ประโยชน์ของระบบจัดการข้อมูลองค์กร

วิธีที่การจัดการข้อมูลองค์กรช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายของพวกเขาอาจดูเหมือนเป็นประโยชน์สำหรับตัวธุรกิจเพียงอย่างเดียว ความจริงแล้วประโยชน์ต่างๆ นั้นมีมากกว่านั้นซึ่งประกอบไปด้วย

• การตัดสินใจที่ดีขึ้น เมื่อพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและเนื้อหาทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเมื่อต้องประเมินทางเลือก พวกเขาจะตัดสินใจด้วยข้อมูลที่ดีขึ้น
• ความปลอดภัยของข้อมูล วิธีทางเดียวที่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ก็คือการใช้พาสเวิร์ด บุคลากรจะต้องมีแนวทางปฏิบัติการใช้พาสเวิร์ดที่แน่นหนา ซึ่งแน่นอนว่าประเด็นนี้จะใช้ไม่ได้กับการเก็บเอกสารแบบกระดาษ นอกจากนี้หากคุณใช้การจัดการข้อมูลระบบคลาวด์ ศูนย์กลางของข้อมูลก็ควรจะมีการใช้ระบบรักษาความปลอดภัยหลายชั้นและการเข้ารหัสเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย
• การควบคุมเอกสารขั้นสูง สิทธิในการเข้าถึงนั้นเป็นมากกว่าการอนุญาตให้เข้าถึงเอกสาร แต่มันยังช่วยกำหนดสิ่งที่ผู้ใช้งานสามารถทำได้กับเอกสาร สิทธิการเข้าถึงระดับพื้นฐานจะสามารถดูเอกสาร แก้ไข และดูแลระบบได้ การควบคุมเช่นนี้ช่วยเพิ่มการรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารอีกขั้นหนึ่งในขณะที่ยังคงให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่พนักงานเพื่อช่วยให้ตอบสนองต่อผู้ขาย ลูกค้า และผู้มีแนวโน้มที่พร้อมจะซื้อได้รวดเร็วขึ้น
• ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร เมื่อคุณไม่จำเป็นต้องใช้สื่อหรือการจัดเก็บ คุณจะสามารถคาดการณ์และจัดการกับต้นทุนได้มากขึ้น
• ใช้พื้นที่ออฟฟิศได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เมื่อออฟฟิศมีพื้นที่ว่างเพิ่มขึ้น คุณก็จะมีความยืดหยุ่นในการตอบสนองความต้องการสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น ด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และการเพิ่มพนักงาน
• เพิ่มผลผลิต บุคลากรจะใช้เวลาในการค้นหาหรือรอคอยเอกสารน้อยลงและมีเวลาทำงานมากขึ้น ด้วยระบบที่ถูกควบคุมและรวมศูนย์ พนักงานจะสามารถค้นหาเอกสารและข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว หลายๆ ระบบทำให้การค้นหาตามฟิลด์ข้อมูลสำคัญในเอกสารสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ได้ด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้าหรือหมายเลขลูกค้า หรือฟิลด์อื่นๆ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะย้ายและแชร์เอกสารเพื่อตรวจสอบและอนุมัติด้วยความเร็วเพียงคลิกเดียว เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จะช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพการประชุม
• เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน พนักงานมีส่วนร่วมและกระตือรือร้นเมื่อพวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความยืดหยุ่นที่ช่วยเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ทีมขายและบริการลูกค้าของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อตอบสนองต่อลูกค้าได้เร็วขึ้น ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ออฟฟิศ ทำงานที่บ้าน หรือบนท้องถนนก็ตาม
• มีข้อมูลพร้อมใช้งานมากขึ้น โปรแกรมการจัดการข้อมูลองค์กรที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดพร้อมใช้งานสำหรับทุกคน ซึ่งช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
• การจัดการวงจรข้อมูล คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บข้อมูลและป้องกันไม่ให้ไฟล์ล้นด้วยเอกสารและเนื้อหาที่ล้าสมัย ระบบการจัดการข้อมูลองค์กรทำให้คุณสามารถจัดการวงจรของข้อมูลสำหรับเอกสารทุกฉบับตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจัดเก็บและลบอย่างเหมาะสม

การจัดการวงจรข้อมูล

ข้อมูลทุกรูปแบบนั้นประกอบไปด้วยองค์ประกอบห้าประการในวงจรข้อมูลเหมือนกัน

• บันทึกข้อมูล
• เผยแพร่
• การเก็บรักษา
• การจัดเก็บถาวร
• การลบทิ้ง

ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลแต่ละอย่างนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ความเกี่ยวข้อง และข้อกำหนดในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในขณะที่ปริมาณข้อมูลนั้นเพิ่มขึ้น การติดตามข้อมูลแต่ละส่วนก็จะกลายเป็นสิ่งที่ยากขึ้น การค้นหาเอกสารในตู้เอกสารที่โล่งนั้นเป็นเรื่องง่าย แต่มันจะยากขึ้นหากคุณต้องค้นหาเอกสารในตู้ที่อัดแน่นไปด้วยเอกสารต่างๆ

