ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นด้วย Cloud

ระบบ Cloud มีประโยชน์มากมายในทางธุรกิจ แต่คุณอาจไม่รู้ว่าควรจะเริ่มจากตรงไหน 

โครงสร้างและแอปพลิเคชัน Cloud มีข้อดีต่อธุรกิจมากมาย แต่ข้อดีที่กลายมาเป็นจุดแข็งของมัน คือความสามารถในการปฏิวัติการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้น จากผลการสำรวจที่ศึกษาในกลุ่มผู้บริหารธุรกิจจำนวน 532 คนที่ทำงานในอุตสาหกรรมที่หลากหลาย พบว่าผู้บริหาร 55% รู้สึกว่า “โซลูชัน Cloud ไม่ใช่แค่วิวัฒนาการระบบการทำงานธรรมดา แต่ยังแสดงให้เห็นถึงการปฏิวัติการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพไปอีกขั้น” 

การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น ความใกล้ชิดกับลูกค้ามากขึ้น ผลิตภัณฑ์ปรับปรุงจนดียิ่งขึ้น ขีดความสามารถในการแข่งขันสูงขึ้น รวมถึงค้นหาและรักษาพนักงานคุณภาพไว้ได้ง่ายขึ้น การทำงานร่วมกันและเครื่องมือ Cloud คือองค์ประกอบพื้นฐานที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโต เพราะคุณจะสามารถขยายขอบเขตความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน ลูกค้า และพาร์ทเนอร์ได้ 

คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน Cloud เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้นได้ในหลากหลายสถานการณ์ แล้วคุณควรจะเริ่มตรงไหน? 

การทำงานร่วมกันเริ่มจากภายใน 

ไม่ว่าคุณจะใช้แอปพลิเคชัน Cloud หรือไม่ การประเมินและออกแบบกระบวนการทางข้อมูลใหม่คือพื้นฐานของพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จยิ่งขึ้น แค่คุณมีเทคโนโลยี ไม่ได้แปลว่าคุณแก้ปัญหาได้ และการโฟกัสแค่เทคโนโลยีแล้วพุ่งไปที่เป้าหมายการทำงานร่วมกัน อาจทำให้คุณหลงทางได้ ที่จริงแล้ว หัวใจสำคัญของการพัฒนาการทำงานร่วมกันคือ การเข้าถึงข้อมูลอย่างครอบคลุมและถูกต้องแม่นยำจากทุกที่ทุกเวลา 

ก้าวแรกที่สำคัญคือการประเมินกระบวนทางข้อมูลที่มีอยู่เดิม ระบุขั้นตอนให้ชัดเจน แล้วดูว่าแต่ละขั้นตอนมีส่วนในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจอย่างไรบ้าง ไม่ว่าคุณจะต้องการให้บริการที่ดียิ่งขึ้นแก่ลูกค้า เพิ่มโอกาสทางการขาย วางจำหน่ายสินค้าที่เพิ่มโอกาสทางการแข่งขัน หรือปฏิบัติตามมาตรฐานข้อบังคับให้ครบถ้วน สิ่งสำคัญที่องค์กรปัจจุบันควรทำ คือศึกษาว่ากระบวนการทางข้อมูลเกี่ยวข้องกับสายธุรกิจ (LoB) และบูรณาการกับระบบและกระบวนการอื่นๆ อย่างไร  

คำนึงไว้เสมอว่าความต้องการข้อมูลของพนักงานทางไกลเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา และพนักงานทางไกลแต่ละคนก็มีวิธีการใช้ข้อมูลแตกต่างกัน เพราะฉะนั้น อาจถึงเวลาแล้วที่ต้องเปลี่ยนไปใช้งานแอปพลิเคชันสำหรับทำงานร่วมกันในรูปแบบใหม่ เพื่อให้ความคิดริเริ่มด้านการทำงานร่วมกันประสบผลสำเร็จ 

