เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย Document Management Workflow

 โดย Jason Dizzine  
 
ผมใช้เวลาหลายปีในการหาวิธีทำให้ลูกค้าสามารถใช้ข้อมูลในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ด้วยเหตุนี้คำถามสำคัญที่ผมมักได้รับ แม้แต่จากผู้ที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี ก็คือ "ผมจะทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการได้อย่างไร เช่น การรวม Spreadsheet และ PowerPoint เข้าด้วยกันแล้วแปลงเป็น PDF" คำถามนี้อาจดูไม่ซับซ้อน แต่สำหรับธุรกิจทุกขนาดอาจเป็นปัญหาที่สำคัญ อย่างไรก็ตามยังไม่มีใครให้คำตอบง่ายๆ กลับมาได้ แต่นับว่าโชคดีที่เรามีความก้าวหน้าในเรื่องนี้อย่างมาก  

ไร้ปัญหางานด้านเอกสาร เพื่อเสริมการทำงานที่ราบรื่นให้กับพนักงาน
ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่โต๊ะหรือทำงานจากที่ไหนก็ตาม 

หนึ่งในความก้าวหน้าเหล่านี้คือสิ่งที่ผมชอบเรียกว่า "เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจรสำหรับเดสก์ท็อป" – ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันเดียวที่สามารถพลิกโฉมการทำงานได้อย่างแท้จริง ไม่ว่าคุณจะต้องการเข้าถึงหรือแปลงเอกสารกระดาษหรือดิจิทัล, Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถแปลงเป็น PDF ที่เข้าถึงได้และค้นหาได้ง่าย พร้อมกับการส่งต่อภายใน Document Management System ของคุณโดยไม่สูญเสียความละเอียดหรือความคมชัด  

หากคุณมีไฟล์ PowerPoint ขนาดใหญ่ที่ต้องการส่งให้เพื่อนร่วมงาน คุณสามารถแปลงเป็น PDF และส่งไปยังปลายทางได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้หากคุณมีรายงานที่กำลังทำอยู่และต้องเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษอีกต่อไปเพราะเราได้ผ่านยุคของการแก้ไขสำเนาด้วยปากกามาแล้ว การที่ไม่สามารถแปลงเอกสารให้ง่ายขึ้นจึงเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด และต้องขอบคุณเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ได้เปลี่ยนประสิทธิภาพการทำงานของผมและคนอื่นๆ การแก้ไขแบบฟอร์ม PDF เป็นอีกหนึ่งอุปสรรคที่พนักงานหลายคนคุ้นเคย แต่ตอนนี้พวกเขาสามารถใช้โซลูชันใหม่ๆ เพื่อแปลงเป็นฟอร์มที่กรอกได้ในรูปแบบ PDF หรือ Microsoft Word ได้แล้ว ซึ่งก่อนหน้านี้คุณอาจต้องใช้วิธีที่ซับซ้อนอย่างการพิมพ์ PDF ที่ล็อกการแก้ไขข้อมูลออกมา แล้วกรอกข้อมูลใหม่ จากนั้นก็ต้องทำการสแกน และส่งเอกสารที่สแกนใหม่กลับไปอีกครั้ง  

เมื่อรวมเข้ากันกับการเพิ่มขึ้นของ Virtual Desktop จะพบว่า เรากำลังอยู่ในยุคของประสบการณ์การทำงานที่ราบรื่นและไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ ซึ่งไม่ต้องใช้เวลาทั้งวันก่อนการเดินทางเพื่อรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่ต้องนำติดตัวหรือจดจำการโทรเข้าอีกต่อไปแล้ว เพราะตอนนี้สามารถเข้าถึงไฟล์และการแจ้งเตือนจากปฏิทินได้ทุกที่ และไม่ต้องพยายามเพิ่มประสิทธิภาพเนื่องจากความยุ่งยากของเวิร์กโฟลว์เอกสารอีกต่อไป  
 
เราอยู่ในยุคแห่งนวัตกรรมอย่างแท้จริง  

คำถามที่พบบ่อย

Document Workflow Automation คืออะไร?  

Document Workflow Automation เป็นกระบวนการขับเคลื่อนทางเทคโนโลยีที่ทำให้กระบวนการเดินเอกสารและข้อมูลภายในองค์กรอยู่ในรูปแบบอัตโนมัติและราบรื่น ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อลดจำนวนงานรูปแบบแมนนวล ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ และปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการเอกสาร  

Document Workflow Automation มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจ?  

Document Workflow Automation มอบประโยชน์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพที่มากขึ้น เวลาการใช้งานที่ลดน้อยลง ความแม่นยำที่ดีขึ้น ปรับปรุงกฎระเบียบ ประหยัดค่าใช้จ่าย และเพิ่มการรับข้อมูลเชิงลึกในกระบวนการของเอกสารแบบเรียลไทม์  

เวิร์กโฟลว์ประเภทใดที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วย Document Workflow Automation?  

Document Workflow Automation สามารถประยุกต์ใช้กับเวิร์กโฟลว์ประเภทอื่นๆ ได้ เช่น Invoice Processing, การจัดการสัญญา, HR Onboarding, ใบสั่งซื้อ และระบบการบริการลูกค้า โดยสิ่งสำคัญที่สุดคือการทำให้กระบวนการสร้าง รีวิว อนุมัติ และกระจายเอกสารเป็นอัตโนมัติ  

สร้างข้อมูลที่ช่วยคุณทำงาน  

เรียนรู้วิธีทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง  
เรียนรู้เพิ่มเติม

ที่มา:  RICOH USA