ชั้นที่ 1: ความปลอดภัยของกระบวนการและข้อมูล

การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในทุกภาคส่วนของธุรกิจ โดยเริ่มต้นจากเปลี่ยนวิธีในการปฏิบัติงานและสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า และยังทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมที่บังคับให้พนักงานต้องปรับตัวกับสถานที่ทำงานที่หลากหลาย และการนำกระบวนการใหม่ๆ มาปรับใช้ สามารถทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลทั้งในออฟฟิศและจากระยะไกล โดยผู้นำองค์กรเองก็ต้องคอยปรับตัวและตระหนักถึงความเสี่ยงในด้านกระบวนการและความปลอดภัยของข้อมูลด้วย

ระบบการจัดการข้อมูล

ระบบการจัดการข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้องค์กรต้องเผชิญความเสี่ยงมากมาย ที่อาจส่งผลให้เกิดผลเสียทางการเงินและการเสื่อมเสียชื่อเสียง ดังนั้น การทำความเข้าใจว่าข้อมูลแบบใดที่คุณจำเป็นต้องเก็บรักษา และคุณสามารถพัฒนาวิธีการในการบริหารจัดการข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างไรบ้าง เป็นการช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้ และยังช่วยให้คุณไม่ต้องมานั่งติดตามตรวจสอบโดยละเอียดอีกด้วย

บริการช่วยเหลือด้านความปลอดภัยของระบบจัดการข้อมูลช่วยในการจัดทำและคงไว้ซึ่งการรักษาความลับของข้อมูล  ความสมบูรณ์ของข้อมูล และสภาพที่พร้อมใช้งานของข้อมูลที่มีอยู่ โดยบริการที่เฉพาะเจาะจงนี้จะช่วยเหลือองค์กรในการตอบสนองต่อนโยบายด้านความปลอดภัย และบรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อบังคับในอุตสาหกรรม รัฐ และสหภาพมากมาย ซึ่งรวมไปถึงความสามารถในการตรวจสอบและการแสดงให้เห็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

ธุรกรรมทางดิจิทัลทั้งหมดระหว่างธุรกิจและลูกค้าทำให้เกิดข้อมูลมากมาย ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่อ่อนไหวมาก ต้องการความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวสูง รวมถึงต้องมีการควบคุมอย่างรัดกุม ส่วนข้อมูลอื่นๆ มักเป็นข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์ใดๆ และกินพื้นที่ ซึ่งเป็นที่รู้จักกันในนามข้อมูล ROT (ข้อมูลที่ซ้ำซาก ล้าหลัง และไม่สำคัญ) โดยข้อมูล ROT นี้มีอยู่ในข้อมูลของบริษัทอย่างน้อยประมาณ 25-30% ซึ่งแหล่งข้อมูลอื่นๆ กล่าวไว้ว่าปริมาณของข้อมูล ROT นี้ อาจเพิ่มขึ้นอีกมาก

การรับรู้ว่าคุณมีข้อมูลอะไรอยู่บ้าง และข้อมูลแต่ละอย่างจัดเก็บอยู่ที่ใดถือเป็นขั้นตอนพื้นฐานขั้นแรกสำหรับความปลอดภัยของข้อมูล จึงต้องตรวจสอบให้มั่นใจว่ามีการปกป้องข้อมูลส่วนตัวอย่างรัดกุมดีแล้ว เช่น ข้อมูลที่ระบุตัวตน (PII) และข้อมูลบัตรสำหรับจ่ายเงิน (PCI) ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการบรรเทาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

