วิธีเลือกโซลูชันห้องประชุมที่เหมาะสม

ทุกวันนี้การวิจัยและการเลือกเทคโนโลยีห้องประชุมที่เหมาะสมเป็นภาระงานที่ยากลำบาก สำหรับผู้เริ่มต้นแล้วมีค่าใช้จ่ายมากมายที่คุณต้องต่อสู้ โซลูชันนั้นมีราคาตั้งแต่หลักร้อยดอลลาร์ไปจนถึงมากกว่า $100,000 สำหรับระบบระดับองค์กรที่สมจริง

นอกจากนี้แล้ว จำนวนโซลูชันที่มีอยู่ในปัจจุบันก็อาจมีจำนวนมากจนทำให้สับสนได้เมื่อคุณต้องมานั่งเปรียบเทียบฟีเจอร์และข้อดีแต่ละอย่าง และสุดท้าย เช่นเดียวกับการลงทุนในไอทีอื่นๆ คุณอาจต้องคำนึงถึงอุปกรณ์รุ่นเก่าๆ ที่มีอยู่ ซึ่งบางครั้งคุณอาจใช้โซลูชันห้องประชุมแบบแพตช์ร่วมกัน ซึ่งอาจไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

จากปัจจัยทั้งหมดนี้แสดงให้เห็นอุปสรรคใหญ่ในการเลือกระบบที่เหมาะสม อย่างไรก็ตามยังมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีห้องประชุมที่ล้าสมัย กล่าวคือ ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงเนื่องจากการใช้งานโซลูชันรุ่นเก่า การเสียเวลาค้นหาไฟล์เพื่อแชร์และรวบรวมข้อมูลที่ช่วยในการตัดสินใจ สุดท้ายแล้วทั้งหมดนี้ก็จะทำให้คุณสูญเสียประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างมากนั่นเอง

จำกัดขั้นตอนการคัดเลือกสู่วิธีการง่ายๆ

คุณอาจค่อยๆ ดำเนินการทีละเล็กทีละน้อย การ์ทเนอร์ได้แบ่งขั้นตอนการคัดเลือกห้องประชุมออกเป็นสองขั้นตอนใหญ่ ได้แก่

1. วิเคราะห์สิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการสำหรับโซลูชันห้องประชุมด้วยการตรวจสอบความต้องการในปัจจุบันและอนาคตของพนักงานดิจิทัลของคุณ โปรดจำไว้ว่าโซลูชันห้องประชุมนั้นมักใช้งานนานหลายปี ดังนั้นจึงควรสามารถรองรับความต้องการและการเติบโตขององค์กรในอนาคตได้ด้วย
2. จากนั้นจัดโซลูชันห้องประชุมทั้ง 4 ประเภทให้สอดคล้องกับข้อกำหนดการประชุมของบริษัทของคุณโดย “จับคู่งานตามกิจกรรมที่พัฒนาขึ้นและความต้องการการทำงานร่วมกันเป็นทีมกับตัวเลือกที่มี”

ประการแรก ต้องเข้าใจก่อนว่าห้องประชุมและพื้นที่จัดประชุมนั้นมีหลายประเภท ดังนั้น การรวบรวมพอร์ตโฟลิโอโซลูชันต่างๆ เพื่อพิจารณาก็มักจะดีกว่าการค้นหาระบบในรูปแบบ One-size-fits-all

การ์ทเนอร์ได้แบ่งห้องประชุมออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

