ทบทวนการบริหารการจัดเก็บข้อมูลของคุณ: เพราะอะไรมันถึงเป็นเรื่องสำคัญมากกว่าที่คุณคิด

ในยุคแห่ง Big Data การบริหารการจัดเก็บข้อมูลยังคงเป็นรากฐานในการทำให้ส่วนประกอบของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ง่ายนั้นมีเสถียรภาพมากขึ้น

เมื่อพูดถึงการบริหารการจัดเก็บข้อมูล สิ่งแรกที่ผุดขึ้นในใจคงไม่ใช่ภาพของหนังคลาสสิก หรือยุคทองของหนังฮอลลีวูด แต่คงเป็นภาพของตู้เอกสารที่เต็มไปด้วยเอกสารอยู่แน่นจนล้นเสียมากกว่า

แต่สำหรับสตูดิโอหนังฮอลลีวูด เมื่อขายตั๋วจนหมดแล้ว จะเก็บฟิล์มไนเตรตของหนังแต่ละเรื่องไว้ ซึ่งเป็นวัสดุที่อันตรายและไวไฟสูงมาก และยังย่อยสลายได้ง่ายหากไม่เก็บไว้ในสภาพที่เหมาะสมจริงๆ ผลลัพธ์ คือ หนังส่วนใหญ่ในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 ล้วนหายไปหมดแล้วเพราะไฟไหม้หรือย่อยสลายไป ซึ่งก็เป็นเพราะสตูดิโอไม่ได้ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูลอย่างเหมาะสม

บริษัทของคุณคงไม่มีงบประมาณที่จะมาเสียข้อมูลสำคัญทางธุรกิจไปด้วยความผิดพลาดแบบเดียวกันนี้

การทะลักของสารสนเทศ

ไม่กี่ปีก่อนหน้านี้ ผมเคยมีลูกค้าที่มีตู้นิรภัยทำความเย็นใต้ดินสำหรับจัดเก็บม้วนฟิล์มหนังเป็นพันม้วน ในฐานะผู้จัดการด้านการจัดเก็บข้อมูลที่มีใบอนุญาต ผมมักถูกเรียกตัวให้เข้าไปช่วยเหลือบริษัทต่างๆ ในเรื่องการจัดเก็บข้อมูล แต่สิ่งนี้เป็นเรื่องใหม่สำหรับผมเลย เพราะปกติแล้ว งานของผมไม่ค่อยมีเรื่องอันตรายเท่าไหร่นัก โชคดีที่เราศึกษาการป้องกันตัวที่จำเป็นไว้ก่อน และสุดท้ายก็ไม่มีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้น แต่ก็เป็นเหตุการณ์ที่ทำให้ผมต้องมาคิดว่า ไม่มีใครเคยคาดการณ์เรื่องการจัดเก็บม้วนฟิล์มพวกนี้ไว้เลยหรือ

ทั้งหมดนั่นคือม้วนฟิล์มของหนังและการ์ตูนคลาสสิกตลอดกาลจำนวนมาก ซึ่งถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบที่สามารถเกิดเพลิงไหม้ได้ทุกขณะ และแทบไม่มีการวางโครงสร้างใดๆ สำหรับการเก็บม้วนฟิล์มพวกนั้นในระยะยาวเลย และบันทึกต่างๆ ก็มีเก็บไว้น้อยมาก โดยเฉพาะเมื่อเทียบกับความท้าทายด้านข้อมูลในปัจจุบัน

อ้างอิงจาก IDC มนุษย์สร้างข้อมูลมากถึง 40 เซ็ตตะไบต์ ภายในปีพ.ศ. 2563 หรือก็คือ 40 ล้านล้านกิกะไบต์ ข้อมูลส่วนใหญ่ในจำนวนนี้ล้วนเป็นข้อมูลที่ยังไม่มีการจัดระเบียบ หมายความว่า การสร้างระบบโครงสร้างข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เป็นเรื่องสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการเก็บรักษาและนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้เพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ ดังนั้น การบริหารการจัดเก็บข้อมูลจึงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทั้งหมดนั้น เพราะการสร้างแหล่งเก็บข้อมูลขึ้นมา และดูแลรักษามันไว้ ทำให้พนักงานสามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้นได้

ตอนที่ผมเข้ามาที่ริโก้ ผมพบว่าริโก้เป็นองค์กรที่เข้าใจถึงความสำคัญของระบบหน้าบ้านของวงจรเอกสาร จากประสบการณ์ของผม การบริหารการจัดเก็บข้อมูลควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์โดยรวมในการจัดการข้อมูลอยู่เสมอ มากกว่าที่จะมานั่งคิดในภายหลังเมื่อสิ้นสุดวงจรแล้ว เพราะว่า การจัดการข้อมูลไม่ได้เกี่ยวกับการเก็บรักษาให้คงอยู่ไว้เพียงอย่างเดียว แต่หมายถึงการทำให้ข้อมูลนั้นเข้าถึงได้ง่าย และจัดเก็บในรูปแบบที่ตรงกับคุณค่าของมัน และยังหมายถึงการทำให้ข้อมูลเหล่านี้มีความปลอดภัย เพื่อไม่ให้ข้อมูลสำคัญของบริษัทคุณตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่หวังดี ดังนั้น คุณจึงต้องจำกัดความเสี่ยง และปฏิบัติตามกฎระเบียบทุกอย่างที่บังคับใช้เอาไว้