ข้อมูลที่ไม่มีการจัดระเบียบ คือ ข้อมูลที่ยังไม่ถูกนำมาจัดเรียงให้เป็นรูปแบบที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล ซึ่งหมายความว่า ข้อมูลเหล่านี้จะไม่สามารถเข้าถึง ติดตาม หรือนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในทางธุรกิจได้ ดังนั้น หากไม่มีการจัดการแหล่งจัดเก็บข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่มักเต็มไปด้วยข้อมูลที่ไม่มีการจัดระเบียบ คุณอาจกำลังตกอยู่ในความเสี่ยงของการมีข้อมูล ROT จำนวนมาก และอาจทำให้บริษัทของคุณมีความเสี่ยงและไม่มั่นคงหากข้อมูลเหล่านี้รั่วไหลออกไป

ข้อมูลที่ไม่มีการจัดระเบียบเป็นสาเหตุสำคัญที่อาจทำให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูล การละเมิดความปลอดภัย ค่าใช้จ่ายด้านไอทีสูง และบทลงโทษด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด หากพูดถึงประเด็นความปลอดภัยทางไซเบอร์ ข้อมูลที่ไม่มีการจัดระเบียบถือเป็นเหยื่ออันโอชะที่อาชญากรทางไซเบอร์จะเพ่งเล็งเพื่อเจาะเข้าระบบที่ลึกขึ้น โดยพวกเขามักมองหาสิ่งที่สามารถจดจำได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ วันเกิด หมายเลขประกันสังคม พาสเวิร์ด หมายเลขบัตรเครดิต ข้อมูลเกี่ยวกับธนาคาร หรือสัญญาต่างๆ โชคร้ายที่ข้อมูลอ่อนไหวเหล่านี้มักพบเจอได้ในโครงสร้างของระบบ ทำให้การติดตามและสร้างความปลอดภัยเป็นเรื่องยาก

ต่อไปนี้ คือ สี่ประเด็นหลักที่สามารถพัฒนาได้ สำหรับระบบการจัดการข้อมูล

1. โซลูชัน Data Discovery
   โซลูชัน Data Discovery แบบอัตโนมัติเป็นวิธีการที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพในการระบุและหาตำแหน่งของเจ้าของข้อมูลที่อ่อนไหวและการอนุญาติเข้าถึงจากอุปกรณ์ปลายทางมากมายไม่จำกัด คุณสามารถปกป้องบริษัทของคุณได้โดยลดข้อมูล ROT ที่มีอยู่ จัดการวงจรของข้อมูลแบบเชิงรุก และตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัย นอกจากนี้ Data Discovery ยังช่วยแก้ไขข้อมูลโดยจำกัดการเข้าถึง เข้ารหัสข้อมูล เก็บเอกสาร ตรวจทาน หรือย้ายข้อมูลที่อ่อนไหวไปเก็บในที่ที่ปลอดภัย
2. การจัดการวงจรของข้อมูล
   แนวทางจัดการด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุดต้องช่วยลดความเสี่ยงขององค์กรผ่านการจัดการข้อมูลได้ตลอดทั้งวงจรของข้อมูล ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่อ่อนไหวและข้อมูลที่มีคุณค่าด้วย ทีมให้บริการช่วยเหลือและบริการแบบมืออาชีพของริโก้สามารถช่วยคุณได้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการนี้
3. การวิเคราะห์ไฟล์
   ธรรมชาติข้อมูลของคุณนั้นหลากหลายมากพอๆ กับธุรกิจของคุณเอง หากคุณไม่รู้ชัดเจนว่าคุณมีข้อมูลอะไรอยู่บ้าง ความรับผิดชอบของคุณในการปกป้องดูแลข้อมูลเหล่านี้และโอกาสที่จะได้ประโยชน์จากมันก็จะเป็นไปได้ยาก การวิเคราะห์แหล่งจัดเก็บไฟล์และระบบอีเมลของคุณแบบอัตโนมัติ จึงช่วยให้คุณระบุได้ว่าคุณมีข้อมูลที่อ่อนไหวและข้อมูลที่มีคุณค่าอยู่มากแค่ไหน และต้องจัดการกับมันอย่างไรบ้าง โดยการวิเคราะห์ไฟล์อย่างละเอียด ไม่ใช่ทำแค่เฉพาะช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้น แต่ควรรวมเข้าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่ดำเนินอยู่
4. การจัดหมวดหมู่ข้อมูล
   การจัดหมวดหมู่ข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติที่มี AI เป็นตัวขับเคลื่อนในการจัดแบ่งเอกสารตามหมวดหมู่ เพื่อให้สามารถแยก นำออก เข้าถึง และป้องกันข้อมูลได้อย่างง่ายดาย การนำระบบมาใช้เพื่อจัดหมวดหมู่ข้อมูลช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของความปลอดภัยและการบังคับใช้นโยบาย และยังช่วยเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลที่สร้างขึ้นทั้งจากกระบวนการทำงานทางกายภาพและทางดิจิทัลให้เป็นรูปแบบที่ชาญฉลาด เพื่อช่วยให้การตัดสินใจดีขึ้น การให้บริการลูกค้ารวดเร็วขึ้น และการปฏิบัติการมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ผู้เชี่ยวชาญด้านกระบวนการและความปลอดภัยของริโก้มีความเข้าใจในเรื่องข้อมูลที่สร้างขึ้นจากกระบวนการทำงานทางกายภาพและทางดิจิทัลอย่างลึกซึ้ง รวมถึงเรื่องความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและอีเมลอีกด้วย ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับแนวทางที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณในการจัดหมวดหมู่ข้อมูลอย่างแน่นอน

ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมและกระบวนการต่างๆ

ธุรกรรมและกระบวนการทางธุรกิจส่วนมากมักดำเนินการไปตามเส้นทางเดิม คือ การรวบรวมข้อมูล จัดเก็บ จัดการ แบ่งปันและทำงานร่วมกันด้วยข้อมูลนั้น และเก็บรักษาผลลัพธ์ที่ได้ไว้ หรือกำจัดไป

เมื่อวิธีการในการสื่อสาร ทำงานรวมกัน และสร้างสรรค์สิ่งใหม่พัฒนาขึ้น ความจำเป็นสำหรับโซลูชันที่ปลอดภัยและยั่งยืนจึงชัดเจนยิ่งขึ้น แก่นของสิ่งที่เราทำอยู่ หรือก็คือ การหาข้อมูล สร้าง เก็บรวบรวม และจัดการมันเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จ เราจึงควรปกป้องข้อมูลจากภัยคุกคามต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น

กระบวนการสำหรับธุรกิจแบบอัตโนมัติช่วยทำให้การเคลื่อนย้ายข้อมูลสำหรับกระบวนการต่างๆ ของข้อมูลตลอดการทำงานในธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสถานที่ทำงานแบบไฮบริด และการทำงานจากระยะไกลที่ต้องการการเข้าถึงอย่างปลอดภัยไม่ว่าจากที่ใดก็ตาม

Robotic Process Automation (RPA) เป็นแรงงานเสมือนจริง หรือบอทผู้ช่วยทำงานที่ซ้ำซาก และทำให้กระบวนการทำงานของเรารวดเร็วยิ่งขึ้น โดย RPA มีมาตรฐานด้านความปลอดภัยและมาตรการจัดการอยู่แล้ว เช่น การเข้ารหัสข้อมูลของบริษัท การอนุญาตการเข้าถึงตามตำแหน่งหน้าที่ การยืนยันตัวตน Active Directory การเข้ารหัสฐานข้อมูล และอื่นๆ

ข้อมูลขาเข้าต่างๆ เช่น อีเมล จดหมาย การส่งแบบฟอร์ม เอกสารสแกน และ e-commerce ควรมีการรับและจัดการอย่างปลอดภัย การนำกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติและปลอดภัยมาใช้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะปลอดภัย และช่วยเหลือในด้านการจัดการและการปฏิบัติตามกฎเกี่ยวกับข้อมูล

กระบวนการที่สามารถนำแพลตฟอร์มอัจฉริยะสำหรับธุรกิจ เช่น การแปลงข้อมูลจากภาพ และแอปพลิเคชันช่วยเหลือในการทำงานต่างๆ มาใช้ได้ มีดังนี้

