วางแผนให้ดีก่อนตัดสินใจย้ายระบบการพิมพ์ไปสู่ระบบคลาวด์

เมื่อฝ่ายไอทีของบริษัทเลือกใช้การบริหารจัดการการพิมพ์แบบประจำการอยู่ที่ออฟฟิศ ย่อมทำให้เกิดแรงกดดันในการเพิ่มจำนวนพนักงานให้เพียงพอต่อความรับผิดชอบ หากคุณก็กำลังพยายามหาทางลดจำนวนพนักงานลง เพื่อไปให้ความสนใจกับประเด็นอื่น หรือมุ่งดำเนินธุรกิจเชิงกลยุทธ์ในด้านอื่นแทน คุณอาจพบว่าตนเองกำลังตกอยู่ในสถานการณ์ยากลำบาก

การเปลี่ยนมาใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์อาจช่วยตอบโจทย์ในเรื่องค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นทางออกสำหรับสถานการณ์ยากลำบากนี้ แต่ก่อนที่จะลงมือทำอะไรลงไป คุณควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้เสียก่อน

พิจารณาจุดยืนของการพิมพ์ในอนาคตเมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น

เมื่อพิจารณาการย้ายระบบการพิมพ์มาสู่ระบบคลาวด์ สิ่งแรกที่ควรพิจารณา คือ บริษัทของคุณกำลังพัฒนาไปในทิศทางไหน และประเด็นนี้จะเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดคำถามอื่นๆ ตามมา ตัวอย่างเช่น หากคุณประมาณการว่า ในอีก 5 ปีข้างหน้า คุณจะรับพนักงานใหม่เพิ่มอีก 1,000 คน คุณอาจตระหนักว่าบริษัทของคุณจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์ที่อัพเดตเองได้อัตโนมัติ เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณเท่าทันต่อการเติบโตที่จะเกิดขึ้น

ความกังวลแต่ละอย่างที่เกิดขึ้นจะนำไปสู่คำถามอีกมากมาย ที่อาจชี้ให้เห็นถึงข้อมูลเชิงลึกว่าคุณต้องการอะไรจากบริการการพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์นี้ จากตัวอย่างข้างต้น อาจทำให้คุณเกิดคำถาม ดังนี้

• มีพนักงานประมาณกี่คนที่ต้องใช้การพิมพ์และการสแกนจากระยะไกล
• เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่างานพิมพ์นั้นมีการยืนยันตัวตนถูกต้อง เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในหลายสถานที่
• การปฏิรูปสู่ดิจิทัลจะมีบทบาทอย่างไรในการเปลี่ยนแปลงความต้องการด้านการพิมพ์ในอนาคต

เมื่อพิจารณาเรื่องการเติบโตทางธุรกิจที่คาดการณ์ไว้ อาจนำไปสู่คำถามที่เกี่ยวข้องกับการขยายขนาดบริษัทมากมาย ถ้าบริการผ่านระบบคลาวด์ที่คุณกำลังพิจารณาอยู่ไม่สามารถขยายเพื่อตอบสนองการเติบโตของบริษัทตามที่คาดการณ์ไว้ ในรูปแบบที่ประหยัดค่าใช้จ่าย รวดเร็ว และส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานน้อยที่สุดได้ ก็ควรตัดตัวเลือกนั้นออกไป

การศึกษาข้อมูลประเภทนี้นอกจากจะทำให้คุณทราบข้อมูลเชิงลึกในเรื่องรูปแบบของบริการที่คุณต้องการแล้ว ยังทำให้คุณทราบข้อมูลที่ช่วยให้คุณประมูลได้สำเร็จอีกด้วย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะพิจารณาว่าการเปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์นี้จะช่วยลดความจำเป็นในการลงทุนในระบบการพิมพ์ ซอฟต์แวร์ และพนักงานไปได้แค่ไหน เพื่อเป็นการเปิดโอกาสให้มีการลงทุนในประเด็นอื่นทางธุรกิจที่เป็นเชิงกลยุทธ์มากกว่า อย่างเช่น การวิเคราะห์ข้อมูล และการปฏิรูปสู่ดิจิทัล

เมื่อคุณทำการศึกษาเบื้องต้นเช่นนี้แล้ว ต่อไปก็ลองพิจารณาประเด็นที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น โดยเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์

ทำความคุ้นเคยกับทางเลือกต่างๆ ด้านความปลอดภัยของข้อมูลในการพิมพ์

คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการที่คุณเลือก มีฟังก์ชันต่อไปนี้ เพื่อช่วยปกป้องข้อมูล เอกสาร และข้อมูลที่อยู่ในการครอบครองของบริษัท ที่แชร์ร่วมกันผ่านระบบคลาวด์

• การยืนยันตัวตนด้วยบัตร หรือการใส่รหัส
• การเข้ารหัสข้อมูลในอุปกรณ์
• การปิดทางเชื่อมต่อของอุปกรณ์
• ระบบบันทึกข้อมูลแฝงทับลงบนฮาร์ดไดรฟ์ของอุปกรณ์การพิมพ์ของคุณ
• มีการควบคุมดูแล และสแกนซอฟต์แวร์และเซิร์ฟเวอร์เพื่อแก้ไขช่องโหว่ในระบบอยู่เสมอ
• มีการควบคุมดูแล และตั้งค่าความปลอดภัยเครื่อง MFP อยู่เสมอ