• ห้องประชุมพื้นฐาน ใช้เตรียมการประชุมสำหรับ 4 ถึง 24 ท่าน นำเสนอบริการการประชุมทางเสียงขั้นพื้นฐานและการทำงานของผู้เข้าร่วมแบบง่ายๆ
• พื้นที่รวมตัวและออฟฟิศส่วนตัว พื้นที่สำหรับการประชุมแบบ ad hoc มักจะถูกเพิ่มเข้ามาให้ออฟฟิศเพื่อทำให้ผู้ใช้งานสามารถรวมตัวและช่วยกันระดมความคิดได้
• ห้องประชุมโปรเจกต์ หรือบางครั้งอาจเรียกว่า “War room” ที่อาจมีการจำกัดการเข้าถึง ใช้สำหรับทีมหรือโครงการในช่วงเวลาหนึ่ง ห้องประชุมประเภทนี้ต้องใช้ทั้งพื้นที่การนำเสนอที่เป็นทางการและพื้นที่การประชุมที่ไม่เป็นทางการ และควรจะเป็นห้องที่พนักงานสามารถนำเสนอข้อมูลได้มากมายหลายครั้งมากกว่าการนำเสนอเพียงแค่ครั้งเดียว
• ห้องประชุมสำหรับผู้บริหาร สิ่งอำนวยความสะดวกขนาดใหญ่สำหรับการนำเสนออย่างเป็นทางการ ไม่เน้นการทำงานร่วมกัน การประชุมมักจะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าและต้องสามารถสร้างการประชุมและการนำเสนอที่มีคุณภาพสูง ดังนั้นต้องมีโซลูชันห้องประชุมที่เชื่อถือได้

เมื่อคุณวิเคราะห์โซลูชันห้องประชุม คุณควรนึกถึงการเลือกในอนาคตด้วย ลองนึกว่าการเปลี่ยนแปลงในอนาคตนั้นอาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอาจส่งผลต่อการเลือกของคุณอย่างไร และคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมที่จะเกิดขึ้น เช่น การปรับโครงสร้างองค์กร

สุดท้าย คุณจะต้องกำหนดว่าใครจะได้รับอนุญาตให้เริ่มการประชุม จะเป็นพนักงานเฉพาะ แผนกที่ได้รับมอบหมาย หรือพนักงานที่มีความรู้ทั้งหมด รวมถึงวิธีการที่ผู้ใช้งานจะสามารถจัดตาราง เริ่มและเข้าร่วมในการประชุมร่วมกันเหล่านี้ หากการกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจนนั้นเป็นเรื่องยากสำหรับคุณ ให้พยายามเลือกโซลูชันห้องประชุมที่เรียบง่าย ซึ่งมีขั้นตอนที่เข้าใจง่ายและเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ซับซ้อน ตามหลักการแล้ว คุณควรตั้งเป้าหมายเพื่อสร้างการทำงานที่สอดคล้องกัน ไม่ว่าผู้ใช้จะทำงานจากโต๊ะทำงานในออฟฟิศ ในห้องประชุม ทำงานจากแล็ปท็อปนอกออฟฟิศ หรือใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ขณะเดินทางก็ตาม

ขั้นตอนสุดท้าย: ใช้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันที่คล่องตัว

เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าตัวเลือกใดคือตัวเลือกห้องประชุมที่ดีที่สุดสำหรับคุณ คุณก็ต้องอบรมและให้ความรู้แก่พนักงาน อาจใช้การเล่นเกมเข้ามาช่วยเพื่อทำให้มีชีวิตชีวามากขึ้น

สุดท้ายคุณก็จะได้พบเทคนิคการทำงานร่วมกันที่ดีกว่า ประโยชน์ที่คุณอาจได้รับ เช่น ประสิทธิภาพการจัดการที่เพิ่มมากขึ้นอย่างสูง การประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นนำไปสู่จำนวนการประชุมที่น้อยลง โอกาสสำหรับนวัตกรรมที่เพิ่มขึ้น ความคล่องตัวทางธุรกิจซึ่งสำคัญในการแข่งขันที่ดุเดือดในปัจจุบัน การจัดการต้นทุนที่ง่ายขึ้นและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่พัฒนาขึ้นอย่างมาก

ทั้งหมดนั้นมาจากการเลือกโซลูชันการประชุมที่เหมาะสมกับคุณ

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/choosing-a-meeting-room-solution