• การออกใบแจ้งหนี้
• การดำเนินการเงินกู้
• การจัดการการยื่นคำร้อง
• การแนะนำพนักงานใหม่ในการเริ่มทำงาน
• บันทึกข้อมูลและฟอร์มสำหรับผู้ป่วย
• ใบแสดงผลการเรียนและบันทึกข้อมูลนักเรียน
• การบำรุงรักษาและคำสั่งซื้อ

ส่วนข้อมูลขาออกก็ใช้ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยเดียวกัน ซึ่งเป็นความรับผิดชอบขององค์กรในการกำหนดว่าข้อมูลที่องค์กรสร้างขึ้นและกระจายออกไป ควรจะมีการเข้ารหัส การยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน หรือติดตามได้หรือไม่

ผู้บริหารธุรกิจต่างๆ ควรพิจารณากระบวนการเหล่านี้

• บัญชีเจ้าหนี้
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบปลอดภัย
• กระบวนการส่งจดหมาย
• การสื่อสารกับลูกค้า

การทำกระบวนการต่างๆ ให้เป็นอัตโนมัติแสดงให้เห็นความเป็นไปได้ใหม่ๆ สำหรับวิธีการทำงาน และประโยชน์มากมาย แต่ข้อมูลดิจิทัลจำเป็นต้องมีความปลอดภัยเป็นพิเศษตั้งแต่ต้นกำเนิดไปจนตลอดวงจรของข้อมูล เอกสารที่สแกนจากกระดาษ การส่งแฟ็กซ์ การส่งแบบฟอร์ม การแปลงข้อมูลจากภาพ และข้อมูลอื่นๆ ล้วนเข้าสู่ระบบของบริษัทด้วยวิธีการที่หลากหลาย ซึ่งเป็นการรับประกันว่าคุณจะปกป้องข้อมูลที่มีค่าเหล่านั้นอย่างไร

สร้างความปลอดภัยให้กับการเก็บข้อมูลและเอกสารดิจิทัล

การทำระบบการเก็บข้อมูล การจัดหมวดหมู่ การแบ่งข้อมูลและการนำข้อมูลออกให้เป็นอัตโนมัติจะช่วยทำให้การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลรวดเร็วขึ้น และทำให้ผู้ที่ต้องใช้สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกสบายยิ่งขึ้น การควบคุมและจัดการการเข้าถึงข้อมูล โดยเฉพาะกับข้อมูลที่อ่อนไหวในรูปแบบดิจิทัล จึงจำเป็นต้องมีความสามารถในด้านความปลอดภัยสำหรับแต่ละจุด

ข้อมูลที่อ่อนไหว อาจเป็นข้อมูลที่ระบุตัวตนของบุคคล (PII) ข้อมูลเกี่ยวกับกรรมสิทธิ์ ทรัพย์สินทางปัญญา (IP) หรือข้อมูลของผู้ได้รับมอบหมายให้ดูแลทรัพย์สิน และอาจก่อให้เกิดค่าปรับจำนวนมากหากไม่ป้องกันอย่างเหมาะสม แต่อย่างไรก็ตาม ข้อมูลใดที่ต้องมีการปกป้อง จะต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบจากข้อมูลที่ไม่มีการจัดระเบียบให้เป็นข้อมูลที่ใช้งานได้เสียก่อน หรือก็คือ ข้อมูลที่มีการจัดระเบียบแล้วนั่นเอง มาดูกันว่าโซลูชันแปลงข้อมูลจากเอกสารและแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความปลอดภัยจะช่วยปกป้องข้อมูลที่มีค่าของคุณได้อย่างไร