หากประเด็นด้านความปลอดภัยกลายเป็นเรื่องที่ต้องกังวล คุณควรพึ่งพาโมเดล as a Service ที่ช่วยดูแลว่าคุณสมบัติและแพตช์ด้านความปลอดภัยที่ใช้งานอยู่ ได้รับการดูแลจัดการอย่างเต็มที่และทันสมัยอยู่หรือไม่ โดยควรพิจารณาบริการที่คอยควบคุมดูแลและอัพเดตการตั้งค่าระบบด้านความปลอดภัยให้อุปกรณ์การพิมพ์ของคุณโดยเฉพาะ และมีการทดสอบเจาะเข้าระบบซอฟต์แวร์ให้บริการและโครงสร้างระบบโดยบุคคลที่สาม โดยผู้ให้บริการที่มีบริการระดับนี้ ควรมีการควบคุมดูแลและแจ้งเตือนตลอดเวลา เพื่อให้มองเห็นโครงสร้างระบบการพิมพ์ของคุณได้มากขึ้น

พนักงานไอทีของคุณต้องใช้เวลามากแค่ไหนในการควบคุมดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์การพิมพ์ทั้งหมดในบริษัท

เพิ่มอัตราการมองเห็นเพื่อลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

คุณคอยตรวจสอบปัญหาในการบำรุงรักษา เช่น เรื่องโทนเนอร์และปริมาณกระดาษ ของเครื่องพิมพ์ในองค์กรอยู่เป็นประจำหรือไม่ คุณสามารถดูแลเครื่องพิมพ์และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ในองค์กรให้ทันสมัยและคอยบำรุงรักษาอยู่ตลอดได้หรือไม่ ถ้าทำได้ พนักงานไอทีของบริษัทคุณต้องใช้เวลามากแค่ไหนในการดูแลและบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ทั้งองค์กร นี่เป็นคำถามที่สำคัญที่ต้องถามในการพิจารณาว่าจะยังคงระบบการพิมพ์ไว้ในออฟฟิศเช่นเดิม หรือย้ายไปสู่ระบบการจัดการการพิมพ์ผ่านคลาวด์แทน

ถ้าคุณกำลังดำเนินธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายพันคน และมีออฟฟิศอยู่หลายที่ การเพิ่มอัตราการมองเห็นให้ระบบการพิมพ์อาจไม่คุ้มค่ามากพอในการดึงเวลาของพนักงานฝ่ายไอทีมาจากการทำงานอื่นที่สำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายและภารกิจของบริษัท ดังนั้น สิ่งที่คุณจะทำได้ดีที่สุดก็คือ การหาบริการระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์ที่ช่วยดูแลระบบการพิมพ์ของคุณได้ดีกว่าที่คุณทำเอง หาบริการที่สามารถแสดงข้อมูลการใช้งานของพนักงานทุกคนและเครื่องพิมพ์ทุกเครื่องได้ เพราะข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และหาวิธีการเชิงรุกในการแก้ปัญหาด้านการพิมพ์ได้ เพื่อช่วยลดระยะเวลาที่เครื่องไม่ทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับอุปกรณ์ของคุณ

ตามให้ทันการเปลี่ยนแปลงสู่การพิมพ์งานจากระยะไกล

การทำให้พนักงานของคุณสามารถใช้สมาร์ตโฟน แท็บเล็ต และแล็ปท็อปในการสั่งพิมพ์งานผ่านระบบคลาวด์ หรือสแกน และแชร์ข้อมูลได้จากระยะไกล เป็นเรื่องจำเป็นในโลกปัจจุบันที่ทำงานจากระยะไกลกันมากขึ้น การทราบจำนวนของพนักงานในทีมที่ทำงานจากระยะไกลอยู่ในปัจจุบัน และประมาณการจำนวนของพนักงานที่ต้องทำงานเกี่ยวกับการพิมพ์จากระยะไกลในอนาคต จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าบริการด้านระบบคลาวด์ของคุณควรมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง

หากพูดถึงความรวดเร็วของการเปลี่ยนแปลงพื้นที่ทำงานแบบดิจิทัล คุณควรพิจารณาผู้ให้บริการระบบคลาวด์อย่างจริงจัง โดยต้องเป็นผู้ที่สามารถขยายระบบการพิมพ์จากระยะไกลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เพื่อรองรับการทำงานจากระยะไกลที่จะเพิ่มขึ้นเมื่อไหร่ก็ได้

เมื่อพิจารณาทุกประเด็นเหล่านี้แล้ว การวางแผนย้ายระบบการพิมพ์มาสู่ระบบคลาวด์อาจฟังดูน่ากลัว แต่หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพ และคุ้มค่ากับค่าใช้จ่าย RICOH Printing Solutions มีระบบการพิมพ์ที่มอบประสบการณ์อันเรียบง่ายและสม่ำเสมอ รวมถึงสามารถปรับขนาดได้ พร้อมเติบโตไปกับบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย

ที่มา:  RICOH USA