กลยุทธ์สำคัญในการจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยให้มีประสิทธิภาพและปลอดภัย

การจัดการเอกสารเป็นรากฐานสำคัญของประสบการณ์การศึกษาของนักศึกษา การทำงานของคณาจารย์ และการบริหารงานของมหาวิทยาลัย หน้าที่ของมหาวิทยาลัยคือการทำให้มั่นใจว่าประสบการณ์เหล่านี้จะเป็นไปในทิศทางที่ดี และเอกสารที่เกี่ยวข้องต้องได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัย การพัฒนานโยบายรักษาด้านความปลอดภัยของเอกสารที่รัดกุมถือเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญที่มหาวิทยาลัยในปัจจุบันต้องเผชิญ ตามรายงานของบริษัท Symantec พบว่า สถาบันการศึกษาเผชิญกับภัยคุกคามด้านความปลอดภัยเป็นส่วนใหญ่ เช่นเดียวกับที่อุตสาหกรรมด้านสุขภาพและค้าปลีกต้องเผชิญ

เมื่อรวมภัยคุกคามเหล่านี้เข้ากันกับกฎระเบียบของรัฐบาลที่เข้มงวด เช่น กฎหมายสิทธิการศึกษาของครอบครัวและความเป็นส่วนตัว (Family Educational Rights and Privacy Act: FERPA) และกฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ (Health Insurance Portability and Accountability Act: HIPAA) ทำให้ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีของสถาบันการศึกษาให้ความสำคัญในเรื่องการรักษาความปลอดภัยของเครือข่ายและข้อมูลเป็นอันดับต้นๆ นอกจากนี้เอกสารที่มีความหลากหลาย ทั้งเอกสารทรัพยากรบุคคลของคณาจารย์และบุคลากรอื่นๆ เอกสารของนักศึกษา เอกสารสุขภาพ และเอกสารทางการบริหารต่างๆ รวมถึงระบบที่เกี่ยวข้อง ทำให้การจัดการความปลอดภัยในด้านนี้ยิ่งเป็นสิ่งที่ท้าทายมากขึ้น

การแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลและจัดเก็บในที่ที่มีความปลอดภัยจะทำให้ประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลสามารถดำเนินควบคู่ไปกับความปลอดภัยได้อย่างสมดุล

มหาวิทยาลัยของคุณจะสามารถปกป้องข้อมูลที่สำคัญที่สุดได้อย่างไร? แม้ว่าทุกสถานการณ์จะมีความแตกต่างกัน แต่การปรับใช้แนวทางด้านความปลอดภัยในการจัดการเอกสารจากความสำเร็จในอดีตอาจเป็นประโยชน์ ดังนั้นกลยุทธ์สำคัญบางประการเหล่านี้สามารถช่วยปรับปรุงนโยบายด้านความปลอดภัยของการจัดการเอกสารได้

การแปลงข้อมูลเดิมเป็นดิจิทัล

ในขณะที่การแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก แต่ความจริงที่หลายมหาวิทยาลัยยังคงเผชิญคือเอกสารในรูปแบบกระดาษยังคงมีบทบาทสำคัญในกระบวนการบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษหรือไมโครฟิล์ม เอกสารทางกายภาพเหล่านี้มักจะมีความเสี่ยงต่อการถูกละเมิดข้อมูล และการรักษาความปลอดภัย เช่น การจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้นิรภัย อาจทำให้กระบวนการเข้าถึงเอกสารซับซ้อนยิ่งขึ้น แต่ด้วยการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลและจัดเก็บอย่างปลอดภัยจะช่วยรักษาสมดุลระหว่างความมีประสิทธิภาพในการเข้าถึงเอกสารและความปลอดภัยได้อย่างเหมาะสม

พิจารณากระบวนการส่งเอกสารอีกครั้ง

กฎหมาย FERPA กฎหมาย HIPAA และข้อบังคับของ NCAA (National Collegiate Athletic Association: สมาคมกีฬาระดับอุดมศึกษาแห่งชาติ) ล้วนมีข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย การแปลงกระบวนการส่งเอกสารให้เป็นดิจิทัลทำให้เกิดผลดีทั้งในแง่การรักษาความปลอดภัยและการสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยนักศึกษา คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่สามารถส่งเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบทรานสคริปต์ เอกสารทางการแพทย์ จดหมายรับรอง และเอกสารอื่นๆ ผ่านทางระบบบันทึกข้อมูลออนไลน์ ซึ่งจะช่วยลดภาระงานและทรัพยากรที่จะต้องใช้ในการป้อนข้อมูลแบบแมนนวล และทำให้โอกาสที่จะเกิดปัญหาด้านความปลอดภัยลดน้อยลง

คู่มือการจัดการความปลอดภัยเอกสารในระดับอุดมศึกษา

คุณสามารถปกป้องข้อมูลสำคัญของมหาวิทยาลัยได้อย่างไร? ค้นหาตำตอบได้ที่นี่

ดาวน์โหลดคู่มือ

การติดตามและจัดทำดัชนีเอกสารเหล่านี้โดยอัตโนมัติในระบบการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) เมื่อเอกสารเหล่านี้ถูกส่งไป ระบบ EDM จะสร้างและรักษาเอกสารในแต่ละขั้นตอน ในขณะเดียวกันก็จะทำให้การรายงานสถานะและความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้ทำได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นในการพิจารณาว่าการจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยสามารถเสริมสร้างนโยบายด้านความปลอดภัยได้อย่างไร

ที่มา:  RICOH USA