การเปลี่ยนโครงสร้างการพิมพ์ให้ทันสมัยขึ้น

ทำไมการพิมพ์งานผ่านคลาวด์และการบริหารจัดการการพิมพ์ถือเป็นอนาคตของธุรกิจ

ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์ได้มีการพัฒนาขึ้นมาก และเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องพัฒนา เพราะการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานจากระยะไกลและแบบไฮบริดอย่างกระทันหันและรวดเร็วแบบที่เป็นอยู่ เป็นเทรนด์ที่บางฝ่ายก็ยังไม่แน่ใจว่าจะเกิดขึ้นจริงหรือไม่

แต่มันก็ได้เกิดขึ้นแล้ว

ซึ่งการเกิดขึ้นของเทรนด์นี้ ทำให้พนักงานมีความจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการทางธุรกิจในรูปแบบเก่าจากสถานที่ต่างๆ โดยเฉพาะออฟฟิศในบ้าน

ในขณะที่ประเด็นเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลระหว่างแล็ป ท็อปที่บ้าน เครื่องคอมพิวเตอร์หรือแมค กับเครือข่ายของบริษัทกลายเป็นสิ่งที่ควรให้ความสนใจอย่างมาก ธุรกิจหลายแห่งก็เริ่มมองเห็นว่าการจัดการอุปกรณ์และเครื่องพิมพ์สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและแบบไฮบริดเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจัดการ

โซลูชันจัดการการพิมพ์ที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรในปัจจุบัน

คุณอาจสงสัยว่า “เรายังพูดถึงเครื่องพิมพ์และการพิมพ์กันอยู่อีกหรือ”

คำตอบ คือ ใช่ เพราะพนักงานหลายฝ่ายกลับมาทำงานที่ออฟฟิศกันมากขึ้น ทำให้เครื่องพิมพ์และการจัดการการพิมพ์กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องให้ความสนใจสำหรับทุกองค์กร ลองพิจารณาประเด็นต่อไปนี้

“แผนการปรับปรุงใหม่สำหรับการคาดการณ์ด้านการช่วยเหลือในการพิมพ์ บริการด้านเอกสาร และการคาดการณ์บริการด้านการพิมพ์ขั้นพื้นฐานสำหรับสากลและสหรัฐอเมริกา ประจำปี พ.ศ. 2565-2569” ของ IDC คาดการณ์ว่าจะมีการเติบโตที่ลดลงไปจนถึงปี พ.ศ. 2569 แต่ก็ยังไม่มีการยืนยันแต่อย่างใด ถึงแม้เราจะอยู่ในโลกของการทำงานแบบดิจิทัลที่มีปริมาณการพิมพ์ลดลง แต่ก็ยังคงมีอยู่

โดยมีแนวโน้มและการคาดการณ์เพิ่มเติมเล็กน้อย ดังนี้

• การพิมพ์แบบสีจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง
• อุตสาหกรรมด้านกฎหมายและสาธารณสุขยังคงมีปริมาณการพิมพ์สูง
• การเพิ่มขึ้นของการพิมพ์เอกสารจากอีเมล เนื้อหาจากเว็บไซต์ บัญชีและการเงิน การตลาด และสื่อส่งเสริมการขาย
• การพิมพ์ฉลากคาดว่าจะเติบโตขึ้นทั่วโลก ถึง 752.6 ล้านเหรียญสหรัฐ ระหว่างปี พ.ศ. 2566-2576 

และสำหรับโลกที่มีสมาชิกในทีมที่อาจทำงานกันจากคนละซีกโลก มากกว่าที่จะทำงานโดยอยู่ภายใต้ไฟร์วอลล์ของเครือข่ายสำนักงานเดียวกัน โซลูชันที่ช่วยลดความตึงเครียดของพนักงานไอทีจึงมีความจำเป็น เพื่อตอบโจทย์แนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุด และทำให้ทุกฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม และยังช่วยให้การบริหารค่าใช้จ่ายง่ายขึ้น และช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

แล้วองค์กรต่างๆ ทำอะไรกันอยู่

IDC กล่าวว่า องค์กรเกือบ 70% สนใจบริการที่ช่วยเหลือด้านการพิมพ์ ขณะที่ Quorcirca รายงานว่า

• 43% ขององค์กรได้นำแพลตฟอร์มบริหารจัดการการพิมพ์ผ่านคลาวด์มาใช้
• 37% ขององค์กรมีการวางแผนจะนำมาใช้ในอีกสองสามปีข้างหน้า
• 40% ขององค์กร กล่าวว่า การเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มบริหารจัดการการพิมพ์ผ่านคลาวด์เป็นประโยชน์หลักของการนำ MPS มาใช้