กระบวนการแปลงข้อมูลจากเอกสาร

โซลูชัน Intelligent Capture เป็นการแปลงเอกสารให้เป็นรูปแบบที่จัดระเบียบแล้วและมีความปลอดภัย เพื่อให้สามารถนำข้อมูลออกมาใช้ในกระบวนการทำงาน แอปพลิเคชัน หรือจัดเก็บไว้ในที่ต่างๆ ได้ เช่น ERP, ECM, CRM, RPA, iPaaS, การวิเคราะห์ หรือเครือข่ายของระบบธุรกิจ

โดยต้องมีการสแกนเอกสารเข้าระบบ หรือทำให้กลายเป็นรูปแบบดิจิทัลเสียก่อน ซึ่งในขั้นตอนการสแกน จะมีการยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน และผู้จัดการระบบสามารถจำกัดการเข้าถึงกระบวนการบางอย่างได้ หรือจำกัดสิ่งที่ผู้ใช้มองเห็นได้ เพื่อป้องกันการใช้งานที่ไม่เหมาะสม และยังสามารถป้องกันไฟล์ที่แปลงแล้ว ด้วยการตั้งค่าอนุญาตเข้าถึงและตั้งพาสเวิร์ดได้

โซลูชัน Intelligent Capture ส่วนมากจะไม่เก็บข้อมูลไว้ แต่เป็นเพียงทางผ่านในการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันหรือแหล่งจัดเก็บอื่นๆ เท่านั้น เนื่องจากจะเกิดความเสี่ยงสูงหากมีการจัดเก็บไว้หลายที่ จึงต้องมีมาตรการเพื่อป้องกันข้อมูลที่นำมาใช้งาน บริการระบบคลาวด์ก็ใช้ประโยชน์จากการเข้ารหัส การถอดรหัส การยืนยันตัวตน และใช้ Transport Layer Security (TLS) ในการส่งข้อมูลเช่นกัน

สร้างความปลอดภัยให้ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการในการส่งข้อมูลที่จัดระเบียบแล้วเข้าสู่ระบบอย่างสม่ำเสมอ และยังเป็นทางเลือกเพิ่มเติม นอกเหนือจากการใช้กระดาษและอีเมลอีกด้วย แต่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้ออกแบบมาอย่างเหมาะสม และไม่มีระบบความปลอดภัยที่ดีพอก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงในด้านความปลอดภัยได้

แบบฟอร์มที่ไม่มีระบบความปลอดภัยที่เหมาะสมอาจกลายเป็นทางผ่านของข้อมูลเท็จ หรือความพยายามในการส่งโค้ดที่มีจุดประสงค์ร้ายเข้ามาในองค์กร แต่ซอฟต์แวร์สร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะเป็นผู้อยู่เบื้องหลังที่ช่วยทำงานยากให้คุณได้ เช่น การสร้างแบบฟอร์มที่เหมาะสมพร้อมทั้งฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ บริการด้านสถานที่ การควบคุมการเข้าถึง จัดการไฟล์แนบ และที่สำคัญที่สุด คือ จัดการกระบวนการดำเนินงาน โดยควบคุมและวิเคราะห์กระบวนการทำงานของคุณที่ใช้แบบฟอร์มเป็นพื้นฐาน โดยมีระบบติดตามกระบวนการสำคัญอย่างเต็มที่ รวมถึงอนุมัติหรือปฏิเสธการส่งแบบฟอร์มก่อนที่ผู้ส่งจะดำเนินการต่อ

การบริหารและจัดการอย่างปลอดภัย

การจัดการข้อมูลจำนวนมากอย่างปลอดภัย ไปพร้อมกับปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ควบคุมดูแลอยู่และการตรวจสอบแต่ละครั้ง อาจเป็นเรื่องน่ากังวลใจได้ อย่างไรก็ตาม ระบบข้อมูลที่จัดการข้อมูลของคุณได้อย่างปลอดภัยและไร้รอยต่อเป็นสิ่งที่ทำให้กระบวนการดำเนินงานของคุณเป็นอัตโนมัติได้ และการอนุญาตการเข้าถึงจากระยะไกลเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจในสถานที่ทำงานแบบไฮบริดมีประสิทธิภาพสูงสุดได้

