ยกระดับประสิทธิภาพการทำงานด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีและพนักงาน

แม้ว่าเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแข่งขันในโลกธุรกิจยุคปัจจุบัน แต่ก็อาจกลายเป็นสิ่งไร้ค่าถ้าไม่สามารถนำมาใช้สร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่คุณต้องการเพื่อให้ได้ตามเป้าหมาย ดังนั้น กระบวนการปฏิวัติทางดิจิทัลจึงไม่ควรเร่งเอาแต่ซื้อหรือลงทุนกับเทคโนโลยีล่าสุดแต่เพียงอย่างเดียว อันที่จริงแล้ว ถ้าเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มความสามารถในการผลิต, ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า, และได้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นสำหรับพัฒนานวัตกรรมและทำให้ธุรกิจเติบโตอย่างต่อเนื่อง ถึงจุดหนึ่งคุณก็จะต้องเปลี่ยนการให้ความสำคัญจากตัวเทคโนโลยีมาเป็นการเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัล หรือ Digitalization แทน

จากรายงานเรื่อง “การแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัล และความแตกต่างกับการปฏิวัติทางดิจิทัล” ของ i-SCOOP ได้ระบุไว้ว่า “การแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัลนั้น เป็นเรื่องของระบบการมีส่วนร่วม และระบบการวิเคราะห์เชิงลึก การใช้ประโยชน์จากข้อมูลและกระบวนการที่ถูกเปลี่ยนให้มาอยู่ในรูปดิจิทัล”

ดังนั้น ยกระดับการใช้ประโยชน์จากข้อมูลและกระบวนการทำงานต่างๆ ให้ได้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้นั้น คุณจำเป็นต้องแปลงข้อมูลที่มีอยู่ให้อยู่ในรูปดิจิทัล และทำให้ทีมงานของคุณเข้าถึงได้ง่ายเสียก่อนดังนั้น ยกระดับการใช้ประโยชน์จากข้อมูลและกระบวนการทำงานต่างๆ ให้ได้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้นั้น คุณจำเป็นต้องแปลงข้อมูลที่มีอยู่ให้อยู่ในรูปดิจิทัล และทำให้ทีมงานของคุณเข้าถึงได้ง่ายเสียก่อน

สำหรับบทความนี้ เราจะมาดูกันถึงเรื่อง Digitalization ในฐานะระบบของการมีส่วนร่วม และระบบการดูข้อมูลเชิงลึก รวมทั้งวิธีที่จะมองภาพของพนักงานและเทคโนโลยีที่พนักงานใช้ในรูปของความร่วมมือที่สามารถพัฒนาระบบเหล่านี้เพื่อผลักดันให้การปฏิวัติทางดิจิทัลประสบความสำเร็จมากขึ้น โดยเราจะมาดูกันถึงองค์ประกอบ 3 ด้านที่ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีและพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กรดังต่อไปนี้

1. การจัดเรียง สร้างความสัมพันธ์
2. การจัดสรรภาระงาน
3. เทคนิคการใช้งาน

1. สร้างสิ่งแวดล้อมในการทำงานที่เอื้อกับการประสานงานมากขึ้น ด้วยการจัดเทคโนโลยีให้เอื้อกับทั้งบุคลากร
   การปฏิวัติทางดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ จะนำไปสู่การมีส่วนร่วมของพนักงานที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งเกิดจากการส่งเสริมพนักงานให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ให้พวกเขาได้สัมผัสกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ประสานกันเป็นทีม เปิดให้พวกเขาแบ่งปันแนวความคิดด้านนวัตกรรมใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการเติบโตทางธุรกิจ ดังนั้น เวลาที่จะมองหาเทคโนโลยีที่สามารถสนับสนุนเป้าหมายเหล่านี้ได้นั้น สำคัญอย่างยิ่งที่ต้องให้ความสำคัญกับความต้องการของพนักงานเป็นหลัก โดยคุณสามารถเริ่มต้นได้จากการตั้งคำถามดังต่อไปนี้
   
   • ปัจจุบันพนักงานของคุณทำงานอย่างไรบ้างเพื่อขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายทางธุรกิจ
   • มีงานที่ใช้เวลาเปลืองอะไรบ้าง ที่สามารถกำจัดออกเพื่อให้พนักงานของคุณใช้เวลากับการสนับสนุนกลยุทธ์ทางธุรกิจ
   • พวกเขามีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกันอย่างไร
   • พวกเขาสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างไรบ้าง
   คำว่า “คู่หู” หรือพาร์ทเนอร์นั้นถือว่าสำคัญมากเมื่อพูดถึงเรื่องของพนักงานกับเทคโนโลยี เมื่อคุณพิจารณารับพนักงานใหม่เข้าทำงานนั้น รูปแบบการประสานงานกับสมาชิกคนอื่นในทีมของพนักงานคนดังกล่าวย่อมส่งผลต่อการตัดสินใจของคุณ นอกจากนี้คุณยังต้องพิจารณาเกี่ยวกับการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าของพนักงานรายนี้ด้วย หรืออีกนัยหนึ่งคือ คุณจะต้องให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์หลากหลายแบบที่จะเกิดจากการจ้างงานครั้งใหม่นี้ เช่นเดียวกันกับเวลาจัดการเรื่องการปฏิวัติทางดิจิทัลส่วนใหญ่แล้ว ที่เราก็ต้องมองภาพการเลือกเทคโนโลยีในลักษณะเดียวกัน ทาง i-SCOOP ได้กล่าวไว้ว่า เทคโนโลยีต่างๆ เป็นสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงของธุรกิจได้2เหมือนกับการจ้างพนักงานใหม่ที่มีอิทธิพลต่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพนักงานคนอื่น โดยเทคโนโลยีทั้งหลายนั้นสามารถส่งผลต่อรูปแบบการแสดงพฤติกรรมของพนักงานของคุณอย่างไรนั้นขึ้นกับการจัดสรรเทคโนโลยีดังกล่าว หรือการจัดสมดุลเข้ากับทั้งสไตล์การทำงานของพนักงานคุณ และกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณเอง
   
