3 ฟังก์ชันพื้นฐานของเทคโนโลยีในออฟฟิศดิจิทัลปัจจุบัน

สำหรับธุรกิจแล้วเราลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อพัฒนาความสามารถขององค์กรและการทำงานไม่ใช่เพียงเพราะว่ามันเป็นเรื่องน่าสนุกเหมือนเวลาที่เราซื้อ Gadget สำหรับการใช้งานส่วนตัว การลงทุนกับเทคโนโลยีสำหรับบริษัทต่างๆ แล้วก็เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลการทำงาน ทำให้การทำงานง่ายดายขึ้น และลดต้นทุน พูดง่ายๆ ก็คือเพื่อทำให้เรามีกำไรมากขึ้นนั่นเอง แต่มันก็อาจมีเหตุผลอื่นๆ อีกแต่ในระดับสูงเป้าหมายเหล่านั้นแสดงถึงเหตุผลในการลงทุนในเทคโนโลยีของเรา

อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีทำหน้าที่พื้นฐานสามประการ:

• ปกป้องข้อมูล
• ช่วยจัดการกับโอกาส
• สร้างการเชื่อมต่อระหว่างพนักงาน ข้อมูล และลูกค้า

ซึ่งเราเรียกว่า “ปกป้อง จัดการ เชื่อมต่อ”

 สำหรับผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on investment หรือ ROI) แล้วเทคโนโลยีทุกๆ อย่างที่คุณใช้มีคุณสมบัติช่วยสนับสนุนฟังก์ชันอย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชันจากทั้งสามประการข้างต้น ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแก้ปัญหาแบบ End-to-End และธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางจะได้รับประโยชน์มากที่สุดเนื่องจากการปรับปรุงแนวทาง “ปกป้อง จัดการ เชื่อมต่อ” นั้นทำให้พวกเขาสามารถแข่งขันกับองค์กรขนาดใหญ่ที่สุดได้ เรามาดูแต่ละฟังก์ชันอย่างละเอียด รวมถึงไอเดียแต่ละอย่างว่าจะช่วยธุรกิจของคุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

ปกป้อง

ทุกวันนี้ทุกๆ ธุรกิจไม่ว่าจะขนาดใดก็ตามล้วนต้องปกป้องเอกสารและข้อมูล ในตอนแรกคุณอาจจะคิดว่าเหล่าอาชญากรไซเบอร์นั้นมักจะจ้องเล่นงานบริษัทขนาดใหญ่ ใครจะอยากเข้าถึงเครือข่ายของฉันหรือขโมยข้อมูลของฉัน ในโลกที่ทุกอย่างเชื่อมต่อถึงกันเช่นนี้เราขอตอบเลยว่า “ทุกคน” ล้วนจ้องจะขโมยข้อมูล ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารของ Verizon พบว่า 43% ของการละเมิดข้อมูลเกี่ยวข้องกับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB)

มีเพียงบางครั้งเท่านั้นที่การละเมิดข้อมูลเป็นเรื่องของเจตนาที่มุ่งร้าย มากกว่า 30% ของการละเมิดทั้งหมดมาจากภายในองค์กรของคุณเอง สาเหตุก็คือการมีระเบียบปฏิบัติที่ไม่เหมาะสมหรือไม่มีเลยซึ่งส่งผลให้เกิดการตั้งพาสเวิร์ดที่ไม่แน่นหนา การคลิกลิงก์ที่เป็นฟิชชิ่งอีเมล รวมถึงการสูญหายของเอกสารหรืออุปกรณ์ต่างๆ ความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ยังคงเป็นภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดต่อข้อมูลของคุณ

โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณด้านไอทีเทียบเท่ากับบริษัทขนาดใหญ่เพื่อให้ได้มาซึ่งโซลูชันที่ได้ประสิทธิภาพ แผนการเชิงรุกเพียงเล็กน้อยสามารถช่วยสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับการป้องกันการสูญหายของข้อมูล และเพื่อให้แผนการนี้ประสบความสำเร็จ แผนการของคุณควรประกอบไปด้วยแนวทางพื้นฐานสามประการนี้ได้แก่ การเรียนรู้ การติดตาม และการป้องกัน