ประโยชน์ของการพิมพ์ผ่านคลาวด์และโครงสร้างการพิมพ์ผ่านคลาวด์

ในบทความเรื่อง "ประโยชน์ของการเปลี่ยนไปใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์" เราได้พูดถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนมาใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์ ซึ่งโดยสรุป คือ

• เข้าถึงได้จากที่ใดก็ได้
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสมาชิกในทีม
• ช่วยเพิ่มความคล่องตัวของธุรกิจ
• ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
• เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้
• ช่วยให้บรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืน

หากต้องการข้อมูลฉบับเต็มสำหรับประโยชน์ทางธุรกิจที่กล่าวไป เราขอเชิญชวนให้คุณเข้าไปยังบทความข้างต้น และสำหรับบทความนี้ เราจะมาเจาะในประเด็นที่ว่า การเปลี่ยนโครงสร้างการพิมพ์ไปเป็นระบบคลาวด์จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อฝ่ายไอที ประสบการณ์ของพนักงาน และประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างไรบ้าง และเพราะเหตุใดการเปลี่ยนโครงสร้างการพิมพ์ไปเป็นระบบคลาวด์จึงมีความจำเป็นในการช่วยให้บริษัทคงความสามารถในการแข่งขันในตลาดไว้ได้ ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต

ประโยชน์ของโครงสร้างการพิมพ์ผ่านคลาวด์สำหรับฝ่ายไอที

การจัดการและดูแลโครงสร้างการพิมพ์ที่อยู่ในสำนักงานนั้น ค่อนข้างใช้ทรัพยากรมาก ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและผู้อื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องล้วนทราบดีว่า การดูแลและจัดการระบบการพิมพ์ที่อยู่ในสำนักงานกลายเป็นแบบเสียบแล้วใช้งานได้เลย  (Plug-and-Play) มากขึ้นกว่าในอดีต แต่ก็ยังมีอีกหลายองค์ประกอบที่ยังต้องการการดูแลอยู่มาก

ซึ่งโครงสร้างการพิมพ์ทั่วไปจะประกอบไปด้วยส่วนสำคัญ 5 ส่วน ดังนี้

• เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์
• ไดรฟ์เวอร์การพิมพ์
• เครือข่าย อาจเป็นแบบไร้สายหรือแบบอีเทอร์เน็ตก็ได้
• อุปกรณ์ของผู้ใช้ (คอมพิวเตอร์ แล็ ปท็อป หรือโทรศัพท์มือถือ) ที่ต้องเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์
• เครื่องพิมพ์

เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์จำเป็นต้องมีทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ซึ่งต้องมีการดูแลและบำรุงรักษาขั้นพื้นฐาน ไดรฟ์เวอร์การพิมพ์ คือ แอปพลิเคชันที่แปลงข้อมูลให้เป็นภาษาที่เครื่องพิมพ์เข้าใจได้ ซึ่งก็ต้องมีการควบคุมดูแลและบำรุงรักษาเช่นกัน นอกจากนี้ เครื่องพิมพ์ทุกวันนี้ก่อให้เกิดความท้าทายอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน เพราะมันไม่ได้อยู่ในสำนักงาน แต่อยู่ในสำนักงานในบ้าน

การเปลี่ยนโครงสร้างการพิมพ์ไปเป็นระบบคลาวด์ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์การพิมพ์และไม่ต้องบำรุงรักษาไดรฟ์เวอร์การพิมพ์ที่ประจำอยู่ในสำนักงาน ซึ่งบริษัทผู้ให้บริการการพิมพ์ผ่านคลาวด์จะเป็นผู้รับผิดชอบ และการเปลี่ยนโครงสร้างการพิมพ์ไปเป็นระบบคลาวด์นี้ ยังช่วยให้กระบวนการติดตั้งเครื่องพิมพ์ง่ายขึ้น ผ่านการติดตั้งอย่างปลอดภัยที่ทำให้พนักงานสามารถตั้งค่าเครื่องเองได้ ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม

การพิมพ์ผ่านคลาวด์และพนักงาน

โครงสร้างการพิมพ์ผ่านคลาวด์ช่วยพัฒนาประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้น คล้ายกับฝ่ายไอที เพราะพนักงานสามารถเพิ่มเครื่องพิมพ์และสั่งพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ของตนไปยังเครื่องพิมพ์ที่ต้องการได้ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเลือกไดร์ฟเวอร์การพิมพ์ให้ถูกต้อง ไม่ต้องให้ฝ่ายไอทีมาช่วย และไม่จำเป็นต้องอยู่ในออฟฟิศถึงจะสั่งพิมพ์ได้

