5 ขั้นตอน หยุดยั้งการทำงานแบบไซโล

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การทำงานแบบไซโล (แต่ละคนหรือแต่ละทีมมุ่งทำงานในส่วนของตัวเอง) ก็เพิ่มสูงขึ้นตามไปด้วย 

ไม่มีองค์กรใดรอดพ้นสถานการณ์นี้ไปได้ แม้แต่องค์กรที่มีนวัตกรรมที่พร้อมยังต้องพยายามอย่างหนักในการเชื่อมโยงทีมต่างๆ ให้มีพันธกิจ วิสัยทัศน์ และเป้าหมายร่วมกัน แต่หากไม่มีการแชร์ข้อมูลในส่วนนี้เลย พนักงานในทีมอาจทำงานร่วมกันลำบาก 

ในโลกการทำงานแห่งอุดมคติ สมาชิกทุกคนในทีมจะทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ร่วมงานกันในโปรเจกต์สำคัญอย่างราบรื่น และมีความคิดริเริ่มที่มุ่งสู่ความก้าวหน้าในการทำงาน รวมถึงการส่งต่อข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย ทำให้พนักงานทุกคนเข้าถึงทรัพยากรข้อมูลได้ตามต้องการ และหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนกัน 

ก่อนที่จะเข้าสู่โลกการทำงานแห่งอุดมคติได้นั้น จะต้องกำจัดการทำงานแบบไซโลให้หมดไป ซึ่งเป็นเรื่องที่เป็นไปได้ยากมาก แต่ผู้นำองค์กรก็สามารถปรับใช้เทคนิคต่างๆ เพื่อให้ทีมก้าวเดินไปในทิศทางที่ถูกต้อง พร้อมกับเปลี่ยนแปลงองค์กรไปทีละขั้นอย่างมั่นคง นี่คือไอเดีย 5 ข้อที่คุณเริ่มนำไปปรับใช้เพื่อขจัดระบบการทำงานแบบไซโลได้ 

1. ใช้ระบบการทำงานเอกสารร่วมกัน 

จุดอ่อนที่สำคัญของทีมคือการไม่มีแพลตฟอร์มสำหรับจัดการเอกสารและทำงานร่วมกัน พนักงานแต่ละคนแชร์เอกสารกันผ่านอีเมล แทนที่จะใช้ศูนย์ข้อมูลกลาง ทำให้เกิดการสับสนว่าข้อมูลเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด โดยแพลตฟอร์ม Enterprise Content Management (ECM) หรือ Enterprise Content Collaboration (ECC) ในระบบคลาวด์จะช่วยให้คุณสื่อสารอย่างเป็นระบบ ไร้ความสับสน ซึ่งระบบที่สามารถใช้งานได้ทั้งองค์กร และฟีเจอร์การบริหารจัดการที่รวดเร็วจะทำให้พนักงานทุกคนเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ และทำลายการทำงานแบบไซโลในที่สุด 

2. ออกแบบกลยุทธ์การจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ 

ในยุคสมัยนี้ สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ส่วนตัวแล้ว แต่บางบริษัทยังคงไม่มีนโยบาย BYOD (Bring Your Own Device) ทำให้พนักงานไม่สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้น องค์กรต่างๆ จึงต้องจัดการไม่ให้พนักงานเกิดความสับสนในการเข้าถึงข้อมูล และตั้งนโยบาย BYOD เพื่อเพิ่มความสะดวกให้กับพนักงาน 

3. สร้างการรับรู้กระบวนการทำงานของพนักงาน 

ผู้นำองค์กรควรรับรู้ความเป็นไปของกระบวนการทำงานของพนักงานอย่างต่อเนื่อง ใช้เวลาประเมินการดำเนินการอย่างละเอียด และปิดช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน 

คุณควรมองหาโอกาสในการทำลายการทำงานแบบไซโล พร้อมกับเชื่อมโยงแต่ละทีมผ่านการแชร์ IP และทรัพยากรร่วมกัน เมื่อคุณตระหนักรู้ประเด็นนี้แล้ว การเดินตามขั้นตอนสู่เป้าหมายต่อไปก็จะง่ายขึ้น 

4. ส่งเสริมการสนทนาอย่างเปิดกว้าง 

อุปสรรคที่ขัดขวางการเปิดเผยข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา คือการกลัวความผิดพลาด ดังนั้น คุณควรให้ความสำคัญกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนให้สมาชิกในทีมสื่อสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ อย่างเปิดกว้าง รวมถึงลองเรียนรู้ที่จะทำสิ่งใหม่ๆ ด้วยแนวคิดเชิงบวก 

คุณเริ่มได้ด้วยการฝึกอภิปรายร่วมกันในทีม พร้อมให้คำติชมแก่สมาชิกในทีมอย่างจริงใจ การสนทนาอย่างเปิดกว้างเช่นนี้ต้องการการฝึกฝนที่ยาวนาน แต่ก็จะทำให้องค์กรได้ประโยชน์ในระยะยาวเช่นกัน 

5. ลงทุนกับการเรียนรู้ 

การสัมมนา ศูนย์การเรียนรู้ และศูนย์กลางทรัพยากรต่างๆ เป็นเครื่องมือจัดการข้อมูลที่สำคัญในการทำลายการทำงานแบบไซโล พนักงานทุกคนต่างสนใจที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับภาพรวมขององค์กร และยิ่งคุณดำเนินการจัดเตรียมเครื่องมือเหล่านี้เร็วเท่าไร คุณยิ่งต้องกลับมาทบทวนเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณควรผลักดันให้ทีมสื่อสารและเรียนรู้ด้วยตัวเอง ทั้งผ่านการใช้เทคโนโลยีและจากกระบวนการทำงาน 

หยุดยั้งการทำงานแบบไซโลตอนนี้ 

กำจัดกระบวนการส่งต่อข้อมูลแบบไซโลเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การปรับปรุงข้อมูลที่ใหญ่ขึ้น เพิ่มความสะดวกในการใช้ข้อมูลได้ง่ายๆ เรียนรู้เพิ่มเติม  

ที่มา:  RICOH USA