1. ให้ความรู้
   อบรมทีมของคุณถึงเรื่องความรับผิดชอบในเรื่องความปลอดภัย การอบรมนั้นควรเริ่มต้นตั้งแต่วันแรกในการทำงานของพนักงานและควรอบรมต่อเนื่องเป็นประจำ และต้องครอบคลุมจุดสำคัญทุกจุดในโฟลว์เอกสารและข้อมูลของคุณ เช่น:
   - วิธีสังเกตอีเมลฟิชชิ่ง
   - วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์และแอปพลิเคชันปลอดภัย
   - ความสำคัญของพาสเวิร์ดที่แน่นหนา
   - จะทำอย่างไรถ้าคุณสงสัยว่ามีการละเมิดข้อมูล
2. ติดตาม
   คุณจำเป็นต้องรู้ว่าใครเข้าถึงและทำอะไรกับข้อมูลและเอกสารของคุณ ใช้เครื่องมือและกระบวนการเพื่อควบคุมว่าใครสามารถเห็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ติดตามการเข้าถึงเอกสารด้วยการรายงานอัตโนมัติ และรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่นการแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นดิจิทัลผ่านการสแกนพร้อมจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติในแอปพลิเคชันคลาวด์ที่ปลอดภัยซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงจุดต่างๆ ที่อาจทำให้ข้อมูลรั่วไหลได้
3. ป้องกัน
   เริ่มต้นด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพื่อป้องกันการเข้าถึงเอกสารและข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต การตั้งพาสเวิร์ดที่แน่นหนาคือวิธีหนึ่งที่จะสามารถช่วยได้ อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือปกป้องเอกสารที่เป็นความลับและจัดการงานพิมพ์อย่างปลอดภัยด้วยการพิมพ์ที่ถูกควบคุมด้วยรหัสผ่าน
   สำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางหลายๆ แห่งแล้ววิธีการเหล่านี้อาจเป็นการเพิ่มภาระงานซึ่งพนักงานไม่มีเวลามากพอที่จะมาจัดการส่งผลให้คุณต้องมองหาพนักงานเพิ่ม การมองหาพาร์ทเนอร์ด้านเทคโนโลยีผู้มีความเชี่ยวชาญในด้านความปลอดภัยและกระบวนการทางธุรกิจจะช่วยให้คำแนะนำที่จำเป็นในการพัฒนาโซลูชันที่ดีที่สุด ซึ่งใช้จ่ายค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการเพิ่มพนักงานใหม่

จัดการ

ในทุกๆ วัน ธุรกิจของคุณนั้นเต็มไปด้วยโอกาส

• โอกาสที่จะเติบโตจากการขาย
• โอกาสที่จะแก้ปัญหาของลูกค้าและรักษาฐานลูกค้าที่มีความสุขเอาไว้
• สำหรับภายในองค์กร คุณมีโอกาสที่จะทำให้งานและสถานที่ทำงานของคุณง่ายดายขึ้นเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่สมบูรณ์ซึ่งสร้างขึ้นจากความสำเร็จอย่างสม่ำเสมอของคุณ
  เพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสเหล่านี้คุณต้องเข้าถึงข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่ดีที่สุด

อุปสรรคทั่วไปที่อาจขัดขวางโอกาสของคุณ ได้แก่

ข้อมูลที่ผูกติดอยู่บนกระดาษ ข้อมูลที่อยู่บนกระดาษนั้นจำกัดความพร้อมในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่สามารถแชร์เอกสารให้กับสมาชิกในทีมของคุณได้หากคุณทำงานที่บ้านของคุณ

เสียเวลาค้นหาข้อมูล ไม่มีอะไรเสียเวลาได้เท่ากับการหาเอกสารที่วางผิดที่อีกแล้ว นอกเหนือจากการสร้างช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้แล้วนั้นการส่งเอกสารผ่านซองจดหมายภายในหรือระหว่างออฟฟิศยังทำให้ข้อมูลของคุณไม่พร้อมใช้งานและไม่สามารถเข้าถึงได้

ระหว่างที่คุณรอให้สมาชิกในทีมของคุณสแกนเอกสารและส่งหรืออัปโหลดนั้น ลูกค้าในอนาคตและลูกค้าปัจจุบันของคุณก็เริ่มหมดความอดทน ความหงุดหงิดที่เกิดจากการรอคอยสามารถขัดขวางโอกาสในการขายที่ราบรื่นหรือทำให้การบริการ

เทคโนโลยีที่รั้งคุณไว้ เราทุกคนรู้ดีว่าเทคโนโลยีนั้นพัฒนาไปอย่างรวดเร็วเพียงใด คุณอาจคุ้นเคยกับขั้นตอนมากมายหรือการประมวลผลที่ช้า แต่ลูกค้าและลูกค้าในอนาคตของคุณต้องการความรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันรุ่นท็อปในสามปีที่แล้วนั้นยังคงต้องใช้การทำงานหลายขั้นตอนแทนการกดสั่งงานเพียงครั้งเดียว หรือแย่กว่านั้นก็คือเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันของคุณนั้นไม่สามารถทำงานร่วมกับเครื่องมือและแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่ช่วยสนับสนุนธุรกิจของคุณได้

