เสริมสร้างประสิทธิภาพด้วยเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

เราได้ค้นหาแนวทางที่จะทำให้ข้อมูลนั้นเกิดประสิทธิภาพต่อลูกค้ามาหลายปีแล้ว

คำถามหนึ่งที่เราได้รับบ่อยครั้ง แม้แต่จากตัวบรรดาคนรักไอทีเองก็คือ “เราจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากเอกสารและจะแปลงเอกสารเป็นรูปแบบต่างๆ ที่ต้องการได้อย่างไร เช่น การรวมสเปรดชีตและงานนำเสนอ PowerPoint® และแปลงเป็น PDF” อาจฟังดูเหมือนคำถามธรรมดาทั่วไป แต่มันก็สามารถเป็นปัญหาสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาดได้ อย่างไรก็ตามที่ผ่านมามันอาจจะไม่มีคำตอบที่ดีพอ แต่วันนี้เราได้ค้นพบก้าวที่สำคัญของเราแล้ว

ความสำเร็จของเราขอเรียกว่า “แอปพลิเคชันอเนกประสงค์” แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ตัวเดียวที่มาพลิกเกมนี้ ไม่ว่าเอกสารที่คุณต้องการเข้าถึงหรือต้องการแปลงไฟล์จะอยู่ในรูปแบบกระดาษหรือดิจิทัล Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint คุณต้องการเครื่องมือที่จะมาช่วยคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์นี้ให้สามารถเข้าถึงและค้นหาได้ในรูปแบบ PDF กำหนดเส้นทางภายในระบบการจัดการเอกสารของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยไม่สูญเสียความถูกต้อง

ข้อจำกัดของเอกสารที่มีอยู่กำลังจะหมดไป และไม่ว่าพนักงานจะนั่งอยู่หน้าเดสก์ท็อปหรืออยู่บนท้องถนน ผลลัพธ์ของงานก็จะมีประสิทธิภาพไม่แตกต่างกัน

แล้วถ้าคุณมีไฟล์ PowerPoint ขนาดใหญ่ที่คุณต้องการส่งไปให้เพื่อนร่วมงานล่ะ คุณสามารถแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบ PDF และส่งไปให้ผู้รับได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม แล้วถ้าคุณมีรายงานที่คุณกำลังทำอยู่แต่คุณจำเป็นต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ ก็ขอให้คุณวางปากกาลงได้เลย เราได้ข้ามผ่านการใช้ปากกาและกระดาษทำงานระหว่างการเดินทางและกลับมาพิมพ์เอกสารทั้งหมดใหม่อีกครั้งไปแล้ว ข้อจำกัดของเอกสารที่มีอยู่กำลังจะหมดไป และไม่ว่าพนักงานจะนั่งอยู่หน้าเดสก์ท็อปหรืออยู่บนท้องถนน ผลลัพธ์ของงานก็จะได้ประสิทธิภาพไม่แตกต่างกัน การไม่สามารถแปลงชนิดไฟล์เอกสารได้นั้นเคยเป็นเรื่องที่ทำให้น่ารำคาญใจในดีต แต่เทคโนโลยีใหม่นี้ได้กลายมาเป็นพระเอกที่มาช่วยเราทั้งในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน การแก้ไขงานในไฟล์ PDF เป็นเรื่องยุ่งยากที่หลายๆ คนคุ้นเคยดี แต่เราสามารถใช้โซลูชันใหม่นี้เพื่อแปลงเป็นแบบฟอร์มที่สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมได้ผ่าน PDF หรือ Microsoft Word คุณอาจจะเคยพิมพ์ไฟล์ PDF ที่ถูกล็อกไว้ออกมาเป็นกระดาษ กรอกเอกสารด้วยการเขียน จากนั้นสแกนเอกสารและส่งกลับไปทางอีเมลอีกครั้ง

ควบคู่ไปกับการเพิ่มขึ้นของเดสก์ท็อปเสมือน (Virtual desktops) ตอนนี้เรากำลังอยู่ในยุคของการทำงานที่ไหนก็ได้อย่างราบรื่น เราไม่จำเป็นต้องวิ่งวุ่นหนึ่งวันก่อนออกเดินทางเพื่อเตรียมเอกสารที่จะต้องนำติดตัวไปด้วยหรือต้องจดจำหมายเลขโทรศัพท์ที่จะต้องใช้ติดต่ออีกต่อไปเนื่องจากในตอนนี้เราสามารถเข้าถึงไฟล์และการแจ้งเตือนได้ตลอดเวลา และเราก็ไม่ต้องเสียเวลาทั้งวันในการดิ้นรนเพื่อเพิ่มผลผลิตเนื่องจากขั้นตอนการทำงานของเอกสารที่ยุ่งยาก

เรียกได้ว่าเราอยู่ในยุคมหัศจรรย์จริงๆ

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/document-workflow-automation