4 ปัจจัยสำคัญของโมเดลการทำงานแบบไฮบริดที่ประสบความสำเร็จ

Remote Work

การทำงานแบบรีโมตเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร

หากถามว่าการ Work from home จะยังมีต่อไปหรือไม่ คำตอบก็คืออาจเป็นไปได้สำหรับบางแห่ง ธุรกิจหลายๆ แห่งหลีกเลี่ยงการทำงานแบบรีโมตอย่างเต็มรูปแบบ อย่างไรก็ตามบริษัทส่วนใหญ่ถึง 83% ต่างเห็นว่าการทำงานแบบรีโมตนั้นประสบความสำเร็จ ซึ่งในอนาคตต่อไปข้างหน้าองค์กรจำนวนมากก็น่าจะรับเอารูปแบบการทำงานไฮบริดที่มีความยืดหยุ่นมากกว่ามาปรับใช้

เตรียมความพร้อมพนักงานสู่ความสำเร็จ

ทีมที่ทำงานทั้งแบบไฮบริดและรีโมตนั้นจำเป็นต้องเชื่อมต่อถึงกันและเกิดประสิทธิผลในการทำงาน รวมถึงรักษาประสิทธิภาพการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในขณะที่ยังรักษาธุรกิจให้ปลอดภัยจากภัยคุกคามทางไซเบอร์และการสูญหายของข้อมูล แอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในรูปแบบคลาวด์เบสนั้นเป็นอีกหนึ่งทางออก ทำให้ธุรกิจสามารถจัดหาเครื่องมือที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสำหรับทีมที่ทำงานแบบรีโมตและช่วยควบคุมการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันในเรื่องสถานที่ เวลา และผู้ใช้งาน นอกจากนี้แอปพลิเคชันเหล่านี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทจากอุปกรณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ที่บริษัทออกให้หรืออุปกรณ์ส่วนตัวก็ตาม

ปัจจัยสำคัญที่ควรคำนึงถึงสำหรับการทำงานแบบไฮบริด

1. ใช้แอปพลิเคชันที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันสำหรับการประชุมทางวิดีโอ การประชุมทั่วไปและแช็ต
2. จัดเตรียมพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับการเข้าถึงและแชร์ไฟล์
3. ให้ความสำคัญกับแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัย เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (Multi-factor Authentication)
4. ปกป้องข้อมูลธุรกิจและลูกค้าด้วยการดูแลรักษาความปลอดภัยส่วนบุคคลและอุปกรณ์ของบริษัท

Process Automation

การใช้แนวทางเชิงกลยุทธ์มากขึ้นในการทำงานแบบรีโมตทำให้คุณสามารถคิดทบทวนเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่ทำเป็นประจำทุกวัน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การบัญชี และการจัดการบันทึก ในช่วงแรกเริ่มที่หลายธุรกิจยังคงพึ่งพาการทำงานบนเอกสารที่เป็นกระดาษนั้นพวกเขาต่างต้องเผชิญกับความท้าทายและปัญหามากมาย

ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดที่ประสบความสำเร็จนั้น กิจกรรมต่างๆ ในการทำงานของทีมรีโมตและทีมพนักงานที่ทำงานแบบ On-site จะต้องได้รับการบูรณาการอย่างราบรื่น ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับการเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีและปลอดภัย รวมถึงความสามารถในการจัดเก็บและแชร์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

การไหลเวียนของข้อมูลเป็นกุญแจสำคัญต่อทั้งประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและความพึงพอใจของลูกค้า เหมือนที่เราได้เห็นในอดีต การหยุดชะงักครั้งใหญ่สามารถส่งผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจ ซึ่งผู้ที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อลดความซับซ้อนและเร่งกระบวนการการทำงานก็อาจได้รับผลกระทบอย่างรุนแรงที่สุด

เอกสารดิจิทัลและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเป็นรากฐานของ Digital Workplace ที่จะช่วยให้ทีมที่ทำงานแบบรีโมตสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทำให้งานรูทีนที่คุณทำเป็นประจำนั้นอยู่ในรูปแบบอัตโนมัติจะช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น ช่วยให้พนักงานของคุณโฟกัสกับเรื่องที่สำคัญกว่า

ประโยชน์สำคัญของ Process Automation

1. เข้าถึงข้อมูลได้ทันทีสำหรับทั้งทีมที่ทำงาน on-site และทีมรีโมต
2. เร่งขั้นตอนการทำงานแบบรูทีนและลดข้อผิดพลาด
3. รวมศูนย์การค้นหา จัดเก็บ และเข้าถึงเอกสาร
4. ง่ายต่อการปรับใช้และรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ

Cloud & IT Infrastructure

การเปลี่ยนแปลงการทำงานแบบปกติสู่การทำงานแบบรีโมตในช่วงข้ามคืนนั้นเป็นสิ่งที่ไม่เคยมีมาก่อน ส่งผลให้ธุรกิจต้องเปลี่ยนวิธีดำเนินงานอย่างกะทันหัน ซึ่งในตอนนั้นธุรกิจต่างๆ คำนึงถึงเพียงแค่การทำให้งานเดินต่อไป หัวหน้าไอทีทำในสิ่งที่พวกเขาทำได้ในตอนนั้นเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้จากที่บ้านและเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องทางธุรกิจต่อไป เมื่อองค์กรประเมินแผนใหม่สำหรับพนักงานที่ทำงานแบบรีโมตและไฮบริดจะทำให้องค์กรรับรู้ได้เลยว่าโครงสร้างพื้นฐานไอทีที่แข็งแรงนั้นเป็นสิ่งจำเป็น