ขั้นตอนมากมาย เทคโนโลยีที่ล้าสมัย และเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ไม่สามารถปรับแต่งเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของคุณได้ล้วนจำกัดความสามารถของคุณในการใช้ประโยชน์จากโอกาสที่มีอยู่ประเภทของโซลูชันที่ช่วยคุณจัดการกับโอกาส

ด้วยเทคโนโลยีทุกวันนี้ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางสามารถทำงานและแข่งขันเช่นเดียวกับกิจการขนาดใหญ่ได้ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และโซลูชันคลาวด์ช่วยเพิ่มโอกาสสูงสุดโดยการ

• เตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอเมื่อคุณต้องการแม้ว่าจะเริ่มต้นจากข้อมูลบนกระดาษก็ตาม
• เพิ่มประสิทธิผลด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่สามารถปรับแต่งตามความต้องการได้
• การจัดการข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหายด้วยเอกสารดิจิทัล สิทธิการเข้าถึง การแบ็กอัป และโซลูชันการกู้คืนจากความเสียหาย
• ตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าสำหรับการเติบโตของยอดขายและลูกค้าที่มีความสุข

คุณอาจจะพบว่าปัญหาใหญ่ที่สุดของคุณนั้นไม่ใช่การหาเทคโนโลยีเพื่อมาช่วยคุณจัดการกับโอกาส แต่มันอาจเป็นตัวเลือกทั้งหมดที่คุณมีบวกกับทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการตั้งค่า การดูแลระบบ และการบำรุงรักษา ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ ทั้งนี้พาร์ทเนอร์ด้านเทคโนโลยีอาจจะให้ทางออกที่ดีที่สุดเพื่อสร้างการทำงานที่ราบรื่นที่เพื่อใช้ประโยชน์จากทุกโอกาส

เชื่อมต่อ

เพื่อความร่วมมือและการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ทีมของคุณต้องสามารถเชื่อมต่อถึงกันและสื่อสารกันเป็นประจำ ไม่ว่าคุณจะมีพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศ ทำงานทางไกล หรือผสมผสานทั้งสองแบบคุณก็ต้องการระบบที่จะนำทุกคนมารวมกัน  การเชื่อมต่อระหว่างกันนั้นช่วยสนับสนุนการแบ่งปันความรู้ การรับรองประสิทธิภาพ และการจัดการทีมระยะไกล ในขณะเดียวกันคุณก็ต้องลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นควบคู่ไปด้วย โซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการเชื่อมต่อโครงข่าย

• เสริมสร้างเวิร์กโฟลว์ กำหนดและลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์เพื่อให้เป็นที่ต้องการและส่งเสริมการนำไปใช้โดยใช้เครื่องมือและแอปพลิเคชันที่ผสานรวม ตัวอย่างเช่น โซลูชันเวิร์กโฟลว์ Scan-to-cloud ที่ช่วยกำหนดเส้นทางเอกสารโดยอัตโนมัติไปยังปลายทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• จัดเตรียมข้อมูลให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น ระบบเชื่อมต่อโดยเฉพาะแอปพลิเคชันคลาวด์แบบรวมศูนย์ ช่วยให้คุณและทีมของคุณเข้าถึงข้อมูลและเอกสารของคุณได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยยังคงไว้ซึ่งการควบคุมและความปลอดภัยผ่านสิทธิ์ในการเข้าถึง
• สร้างการสื่อสาร การเชื่อมต่อระบบจะทำให้คนของคุณเชื่อมต่อถึงกัน ไม่ว่าจะผ่านแอปพลิเคชัน Software-as-a-service เช่น Office 365®, อีเมล, โทรศัพท์ VoIP, Google Docs™, เครื่องมือการนำเสนอและการประชุม หรือโฮสต์เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบัน

ถ้าคุณพบว่าการสื่อสารล้มเหลวคุณอาจจะต้องทำการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ ขอให้คุณลองมองหาสิ่งผิดปกติ เช่น โซลูชันที่ไม่ได้รับการอนุมัติหรือไม่ได้มาตรฐาน เครื่องมือที่ไม่เข้ากัน หรือกระบวนการที่ไม่มีการจัดการ สิ่งเหล่านี้อาจรบกวนการสื่อสารระหว่างคุณ ทีมของคุณ และลูกค้าของคุณได้

และนั่นคือความท้าทายต่อออฟฟิศดิจิทัลแบบใหม่ การสร้างการเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบที่ปลอดภัยและมีการจัดการอย่างรัดกุม นั่นทำให้ภารกิจของเราคือการปกป้อง จัดการ และเชื่อมต่อ โปรดติดต่อเราสำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือค้นหาฟีเจอร์โซลูชันจากเรา

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/3-basic-functions-of-technology-in-todays-digital-workspace