โซลูชันและบริการจัดการเอกสาร

โซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพนั้นให้อะไรมากกว่าแค่แหล่งจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย การควบคุมการเข้าถึงเป็นตัวจำกัดสิทธิการใช้งานให้แค่ผู้ที่มีอำนาจเข้าใช้ได้เท่านั้น และยังมีการควบคุมสิทธิในการใช้งาน ว่าใครสามารถดู แชร์ หรืออัปเดตข้อมูลในเอกสารแต่ละชิ้นได้ เมื่อมีการติดตามกิจกรรมในเอกสารแต่ละชิ้น คุณก็สามารถทราบได้ว่าใครเข้ามาดู และใช้ข้อมูลของคุณบ้าง

ในการตรวจสอบนั้นจะมีการบันทึกกิจกรรมต่างๆ ไว้และมีการปกป้องไปถึงระดับเอกสารของบุคคล ด้วยนโยบายสำหรับฉบับและการเก็บรักษาไว้ คุณจะมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะมีการดำเนินการเป็นไปตามข้อกำหนดทางการเงินและกฎหมาย รวมถึงข้อกำหนดอื่นๆ ไม่ว่าโซลูชันจัดการเอกสารนี้จะเป็นรูปแบบของบริการคลาวด์ (เช่น DocuWare) หรือติดตั้ง ณ สถานที่ทำงานเลยก็ตาม ข้อมูลที่จัดเก็บก็จะถูกปกป้องดูแล ทั้งในแหล่งจัดเก็บข้อมูลของบริษัท ระหว่างการส่ง และระหว่างการใช้งาน ซึ่งทำได้โดยการเข้ารหัส การส่งข้อมูลอย่างปลอดภัย และทางเลือกอื่นๆ อีกมากมายในการควบคุมดูแลไฟล์

ควบคุมงานพิมพ์

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันทำให้การพิมพ์งานโดยหลากหลายผู้ใช้มีประสิทธิภาพ รวมถึงมีการปกป้องข้อมูลที่พิมพ์ออกมาด้วย ไม่ว่าจะสั่งพิมพ์จากคอมพิวเตอร์หรือจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ การสั่งพิมพ์ข้อมูลที่อ่อนไหวก็ยังต้องมีการควบคุมโดยการยืนยันตัวตน นอกจากนี้ การติดตามการควบคุมต้นทุนแบบเต็มรูปแบบและปฏิเสธการชำระเงิน ทำให้สามารถตรวจสอบพฤติกรรมของผู้ใช้งานได้ และสามารถตรวจจับแพตเทิร์นที่ผิดปกติหรือการละเมิดได้

Secured Document Release 

หากนำระบบ Secured Document Release มาใช้ ข้อมูลอ่อนไหวที่สั่งพิมพ์ผ่านเซิร์ฟเวอร์กลางหรือระบบคลาวด์จะไม่ถูกหยิบไปโดยบังเอิญ หรือโดยผู้ที่ตั้งใจขโมยข้อมูลลับของบริษัท เพราะแทนที่งานพิมพ์ที่สั่งพิมพ์แล้วจะตรงไปที่เครื่องพิมพ์เลยทันที เครื่องพิมพ์จะมีการเข้ารหัส และงานพิมพ์จะไปอยู่ในคิวของผู้ใช้ที่สั่งพิมพ์แทน

งานพิมพ์จะสามารถพิมพ์ออกมาจากเครื่องได้ก็ต่อเมื่อผู้สั่งพิมพ์อยู่หน้าเครื่องที่เลือกไว้ และยืนยันตัวตนที่เครื่องนั้น คิวงานพิมพ์อาจคงค้างอยู่ในเครื่องหรือในระบบคลาวด์ก็ได้ และข้อมูลของงานพิมพ์อาจส่งผ่านเครือข่ายเว็บที่ปลอดภัยและมีการเข้ารหัสในการส่ง