องค์กรที่มองการณ์ไกลได้เร่งการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีเก่าสู่การใช้โซลูชันบนคลาวด์เพื่อเปลี่ยนการรักษาความปลอดภัยและการจัดการไอทีอย่างคุ้มค่า หลายธุรกิจใช้โมเดลไฮบริดเพื่อเป็นตัวเชื่อมระหว่างสภาพแวดล้อมแบบคลาวด์และ On-premise การย้ายไปใช้งานคลาวด์นั้นเป็นการเริ่มต้นที่ดีในการปรับปรุงแอปพลิชันและโครงสร้างพื้นฐานให้ทันสมัย ในขณะที่เพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยมากขึ้น ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงานแบบรีโมตท่ามกลางภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่เพิ่มขึ้น ธุรกิจจะได้ประโยชน์จากต้นทุนฮาร์ดแวร์และการบำรุงรักษาที่น้อยลง ในขณะที่ทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

เสริมสร้างความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ความต่อเนื่องทางธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับการดำเนินการตามแผนสำหรับทั่วทั้งธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจที่สำคัญจะยังคงดำเนินการต่อไปได้อย่างน่าเชื่อถือและปลอดภัยในกรณีที่เกิดการหยุดชะงัก กลยุทธ์ด้านคลาวด์เป็นส่วนสำคัญของแผนการนี้ สำหรับ Digital Workplace ที่ประสบความสำเร็จนั้นข้อมูลสำคัญรวมถึงแอปพลิเคชันจะถูกสำรองข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ และสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็ว ทีมที่ทำงานแบบรีโมตสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้โดยง่ายไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ประโยชน์หลักๆ ของโครงสร้างพื้นฐานไอทีที่เน้นระบบคลาวด์

1. ไม่ต้องลงทุนล่วงหน้า
2. รองรับการทำงานแบบรีโมตและการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง
3. เพิ่มความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล
4. เพิ่มความสามารถในการปรับสเกลและความคล่องตัวทางธุรกิจ
5. ลดความซับซ้อนของการกู้คืนระบบจากความเสียหาย
6. ลด Carbon footprint

Smart & Safe Workplace

จากเทรนด์ปัจจุบันและข้อมูลจากลูกค้าของเรา โลกการทำงานใบใหม่นั้นก็คือโลกของ “ไฮบริด” สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องสร้างความมั่นใจและทำให้ธุรกิจเดินไปข้างหน้าด้วยความเร็วสูงสุดด้วยการสร้าง Smart and Safe Workplace กล่าวคือ สถานที่ทำงานดิจิทัลที่ประกอบด้วยพื้นที่ทำงานที่ชาญฉลาดและคล่องตัว ด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลขั้นสูงที่สนับสนุนความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานและผู้เยี่ยมชมในสถานที่

ประโยชน์ที่สำคัญของนโยบายการทำงานแบบรีโมตและไฮบริด

• ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานเพิ่มมากขึ้นถึง 87% เมื่อพวกเขาทำงานที่บ้าน
• 70% ของพนักงานมีความพึงพอใจต่องานมากขึ้นตั้งแต่มีการใช้โมเดล Work from home
• 83% ของพนักงานกล่าวว่าหากสามารถเลือกได้พวกเขาจะเลือกโมเดลการทำงานแบบไฮบริด

Digital Workplace สำหรับพนักงานไฮบริด

สถานที่ทำงานที่ปรับตัวให้เข้ากับโมเดลการทำงานแบบไฮบริดจะช่วยสนับสนุนความปลอดภัยของพนักงานที่ทำงานแบบ Onsite รวมถึงประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องของพนักงานแบบไฮบริดด้วยการเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญต่อธุรกิจได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ เทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยให้ธุรกิจของคุณ

• ทำให้การจัดการเอกสารและการแคปเจอร์ข้อมูลสำคัญอยู่ในรูปแบบอัตโนมัติ
• จัดการและตรวจสอบผู้ที่เข้า-ออกในอาคารและปรับปรุงกระบวนการด้วยการสร้างและจัดเก็บบันทึกการคัดกรองโดยอัตโนมัติ
• ใช้การควบคุมแบบ Touchless และเวิร์กโฟลว์ One-touch ที่จะเปลี่ยนเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันให้เป็นศูนย์กลางการสื่อสารแบบบูรณาการ

สภาพแวดล้อมการทำงานที่ปรับเปลี่ยนได้และเวิร์กโฟลว์ทางกายภาพและดิจิทัลที่เชื่อมต่อกันอย่างราบรื่นคือจุดเด่นของการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ ริโก้เป็นพาร์ทเนอร์กับธุรกิจต่างๆ สำหรับทุกขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลง เพื่อวางแผนและวางกลยุทธ์สำหรับความต้องการทางธุรกิจของแต่ละองค์กรด้วยขั้นตอนที่นำไปปฏิบัติได้จริงเพื่อนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้และให้บริการและการสนับสนุน

ที่มา : eBook - The 4 Essentials of a Successful Hybrid Work Model