Managed IT Services: ทำมากขึ้น ใช้เวลาและทรัพยากรน้อยลง

ในโลกดิจิทัลยุคปัจจุบัน การดูแลแผนกไอทีในธุรกิจขนาดย่อมจะเป็นเรื่องยากหากไร้บริการจัดการด้านไอทีี (Managed IT Services) 

ในหลายบริษัท ผู้จัดการแผนกไอทีเพียงคนเดียวต้องจัดการทุกอย่างภายในแผนกเสมือนพนักงานร้านสะดวกซื้อ ที่ต้องรับโทรศัพท์เพื่อให้ความช่วยเหลือลูกค้า บันทึกการขอความช่วยเหลือ ตรวจสอบเครือข่ายและไฟร์วอลล์ ติดตั้งแพทช์และอัปเดต สำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ ซ่อมเครื่องพิมพ์ ไปจนถึงจัดการระบบอีเมลในสำนักงาน 

ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาเหล่านั้นยังต้องติดตามเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ๆ ไปพร้อมกับการให้คำแนะนำทางธุรกิจ เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน วิธีประหยัดงบประมาณ และการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ 

แต่ส่วนใหญ่แล้ว พวกเขายุ่งเกินกว่าจะมีเวลาว่างไปทำสิ่งเหล่านั้น ซ้ำร้าย หากมีทรัพยากรไม่เพียงพอ แผนกไอทีของธุรกิจขนาดย่อมอาจไม่ได้รับการพัฒนาเท่าที่ควร อย่างไรก็ตาม Managed IT Services หรือการนำเทคโนโลยีมาผสมผสานกับบริการด้านไอทีอย่างเหมาะสม อาจเป็นส่วนช่วยสำคัญในการสร้างธุรกิจให้คล่องตัว และนำไปสู่ความสำเร็จในยุคปัจจุบัน 

บริการคลาวด์ช่วยให้แอปพลิเคชันอัปเดตและทันสมัยอยู่เสมอ 

ในปัจจุบัน กระบวนการทางเทคโนโลยีและกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่จะมีความต้องการในลักษณะเดียวกัน คือ Managed IT Services ซึ่งผู้นำในธุรกิจหลายคนมองว่าบริการนี้เป็นมากกว่าเครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ใช้เพื่อวางกลยุทธ์ทางธุรกิจอีกด้วย 

เพราะฉะนั้น ธุรกิจต่างๆ จึงใช้ Managed IT Services รับมือกับการทำงานบางอย่าง เพื่อลดความเสี่ยงและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น 

ผู้ให้บริการหลายรายจำหน่ายบริการต่างๆ แบบแยกชิ้นกัน บริษัทส่วนใหญ่จึงนำแค่หนึ่งหรือบางบริการมาปรับใช้ เช่น บริการอีเมลโฮสติ้ง ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ พื้นที่จัดเก็บข้อมูล ระบบสอดส่องดูแลเครือข่าย หรือระบบสำรองและกู้คืนข้อมูล ซึ่งบริการเหล่านี้จะเพิ่มประสิทธิภาพให้แผนกไอทีและสนับสนุนการทำงานร่วมกัน 

แผนกไอทีหรือพนักงานไอทีจะรู้สึกอุ่นใจอย่างแน่นอน หากพวกเขาได้รับความช่วยเหลือบางอย่าง Managed IT Services จะช่วยแบ่งเบาภาระงานของพวกเขาด้วยการให้บริการติดตามดูแลเดสก์ท็อป เซิร์ฟเวอร์ และเครือข่าย ตลอด 24 ชั่วโมง 

บริการโฮสติ้งก็เป็นอีกบริการหนึ่งที่มีประโยชน์มาก เพราะการจัดการระบบอีเมลนั้นใช้เวลามหาศาล ซึ่งอาจล่าช้าจนทำให้พนักงานร้องเรียนได้ การรับความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการคลาวด์จึงทั้งช่วยแบ่งเบาภาระของแผนกไอที และให้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพมากขึ้น 

การอัปเดตแอปพลิเคชันด้วยแพทช์อัตโนมัติบนบริการคลาวด์ยังมีข้อมูลอีกมากมายที่รอให้คุณศึกษา และอาจยังต้องใช้เวลาสักพักในการทำความเข้าใจ แต่เรารับรองว่าธุรกิจของคุณจะสามารถกำจัดกระบวนการที่กินเวลาและน่าเบื่อสำหรับแผนกไอทีได้อย่างแน่นอน 

