ปรับระบบแอดมิดชันมหาวิทยาลัยให้ราบรื่นขึ้น

ฝ่ายรับเข้านักศึกษากำลังกวาดตามองใบสมัครและข้อมูลที่มากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา

ตามรายงานของ New York Times กล่าวไว้ว่า สำหรับนักศึกษาหลายคน “การสมัคร 10 แห่งเป็นเรื่องปกติทั่วไป การสมัคร 20 แห่งเริ่มกลายเป็นสิ่งคุ้นเคย แม้แต่การสมัคร 30 แห่งก็ไม่ใช่เรื่องเกินจินตนาการ” มหาวิทยาลัยเห็นจำนวนของนักศึกษาที่ต้องการศึกษาต่อในระดับสูงและจำนวนใบสมัครที่เพิ่มสูงขึ้นเป็นประวัติการณ์ ปัจจัยทั้งสองนี้รวมกันทำให้เกิดปัญหาความติดขัดของข้อมูลสำหรับฝ่ายรับเข้านักศึกษาในมหาวิทยาลัย

ข้อมูลการรับสมัครเข้ามาถึงมหาวิทยาลัยในหลายรูปแบบ ตั้งแต่แบบฟอร์มออนไลน์ อีเมล แฟกซ์ ไปจนถึงซองจดหมายที่ส่งมา การรวมข้อมูลจากแหล่งที่แตกต่างเหล่านี้เข้าสู่กระบวนการทำงานที่เป็นระเบียบเดียวกันนับว่าเป็นความท้าทายที่ฝ่ายรับเข้านักศึกษาในประเทศต้องเผชิญ ในขณะเดียวกันการแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลและกระบวนการที่ช้าและเป็นแมนนวลก็ก่อให้เกิดคำถามเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของนักศึกษา

จากการสำรวจล่าสุดของ Harris Poll ที่ดำเนินการในนามของ Ricoh พบว่า เกือบสองในสาม (65%) ของชาวอเมริกันที่สำรวจไม่เชื่อว่ามหาวิทยาลัยมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของนักศึกษา ขณะเดียวกันชาวอเมริกัน 53% เคยได้ยินเรื่องข้อมูลการรับสมัครที่สูญหาย

เพื่อเปลี่ยนทัศนคตินั้น คุณต้องปรับปรุงกระบวนการทำงานด้านการรับสมัครให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นด้านการเก็บ การจัดการและการเปลี่ยนแปลง และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนักศึกษา

ในมหาวิทยาลัยหลายแห่งที่ฉันได้ไปเยี่ยมชม ฉันเห็นกองเอกสารจำนวนมากที่ฝ่ายรับเข้านักศึกษาได้รับ นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่บ่งบอกว่าควรกระตุ้นให้มีการประเมินหาสาเหตุที่แท้จริง การลดระยะเวลาในการดำเนินการและการลดภาระในการรับข้อมูลที่นักศึกษาส่งมาและนำไปกรอกในกระบวนการทำงานด้านการรับสมัครเป็นเป้าหมายสูงสุด

การสัมภาษณ์โดยเจ้าหน้าที่และการบันทึกกระบวนการให้เป็นปัจจุบันที่ดำเนินการผ่านการสังเกตอย่างละเอียดทำให้พบว่า กระบวนการที่เป็นแบบแมนนวลและใช้เวลามากเป็นอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุด ขั้นตอนในรูปแบบแมนนวลที่มากเกินไปตั้งแต่การรับเอกสารการรับสมัครในห้องจดหมายและการนำเข้าสู่ระบบกระบวนการทำงานด้านการรับสมัครนั้นเป็นเรื่องที่พบได้บ่อย

การสมัคร 10 แห่งกลายเป็นเรื่องปกติทั่วไปแล้ว การสมัคร 20 แห่งเริ่มกลายเป็นสิ่งคุ้นเคย แม้แต่การสมัคร 30 แห่งก็ไม่ใช่เรื่องเกินจินตนาการ

การแปลงกระบวนการทำงานให้เป็นแบบดิจิทัล

กลวิธีหนึ่งที่เป็นที่ยอมรับสำหรับฝ่ายรับเข้านักศึกษาคือการใช้แท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนในการนำเข้าเอกสารต่างๆ และป้อนเอกสารเหล่านั้นเข้าสู่กระบวนการทำงานด้านการรับสมัคร วิธีนี้ไม่ค่อยเป็นที่นิยม แต่กลับเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งสำหรับการการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเข้าด้วยกันอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ไม่เหมือนกับวิธีเก็บข้อมูลในเอกสารแบบดั้งเดิม การเก็บไว้ในโทรศัพท์มือถือนั้นไม่ได้ให้พนักงานต้องมายืนรอหน้าเครื่องสแกนเนอร์ในช่วงเวลาเร่งด่วน เช่น วันสุดท้ายของการรับนักศึกษา

อย่างไรก็ตาม จากการศึกษาล่าสุดของ IDC ที่จัดทำโดย Ricoh พบว่า 80% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาจำเป็นต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันการนำเข้าเอกสารในโทรศัพท์มือถือ แต่มีผู้ตอบแบบสอบถามน้อยกว่า 20% ที่เปิดฟังก์ชันนี้จนสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว ช่องว่างระหว่างความตั้งใจที่จะทำและการลงมือทำสามารถสร้างความแตกต่างขนานใหญ่ในเรื่องที่ว่าคุณดำเนินการสมัครรับสมัครนักศึกษาเข้าเรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด ซึ่งแท้จริงแล้วการศึกษาของ IDC อันเดียวกันนี้ก็ได้ระบุว่า องค์กรที่ใช้แท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น 13%

ทั้งหมดนี้คือวิธีการจำนวนหนึ่งที่ฝ่ายรับเข้านักศึกษาสามารถปรับระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินการและลดต้นทุนผ่านการนำเข้าข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น

ที่มา:  RICOH USA