ด้วยคุณสมบัติแบบรวมศูนย์และดิจิทัลของการจัดการข้อมูลองค์กรนั้นทำให้การจัดการวงจรข้อมูลง่ายขึ้น ข้อมูลทุกอย่างจะมาพร้อมแท็กวันที่สร้างข้อมูลเมื่อข้อมูลเหล่านั้นถูกเพิ่มเข้าในระบบ ซึ่งมันมักจะอยู่ในพื้นที่เดียวกัน ในหลายๆ ครั้งคุณยังสามารถเพิ่มวันที่เก็บรักษาในเอกสารหรือชุดเอกสารได้ด้วย ดังนั้นเมื่อเอกสารครบรอบวงจรคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะตั้งค่าให้ลบเอกสารหรือจัดเก็บต่อไป

มาถึงในตอนนี้เรามองการจัดการข้อมูลองค์กรจากมุมมองของไฟล์ที่เป็นดิจิทัลทั้งหมด ในความเป็นจริงแล้วคุณอาจจะมีไฟล์เอกสารบางอย่างที่อยู่ในรูปแบบกระดาษด้วย เช่น สัญญา ในกรณีเช่นนี้ก็ยังคงเกี่ยวข้องกับเรื่องของการจัดการข้อมูลองค์กร เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดการ คุณอาจต้องศึกษาระบบสำหรับติดตามเอกสารเหล่านี้ ประกอบไปด้วย

• บาร์โค้ดในแต่ละเอกสาร ที่ถูกสแกนและบันทึกในฐานข้อมูลเอกสาร
• ข้อมูลในแต่ละกล่องเอกสารที่ใส่บาร์โค้ดและถูกสแกน จากนั้นจึงจัดเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัย
• การตรวจสอบเป็นประจำเพื่อความปลอดภัยและเพื่อยืนยันการมีอยู่ของเอกสารแต่ละฉบับ

พวกเราอยู่ในโลกดิจิทัล แต่ก็ไม่ได้หมายว่าเราทำงานแบบ Paperless เลยทีเดียว สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าแม้แต่เอกสารกระดาษก็สามารถถูกจัดการด้วยแอปพลิเคชันแบบรวมศูนย์ เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการข้อมูลขององค์กรของคุณถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

ประเภทของข้อมูลที่ ECM รองรับ

เนื้อหาและข้อมูลนั้นถูกแบ่งเป็นสามประเภท ได้แก่ มีโครงสร้าง กึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง

• ข้อมูลที่มีโครงสร้าง
  คือข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในฐานข้อมูล แอปพลิเคชันการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และแอปพลิเคชันสายงานธุรกิจ
• ข้อมูลกึ่งโครงสร้าง
  คือเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ ฟอร์มต่างๆ จาก HR และเอกสารคำสั่งซื้อที่มีข้อมูลเฉพาะ แม้ว่าเอกสารจริงอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบและการออกแบบ
• ข้อมูลไม่มีโครงสร้าง
  ประกอบไปด้วยการติดต่อสื่อสาร การนำเสนอ และสื่ออื่นๆ ที่ข้อมูลและการออกแบบแตกต่างจากเอกสารฉบับหนึ่งไปยังอีกฉบับหนึ่ง

ECM ประเภทต่างๆ

คุณอาจจะพบคำตอบที่หลากหลายหากคุณเสิร์ชคำว่า “การจัดการข้อมูลองค์กร” คำจำกัดความนั้นได้แผ่ขยายออกไปเนื่องจากเทคโนโลยีได้เพิ่มจำนวนและประเภทของข้อมูลระดับองค์กร คุณอาจจะพบเจอข้อมูลเหล่านี้

การจัดการเนื้อหาเว็บ

เนื้อหาบนเว็บโดยเฉพาะสำหรับองค์กรซึ่งประกอบไปด้วยเนื้อหามากมาย คุณอาจจะพบบทความ บล็อกโพสต์ วิดีโอ Webinar และอื่นๆ ยังไม่รวมถึงหน้าเว็บและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ระบบการจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์อย่าง SiteCore® สามารถจัดการและจัดระเบียบเนื้อหาเว็บทั้งหมดของคุณได้อย่างกว้างขวาง

การจัดการข้อมูลร่วมกัน

ระบบเหล่านี้จัดการการสร้าง การแก้ไข การอนุมัติ เวอร์ชัน และการติดตามเอกสาร ซึ่งมักจะเป็นสัญญาและเอกสารทางกฎหมาย SharePoint คือตัวอย่างของระบบประเภทนี้

การจัดการข้อมูลดำเนินการ

เนื้อหาขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการขายและการสนับสนุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขายและอาจรวมถึงเนื้อหาทั้งแบบดิจิทัลและแบบกระดาษ โดยทั่วไปจะมีเนื้อหาทั้งสามประเภท: เนื้อหาที่มีโครงสร้าง กึ่งมีโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-enterprise-content-management