การพิมพ์ผ่านคลาวด์ทำให้พนักงานเชื่อมต่อและสั่งพิมพ์ได้ตามต้องการ ขณะที่ช่วยให้องค์กรสามารถดูแลความปลอดภัยของเครือข่ายและข้อมูลได้อีกด้วย

แน่นอนว่า ก็ยังมีคำถามเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลอยู่ ท้ายที่สุดแล้ว จะไม่มีการให้พนักงานสั่งพิมพ์งานไปยังเครื่องพิมพ์ในออฟฟิศ และปล่อยงานนั้นทิ้งไว้บนถาดเอกสารให้ใครมาหยิบไปก็ได้

องค์กรสามารถป้องกันการวางเอกสารทิ้งไว้ได้ โดยการนำนโยบาย Secured Print มาใช้ ซึ่งจะบังคับให้ผู้ใช้ยืนยันตัวตนที่เครื่องพิมพ์ก่อนที่งานพิมพ์จะออกมาจากเครื่อง

ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

ลูกค้าแทบจะไม่ต้องใช้เครื่องพิมพ์โดยตรงเลย แต่เราก็ไม่ควรมองข้ามการใช้งานแบบทางอ้อมเช่นกัน เพราะความสามารถในการพิมพ์ของพนักงานอาจส่งผลต่อการบริการลูกค้า และมุมมองของลูกค้าต่อองค์กรได้อย่างมีนัยสำคัญ

ซึ่งผลกระทบนี้อาจต่างกันไปสำหรับแต่ละองค์กร แต่การพิจารณาว่าความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับเครื่องพิมพ์นั้นส่งผลต่อประสบการณ์ของลูกค้าอย่างไรก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นกัน จากประสบการณ์ของเรา โครงสร้างการพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์ช่วยบรรเทาปัญหาเหล่านี้ลงไปได้บางประการ

5 เหตุผลที่องค์กรต้องเปิดรับ โครงสร้างการพิมพ์ผ่านคลาวด์

เราได้พิจารณาประโยชน์ของโครงสร้างการพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์มามากมาย ซึ่งปัจจุบันนี้ ประโยชน์ต่างๆ ที่กล่าวมานั้นมีความจำเป็นอย่างมากในการแข่งขันในตลาด เพราะความไร้สมรรถภาพอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูง อีกทั้งทรัพยากรและพนักงานก็มีอย่างจำกัด

ซึ่งผู้นำในตลาดได้มีการระบุห้าปัจจัยที่ขับเคลื่อนความต้องการมากที่สุดไว้

ความปลอดภัย

แพลตฟอร์มระบบคลาวด์จำเป็นต้องมีโปรโตคอลและนโยบายด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของลูกค้าจะปลอดภัย และแพลตฟอร์มเหล่านี้ต่างก็ต้องมีการอัปเดตสม่ำเสมอ โดยใช้การอัปเดตและเทคโนโลยีล่าสุด รวมถึงแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้วย

ลูกค้าที่ใช้โครงสร้างผ่านระบบคลาวด์ก็สามารถใช้งานการป้องกันเหล่านี้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องจัดการด้วยตนเอง เพราะเป็นส่วนหนึ่งในแพ็กเกจอยู่แล้ว

แนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่เหมาะสมก็มีส่วนสำคัญในการจัดการข้อมูลที่องค์กรสามารถติดตามและตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลระหว่างการส่งได้

การทำงานจากที่บ้าน

การเปลี่ยนแปลงไปเป็นการทำงานจากที่บ้านบางช่วงหรือในทุกๆ วัน ทำให้เกิดความท้าทายสำหรับโครงสร้างการพิมพ์ที่ใช้เครือข่ายแบบเดิม การจัดการและสร้างความปลอดภัยให้กับการเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์สำหรับสมาชิกในทีมที่ทำงานจากที่บ้านก็เป็นการเพิ่มงานให้ฝ่ายไอที

โครงสร้างการพิมพ์ผ่านคลาวด์จึงช่วยลดภาระงานของฝ่ายไอที ปรับปรุงการเข้าถึงของผู้ใช้ปลายทาง และในหลายกรณี ยังช่วยส่งเสริมการบริการด้านการพิมพ์ด้วยตนเองอีกด้วย สรุปคือ ผู้ใช้ปลายทางสามารถค้นหาและเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ หรือแม้แต่แก้ไขปัญหาได้ โดยไม่ต้องยุ่งเกี่ยวกับเรื่องทางเทคนิคใดๆ เลย