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้ไปถึงความสำเร็จนั้น คือการติดตามการปฏิบัติงานบางอย่างของพนักงานทางไกลสักคนไปทีละขั้น เช่น การดูแลให้ข้อมูลลูกค้าใหม่ หรือการตอบกลับคำขอใช้บริการ แล้วสังเกตว่าพนักงานสามารถดึงข้อมูลอย่างรวดเร็วได้จากแหล่งข้อมูลใด 

งานวิจัยเผยว่าพนักงานและผู้จัดการรับรู้ประสิทธิภาพของกระบวนการทางข้อมูลแตกต่างกัน นี่คือโอกาสทองที่คุณจะให้คำแนะนำแก่พนักงาน เพื่อให้พวกเขาทำงานได้ดียิ่งขึ้น 

ความคิดไม่ตรงกับพนักงาน 

จากการศึกษาของบริษัท Forrester ที่มอบหมายโดยริโก้ พบว่าพนักงานหน้างานรู้สึกถูกจำกัดด้วยระบบแบบเดิม จนบางครั้งลูกค้าก็ไม่มีทางเลือกใหม่ๆ ในการสื่อสารกับทางบริษัท ในทางกลับกัน ผู้จัดการบางคนรู้สึกว่าพนักงานหน้างานสื่อสารกับลูกค้าได้เป็นอย่างดีในช่องทางสื่อสารทั้งเก่าและใหม่ นี่คือความคิดที่ไม่ตรงกันครั้งใหญ่ และหากองค์กรของคุณเป็นเช่นนี้ ก็อาจส่งผลกระทบทางลบต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ 

เราพบว่ากระบวนการทางข้อมูลจำนวนมากไม่ตรงกับความต้องการของพนักงานหรือลูกค้า และอาจถึงเวลาแล้วที่คุณควรมองให้ลึกลงไปในกระบวนการนั้นๆ แล้วคุณอาจค้นพบ: 

• ขั้นตอนที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้มีความสำคัญ 
• ข้อมูลที่มีอยู่แต่ไม่สามารถดึงมาใช้ได้อย่างรวดเร็วหรือเข้าถึงยาก 
• ช่องว่างของข้อมูลที่มีอยู่ในระบบอื่นๆ
• กระบวนการต่างๆ ที่ไมใช่สาระสำคัญทางธุรกิจ 

เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้ ทั่วทั้งองค์กรควรรวบรวมประสบการณ์จากทุกฝ่ายมาหารือกับผู้ให้คำปรึกษาด้านกระบวนการข้อมูล เพราะผู้เชี่ยวชาญด้านนี้เคยเผชิญกับความท้าทายเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลมานักต่อนักแล้ว เพราะการปรับปรุงกระบวนการทางข้อมูลให้ดีขึ้นนั้นมาพร้อมกับหน้าที่ในการรับมือกับข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวระหว่างบริษัทและระหว่างประเทศ รวมถึงจัดการกับความเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร ทั้งการให้ความรู้ การฝึกอบรม รวมถึงกำลังใจ 

ผู้ให้คำปรึกษาที่เป็นบุคคลภายนอกสามารถมองภาพทั่วทั้งองค์กรได้กว้างกว่า และเคยมีประสบการณ์กับการจัดการเรื่องแบบนี้มาในหลายๆ บริษัทและภาคส่วน พวกเขาสามารถเสนอมุมมองใหม่ๆ ให้คุณจัดการกับปัญหาได้ง่ายขึ้น 

การทำงานร่วมกันด้วยการใช้เครื่องมือ Cloud ช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้ก็จริง แต่การนิยามเป้าหมายทางธุรกิจและการวางแผนต้องมาก่อน คำนึงไว้เสมอว่า ในทุกๆ เทคโนโลยี มีมนุษย์เป็นหัวใจสำคัญที่คอยดูแลและใช้งานอยู่เบื้องหลังเสมอ หากคุณได้รับความช่วยเหลือที่ตรงจุด คุณจะมุ่งไปถูกทิศและไม่หลงทางในระบบ Cloud แน่นอน 

ที่มา:  RICOH USA