การพิมพ์จากระยะไกล

เมื่อการทำงานเปลี่ยนแปลงไป การพิมพ์ผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นสิ่งสำคัญในองค์กรหลายแห่ง ซึ่งหากจะทำได้จำเป็นต้องพิจารณาทั้งโครงสร้างของกระบวนการและเทคโนโลยี ในแง่ของกระบวนการทำงาน ผู้ใช้สามารถปกป้องข้อมูลที่อ่อนไหวจากการที่เอกสารถูกวางทิ้งไว้ได้ โดยใช้ระบบยืนยันตัวตนก่อนสั่งพิมพ์ด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตน

ผู้ใช้สามารถเลือกเครื่องพิมพ์ได้จากอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนเอง และงานพิมพ์จะออกจากเครื่องก็ต่อเมื่อมีคนไปอยู่หน้าเครื่องรอรับเอกสารแล้ว เพื่อความปลอดภัย สำหรับด้านโครงสร้าง คุณสามารถปกป้องข้อมูลในงานพิมพ์และจัดการกระบวนการพิมพ์ผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ด้วยการใช้ทางเลือกหลากหลาย ขึ้นอยู่กับนโยบายด้านความปลอดภัยของบริษัท โดยมีทั้งเซิร์ฟเวอร์การพิมพ์จากที่ติดตั้ง ณ สถานที่ทำงาน หรือแพลตฟอร์มการพิมพ์จากระยะไกลผ่านระบบคลาวด์ และสามารถตรวจสอบกิจกรรมการพิมพ์จากอุปกรณ์เคลื่อนที่และการพิมพ์รูปแบบเดิมได้ผ่านการรายงานรายละเอียดอุปกรณ์และผู้ใช้งาน เพื่อให้มีการติดตามตรวจสอบการพิมพ์จากระยะไกล และมีการสนับสนุนการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่

การยืนยันตัวตนและการใช้งาน

การป้องกันการใช้ทรัพยากรแบบผิดๆ ช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานได้ โดยจำกัดกิจกรรมของผู้ใช้เพื่อให้ตรวจสอบได้ และรายงานจะมีข้อมูลเชิงลึก ช่วยให้ตรวจจับความผิดปกติได้

การสร้างกฎการพิมพ์ มีทั้งการจำกัดหน้าของแต่ละอุปกรณ์ จำกัดการใช้สี การพิมพ์สองหน้า จำกัดการเข้าถึงการตั้งค่าบางอย่าง และอื่นๆ นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถจำกัดงบประมาณในการพิมพ์และถ่ายสำเนา รวมถึงติดตามได้ว่าผู้ใช้รับงานพิมพ์ที่สั่งพิมพ์จากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันมากแค่ไหน

กฎการพิมพ์ที่ตั้งค่าไว้จะมีการนำมาใช้โดยอัตโนมัติ และกิจกรรมการพิมพ์นั้นจะแสดงกฎการพิมพ์เฉพาะสำหรับผู้ใช้นั้นๆ เนื่องจากผู้ใช้ต้องยืนยันตัวตนก่อนพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชื่อมการพิมพ์ การสแกน และการแฟ็กซ์ใดๆ เข้ากับลูกค้าเฉพาะบุคคล หรือเรื่องต่างๆ โดยเฉพาะได้ เพื่อง่ายต่อการออกบิล ซึ่งจะทำให้ได้รับรายงานกิจกรรมสำหรับโปรเจคต่างๆ หรือหัวข้อที่เป็นความลับโดยละเอียด

การแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย

การแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันอาจรวมถึงการส่งและรับข้อมูลด้วย โดยอาจต้องใช้ระบบการยืนยันข้อมูลหลายระบบ หรืออาจเป็นกระบวนการที่ต้องใช้มนุษย์เข้ามาเกี่ยว ซึ่งประกอบไปด้วยทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ข้อมูลเหล่านี้อาจนำมาใช้ภายในหรือภายนอกบริษัท หรือทั้งคู่ก็ได้ และอาจนำมารวมเข้าเป็นส่วนหนึ่งในระบบการทำงานร่วมกัน อย่างเช่น Microsoft Teams โดยปัจจัยหลักที่ต้องพิจารณา คือ ระบบการทำงานร่วมกันใช้ข้อมูลต่างๆ อย่างไร และขั้นตอนสุดท้ายของข้อมูลจะเป็นอย่างไรเมื่อจบกระบวนการ

การส่งแฟ็กซ์ขั้นสูง

ลดความเสี่ยงเกี่ยวกับเครื่องแฟ็กซ์ที่ใช้ส่งแฟ็กซ์ได้อย่างเดียว และแทนที่ด้วยการจัดการระบบส่งเอกสารอัตโนมัติ โดยวิธีการที่ปลอดภัยกว่าในการส่งแฟ็กซ์ให้ถึงมือผู้รับที่ตั้งใจไว้ มักต้องใช้ประโยชน์จากการยืนยันตัวตนที่ปลอดภัย โพรโทคอลที่มีการเข้ารหัส การเข้ารหัสข้อมูลเมื่อจัดเก็บ และกฎสำหรับเส้นทางการส่งแฟ็กซ์ ซึ่งระบบอัตโนมัตินี้ช่วยกำจัดการจัดการเอกสารไปได้ และลดความเสี่ยงที่เอกสารในรูปแบบกระดาษจะถูกหยิบไปโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

เมื่อมีการควบคุมการส่งแฟ็กซ์ คุณจะสามารถกำหนดนโยบายและสิ่งที่ต้องปฏิบัติตามได้ โดยใช้คุณสมบัติต่างๆ เช่น การส่งเอกสารแบบตรวจสอบได้ และการตอบกลับเพื่อยืนยันเมื่อได้รับเอกสาร การตรวจสอบกิจกรรมต่างๆ และการเข้าถึงเอกสารแฟ็กซ์ที่จัดเก็บไว้ สำหรับทั้งการส่งออกและนำเข้าเอกสาร

การเก็บรักษาและกำจัดเอกสารอย่างปลอดภัย

ข้อมูลการติดตามว่าบริษัทมีข้อมูลที่อ่อนไหวอยู่มากแค่ไหน จัดเก็บไว้ที่ไหน และใครมีสิทธิเข้าถึงข้อมูลนี้บ้าง เป็นข้อมูลที่อาจหลุดไปได้ง่าย ซึ่งทำให้ความเสี่ยงเพิ่มขึ้น หากไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลที่อ่อนไหวของบริษัทได้อย่างชัดเจน และบริษัทของคุณจะไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดพื้นฐานในด้านความปลอดภัยได้

การเก็บรักษาและกำจัดเอกสาร

นโยบายด้านข้อมูลเป็นตัวกำหนดวงจรและการรับมือกับข้อมูลในระดับต่างๆ นโยบายการเก็บรักษาเอกสารเป็นตัวกำหนดว่าจะมีการย้ายข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บที่ยังนำมาใช้ได้ง่ายไปยังห้องเก็บเอกสารถาวรเมื่อไหร่และอย่างไร โดยห้องเก็บเอกสารถาวรนี้อาจเป็นแหล่งจัดเก็บภายนอกบริษัทผ่านระบบคลาวด์ หรือลบออกจากระบบตามนโยบายการกำจัดข้อมูลก็ได้ บริการกำจัดข้อมูลเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งานครอบคลุมการล้างข้อมูลจากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน เพื่อให้แน่ใจว่า NVRAM และไดรฟ์ของอุปกรณ์ของบุคคลที่เกษียณแล้วจะมีการล้างข้อมูลอย่างดีแล้วก่อนกำจัด

ที่มา:  RICOH USA