แนวโน้มการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบคลาวด์

องค์กรต่างๆ เริ่มหันมาใช้แอปพลิเคชันที่เป็นระบบคลาวด์กันมากขึ้น เพราะเหตุใด

• เพิ่มความคล่องตัวของธุรกิจ พนักงานสามารถเชื่อมต่อและเข้าถึงเครื่องมือที่ต้องการได้ โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องสถานที่การทำงาน
• มีการใช้โครงสร้างที่น้อยลง เช่น เซิร์ฟเวอร์ สิทธิในการใช้งานซอฟต์แวร์ การบำรุงรักษา ซึ่งมีประโยชน์ต่อผลกำไร
• ตอบสนองความต้องการ ด้านความปลอดภัยของข้อมูล ลดภาระด้านทรัพยากรไอที และเพิ่มฟังก์ชันการทำงาน

กล่าวง่ายๆ คือ แอปพลิเคชันผ่านระบบคลาวด์ช่วยส่งเสริมให้องค์กรได้ให้ความสนใจกับลูกค้ามากขึ้น และการให้ความสนใจกับลูกค้านั้นทำให้บริษัทมีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน

แม้ว่าองค์กรที่ไม่ต้องต่อสู้ในการแข่งขันด้วยตนเอง เช่น เทศบาลและโรงเรียน ก็เปลี่ยนมาใช้โครงสร้างการพิมพ์ผ่านคลาวด์ด้วยเช่นกัน 

การวิเคราะห์

ข้อมูลเป็นอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญในการย้ายสู่ระบบคลาวด์ แอปพลิเคชันคลาวด์ส่วนใหญ่จะมีเครื่องมือในการรายงาน และ สำหรับการพิมพ์นั้น ข้อมูลในการวิเคราะห์จะประกอบด้วยรายงานการใช้งานและการติดตามสำหรับการตรวจสอบ รายงานการปฏิบัติตามกฎ และการวิเคราะห์ต้นทุน ซึ่งแนวโน้มการใช้งานสามารถช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างมีกลยุทธ์ บนพื้นฐานของข้อมูลเกี่ยวกับการพัฒนาสินค้า เมื่อมีความจำเป็นและเมื่อสภาพธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลง

ข้อมูลวิเคราะห์สำหรับการพิมพ์ช่วยให้บริหารต้นทุนได้ดียิ่งขึ้น และสามารถช่วยให้หาช่องทางในการลดต้นทุนได้

จุดมุ่งหมายด้านความยั่งยืน

จุดมุ่งหมายเรื่อง ESG และ SDG มีส่วนอย่างมากในการตัดสินใจหลายๆ ครั้ง ทั้งสำหรับบริษัทเอง และสำหรับบริษัทอื่นๆ ที่กำลังมองหาพันธมิตรทางธุรกิจ

ข้อมูลที่ได้จากแอปพลิเคชันคลาวด์จะช่วยในการควบคุมและลดปริมาณการพิมพ์งานได้ ซึ่งมีผลต่อปริมาณการปล่อยก๊าซเรือนกระจก ผ่านการกระจายสินค้า การใช้กระดาษ และอื่นๆ ที่ลดลง และมีการควบคุม นอกจากนี้โครงสร้างระบบคลาวด์ยังช่วยลดปริมาณการใช้พลังงานโดยรวมอีกด้วย

โครงสร้างระบบคลาวด์ยังช่วยพัฒนาการเตรียมตัวสำหรับความต่อเนื่องทางธุรกิจ เพื่อยืนยันว่าองค์กรยังคงดำเนินการต่อไปได้ หากมีการจำกัดการเข้าถึงในสำนักงาน ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม และยังมีการควบคุมต้นทุนการพิมพ์อีกขั้น เพื่อสนับสนุนการจัดการต้นทุนของธุรกิจ และพัฒนาความยั่งยืนด้านการเงินของบริษัท

ถึงเวลาหรือยังที่จะเปลี่ยนมาใช้โครงสร้างการพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์

อุปสรรคของโครงสร้างการพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ หรืออาจหายไปหมดแล้วก็ได้ ซึ่งหมายความว่า ไม่เคยมีช่วงเวลาไหนที่จะเปลี่ยนแปลงได้ง่ายกว่านี้อีกแล้ว ตัวอย่างเช่น RICOH CloudStream ยังคงช่วยให้การพิมพ์และการบริหารจัดการการพิมพ์สำหรับองค์กรง่ายขึ้น

ถ้าการบริหารจัดการการพิมพ์ในบริษัทคุณเป็นเรื่องยาก หรือหากคุณกำลังพิจารณาการเปลี่ยนมาใช้การพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์ ตอนนี้แหละถึงเวลาแล้ว

ที่มา:  RICOH USA