ความท้าทายในปัจจุบัน

โชคร้ายที่หลายบริษัทพัฒนาเรื่องการทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายยังค่อนข้างช้าอยู่ อ้างอิงจากงานวิจัยเรื่องการเคลื่อนย้ายข้อมูล ในปี พ.ศ. 2558 จาก IDC ซึ่งสนับสนุนโดยริโก้ มีข้อมูลสำคัญเพียง 62% เท่านั้นที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนที่เหลือยังคงจัดเก็บเป็นเอกสารในตู้ (23%) หรือแย่กว่านั้น เช่น เก็บไว้ในสมองใครบางคน (15%) และในบรรดาข้อมูลที่เก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดนี้ ที่เก็บข้อมูลของแต่ละแผนกมักทำให้การแชร์ข้อมูลซึ่งกันและกันเป็นเรื่องยาก ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาตามมาได้ ทั้งในแง่ของรายได้ของบริษัทโดยตรง และยังอาจนำไปสู่ปัญหาด้านความปลอดภัย และการปฏิบัติตามของพนักงานแต่ละกลุ่ม เนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้

นี่คือผลลัพธ์จากความท้าทายด้านข้อมูลที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ซึ่งเศรษฐกิจในโลกทุกวันนี้ที่เชื่อมโยงกัน ทำให้ความเสี่ยงทางธุรกิจของหลายองค์กรกลายเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นแน่นอน ไม่ใช่แค่แนวโน้มว่าอาจเกิดขึ้นได้อีกต่อไป ในโลกของการทำงานรูปแบบใหม่นี้ ข้อมูลที่ยังไม่ได้ถูกจัดระเบียบเข้ามาคุกคามจนทำให้หลายองค์กรในทุกขนาดต้องพ่ายแพ้ กระบวนการด้านเอกสารที่ไม่เรียบร้อยทำให้เกิดปัญหาคอขวด อันเป็นสิ่งกีดขวางไม่ให้เกิดประสิทธิภาพเท่าที่ควร และความเสี่ยงก็ไม่ได้จำเพาะอยู่ที่แผนกใดแผนกหนึ่ง หรือผลลัพธ์ใดผลลัพธ์หนึ่งเท่าใดนัก และไม่มีองค์กรใดมีเกราะป้องกันจากอุปสรรคที่กำลังเกิดขึ้นใหม่นี้

บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับกลยุทธ์ด้านไอทีและ eDiscovery รวมถึงประโยชน์และความเสี่ยงทางธุรกิจ การบริหารการจัดเก็บข้อมูลและการจัดการข้อมูลองค์รวม จัดเป็นกฎระเบียบอันเป็นรูปธรรมซึ่งเติมเต็มช่องว่างที่ไม่ค่อยได้รับความสนใจมาก่อน

บริษัทในปัจจุบันจะต้องไม่ทำผิดพลาดซ้ำเหมือนกับสตูดิโอหนังฮอลลีวูดเมื่อ 75 ปีก่อน ถึงเวลาแล้วที่จะพัฒนากลยุทธ์ในด้านนวัตกรรมอันยั่งยืน ที่ตอบโจทย์ความต้องการของโลกการทำงานรูปแบบใหม่ในทุกวันนี้ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

กลยุทธ์การบริหารการจัดเก็บข้อมูลที่ดีจึงควรเป็นเชิงรุก ไม่ใช่รอให้เกิดก่อนแล้วค่อยจัดการ และควรทำตั้งแต่ต้นวงจรของเอกสาร ไม่ใช่ตอนท้าย โดยต้องรวมไปถึงข้อมูลจาก LoBs ทั้งหมดด้วย และอนุญาตให้ผู้จัดการ LoBs ทราบได้ว่าแผนกอื่นกำลังทำอะไรกันอยู่ เพื่อหลีกเลี่ยงการติดขัดของข้อมูล ที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงและปัญหาเรื่องการปฏิบัติตามได้ โดยการจัดเก็บข้อมูลนี้ต้องอยู่ในรูปแบบที่ค้นหาได้ง่าย และพนักงานจะต้องได้รับการอบรมวิธีการใช้งานแหล่งเก็บข้อมูลใหม่นี้ และต้องคิดวางแผนไปข้างหน้า เพื่อให้เท่าทันต่อความท้าทายของโลกธุรกิจที่เคลื่อนไปอย่างรวดเร็ว ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต

ที่มา:  RICOH USA