ลดความเสี่ยงของการใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ (Mobile Devices) 

ความคล่องตัวในการส่งต่อข้อมูลเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงาน การจัดการกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของพนักงานจึงมีความสำคัญอย่างมาก และเทรนด์ Bring-Your-Own-Device ที่นิยมกันอย่างกว้างขวางในปัจจุบัน ทำให้ความท้าทายนี้ซับซ้อนยิ่งขึ้นอีก เพราะแผนกไอทีต้องจัดการกับอุปกรณ์ แพลตฟอร์ม และแอปพลิเคชันที่แตกต่างหลากหลาย ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลสำคัญภายในองค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงได้ 

การติดตั้ง จัดการ และระงับการเข้าถึงอีเมลและเครือข่ายผ่านอุปกรณ์ของพนักงานอาจเป็นงานหนักทีเดียว แต่หากละเลยประเด็นนี้ไป ก็อาจเป็นการผลักภาระด้านความปลอดภัยของข้อมูลไปให้พนักงานได้ นอกจากนี้ รหัสผ่านที่ไม่รัดกุม อุปกรณ์ที่สูญหาย และการค้นหาที่ไม่รอบคอบ ล้วนส่งผลเสียต่อมาตรการด้านความปลอดภัยของไอทีของคุณ 

บริการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ (MDM) ที่เหมาะสมสามารถลดภาระด้านไอที รวมถึงรักษาความปลอดภัยและจัดการอุปกรณ์ทุกชิ้นที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายได้ โดย MDM สามารถติดตามอุปกรณ์เคลื่อนที่และการใช้งานในองค์กรอย่างโปร่งใส นอกจากนี้ ยังช่วยปกป้องข้อมูลทางธุรกิจ รวมถึงข้อมูลส่วนตัวที่อ่อนไหว และช่วยให้การจัดหาและการใช้งานอุปกรณ์เป็นไปอย่างรวดเร็ว 

การจัดการเครื่องพิมพ์ในสำนักงาน 

งานที่น่าเบื่อที่สุดของพนักงานไอที คือการดูแลเครื่องพิมพ์ในสำนักงาน แต่องค์กรสามารถใช้บริการดูแลเครื่องพิมพ์จากภายนอกได้ โดยผู้ให้บริการสามารถติดตามการทำงานของตัวเครื่อง วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น และส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้และนอกจากนี้ องค์กรยังสามารถปรับแต่งการทำงานของเครื่องพิมพ์จากระยะไกลได้อย่างปลอดภัย ผ่านระบบที่ถูกติดตั้งในตัวเครื่อง 

บริการจัดการเครื่องพิมพ์จากภายนอกสามารถจัดทำบันทึกประวัติการใช้งานที่ต่อเนื่องและถูกต้องแม่นยำ ซึ่งจะเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระงานของแผนกไอทีได้ 

การผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีและบริการด้านการพิมพ์ที่เหมาะสม จะช่วยให้คุณใช้ทรัพยากรในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณอาจค้นพบว่าคุณไม่ได้ต้องการเครื่องพิมพ์จำนวนมาก และคุณอาจรู้อยู่แล้วว่ามีเครื่องพิมพ์บางเครื่องไม่ได้ถูกใช้งานมากนัก เพราะอยู่ในสถานทที่เข้าถึงได้ไม่สะดวกนัก ในที่สุด คุณอาจฉุกคิดได้ว่าคุณหมดเงินไปกับหมึกและกระดาษมากเกินไป ในขณะที่คุณสามารถใช้คลาวด์เพื่อจัดเก็บข้อมูลได้ 

แผนกไอทีจะกลายเป็นแผนกที่สามารถวางกลยุทธ์ทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี หากพวกเขาสามารถใช้ความเชี่ยวชาญที่มีเพื่อสนับสนุนธุรกิจ เริ่มยกระดับธุรกิจของคุณในวันนี้ ด้วยการลดระยะเวลาที่พวกเขาต้องใช้ไปกับการทำงานเดิมๆ และการลงทุนกับ Managed IT Services    

ที่มา:  RICOH USA