราะข้อจำกัดด้านงบประมาณทำให้บริษัทไม่เหลือช่องว่างมากพอให้เกิดความผิดพลาดกลางคัน 

ในภาพรวม บริษัทต่างๆ ล้วนเต็มใจจะลงทุนกับเทคโนโลยีที่ช่วยให้พวกเขากลายเป็นธุรกิจทันสมัยแห่งศตวรรษที่ 21 

คุณอยากเปลี่ยนแปลงเหมือนกันหรือเปล่า? ถ้าใช่ คุณก็คงรู้ว่าการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอที่อย่างถูกจุดนั้นสำคัญมาก แต่ใครล่ะ ที่จะเป็นผู้ตัดสินใจในประเด็นนี้? 

คุณควรจะพิจารณาอะไรบ้าง และควรจะเริ่มตรงจุดไหน? มาศึกษาไปพร้อมกันเลย 

จัดหาความช่วยเหลือด้านไอทีให้ถูกจุด 

วงจรการจัดซื้อเทคโนโลยีมีอยู่ 5 ขั้นตอนด้วยกัน เราจะกล่าวถึงแต่ละขั้นตอนคร่าวๆ และให้เทคนิคดีๆ ในการเลือกผู้จัดซื้อเทคโนโลยี SMB เป็นผู้นำทางในกระบวนการนี้ 

1. ริเริ่ม: ขั้นริเริ่มนี้ คือการระบุเหตุผลว่าเหตุใดคุณจึงต้องจัดหาบริการด้านไอที เพราะมีข้อกังวลด้านความปลอดภัยผุดขึ้นใหม่? โซลูชันที่คุณใช้อยู่ตอนนี้ไม่ทำงาน? หรือคุณแค่อยากให้ธุรกิจเติบโตเท่านั้น นอกจากเหตุผลแล้ว คุณควรมองเห็นปัญหาให้ชัดเจน ก่อนที่คุณจะเริ่มมองหาวิธีแก้ 
2. พิจารณา: ขั้นตอนนี้ถือว่าสำคัญมาก คุณควรแน่ใจว่าได้เลือกผู้ตัดสินใจที่มองเห็นภาพรวมของบริษัทและเข้าใจว่าแต่ละฝ่ายในบริษัทต้องการตัวเลือกทางไอทีแบบใด คุณควรใส่ใจทั้งบุคลากรภายใน ลูกค้า และโครงสร้างบริษัทด้วย 
3. ค้นหา: ผู้ตัดสินใจจัดซื้อจำนวนมากมองหาผู้ให้บริการด้านการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอที เมื่อพวกเขาเริ่มค้นหาโซลูชัน บางคนปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญในบริษัท และบางคนค้นคว้าในโลกออนไลน์ ไม่ว่าพวกเขาจะค้นหาข้อมูลอย่างไร สิ่งสำคัญที่สุดคือพวกเขาต้องเจอสิ่งที่มองหา สุดท้ายแล้ว คุณทำได้เพียงคาดหวังว่าพวกเขาจะตัดสินใจได้อย่างมีเหตุผล เมื่อพิจารณาข้อมูลที่ได้รับอย่างถี่ถ้วนแล้ว 
4. คัดเลือก: นี่คือขั้นตอนที่ผู้มีอำนาจในการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอทีตัดสินใจว่าพวกเขาจะจัดซื้ออะไร และจากบริษัทใด กระบวนการอาจล่าช้าได้ คุณจึงต้องมอบหมายหน้าที่นี้ให้คนที่พร้อมทุ่มเทจัดการโดยตลอดรอดฝั่ง 
5. เจาะประสบการณ์: คุณไม่ควรข้ามกระบวนการประเมินโซลูชันที่คุณเลือกใช้อย่างตรงไปตรงมา ส่วนใดที่ดำเนินการได้ดี? สิ่งใดที่น่าจะพัฒนาให้ดีขึ้นได้? นี่คือคำถามสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหาควรถาม เพื่อให้ประสบการณ์การใช้งานสนับสนุนการเติบโตของบริษัทในหลายๆ ทาง 

แทนที่จะเจาะลึกวิธีการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอทีตามที่กล่าวข้างต้น ธุรกิจของคุณมีแนวโน้มจัดซื้อเทคโนโลยีที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย และพะวงกับการแก้ไขปัญหาที่เกิดจากการเลือกใช้เทคโนโลยีไม่ตรงจุดอยู่หรือเปล่า? คุณควรเปลี่ยนมาวางแผนล่วงหน้า พิจารณาทุกฝ่ายที่จะได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจเลือกใช้เทคโนโลยี และดำเนินการอย่างมีเหตุผลในกระบวนการเลือกโซลูชันให้กับบริษัท 

หากคุณมอบหมายหน้าที่จัดหาความช่วยเหลือด้านไอทีให้กับผู้ที่ตระหนักถึงความสำคัญในการดำเนินการเรื่องนี้ไปทีละขั้นอย่างเป็นระบบ คุณจะได้รับประโยชน์มหาศาลในส่วนของกระบวนการทำงาน บริการ โครงสร้าง และอีกมากมาย เราเชื่อว่า บริการจัดหาความช่วยเหลือด้านไอทีมักเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้ 

ที่มา:  RICOH USA