   การวิเคราะห์รูปแบบทักษะของพนักงาน จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าเทคโนโลยีใดที่เหมาะสมที่สุดในการผลักดันกลยุทธ์ทางธุรกิจ ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว คุณควรพิจารณาชุดทักษะที่พนักงานมีอยู่ก่อนที่จะหันมาพิจารณาเลือกโซลูชันทางเทคโนโลยีใดๆ เนื่องจากพนักงานแต่ละคนต่างมีทักษะที่จำเพาะสำหรับประสานงานร่วมกับพนักงานคนอื่นที่ต้องการทักษะเฉพาะดังกล่าวที่ตนยังไม่มีเพื่อทำภารกิจให้สำเร็จ ดังนั้น เราก็สามารถมองความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีและพนักงานได้ในลักษณะเดียวกันคือ ชุดทักษะของพนักงานก็ควรจับคู่กับฟังก์ชั่นการทำงานของเทคโนโลยี หรือตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานได้
   
   สมมติว่าคุณกลุ่มที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญในกลุ่มอุตสาหกรรมของคุณ ซึ่งจริงๆ แล้วคนกลุ่มนี้มีความสามารถในการเปลี่ยนลูกค้าใหม่ให้เป็นลูกค้าปัจจุบันด้วย แล้วการจะทำให้ได้ตามเป้าหมายการขยายธุรกิจของคุณนั้นก็จะเป็นต้องหาลูกค้าใหม่มากขึ้น แต่หลังจากตรวจสอบชุดทักษะของทีมที่ปรึกษาแล้วกลับพบว่า แม้พวกเขาจะสามารถเข้าถึงลูกค้าเพื่อปิดดีลได้ก็ตาม แต่ก็ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าที่ช่วยให้เข้าใจปัญหาหรือประเด็นที่จะใช้จูงใจลูกค้าปัจจุบันได้เลย ดังนั้น การที่ทีมที่ปรึกษามีทักษะเหล่านี้ ทำให้คุณรู้ว่าพวกเขาควรจะได้รับการอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลบางอย่างของลูกค้าด้วย เพื่อให้สามารถค้นหาและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันนำไปสู่เป้าหมายในการหาลูกค้าเพิ่มของคุณในที่สุด
   จากตัวอย่างข้างต้น คุณอาจมองหาโซลูชันดิจิทัลที่ช่วยอุดช่องโหว่ด้วยการนำข้อมูลของลูกค้ามาให้ทีมที่ปรึกษาได้อย่างรวดเร็วเพียงปลายนิ้วคลิก ทำให้พวกเขามีข้อมูลมากขึ้นเพื่อตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วในเวลาที่มีการเข้าหาลูกค้ารายนั้นๆ โดยอาจจะเริ่มต้นจากการพิจารณาความต้องการของทีมที่ปรึกษาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีและพนักงานให้เกิดประโยชน์ได้มากที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการมองหาโซลูชันที่เปิดให้พวกเขาเข้าถึงข้อมูลได้จากระยะไกล หรือสร้างกระดานควบคุมศูนย์กลางที่ปรับแต่งได้ ที่รวมเอาข้อมูลลูกค้ามาไว้เข้าด้วยกันเพื่อให้ได้มุมมองเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า เป็นต้น
   
   ทุกธุรกิจต่างมีความต้องการและเป้าหมายที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว ดังนั้นจึงเป็นเหตุผลสำคัญที่ควรพิจารณาว่าทั้งตัวคุณและทีมงานของคุณจะสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีได้อย่างไรบ้าง เมื่อสามารถตอบคำถามดังกล่าวได้แล้ว คุณจึงสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการพิจารณางานต่างๆ ที่โซลูชันด้านเทคโนโลยีจำเป็นต้องตอบโจทย์
   
   
2. การจัดสรรงานแต่ละอย่างให้เทคโนโลยี ที่ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
   
   เมื่อคุณได้สร้างความสัมพันธ์ทางกลยุทธ์ระหว่างพนักงาน และเทคโนโลยีที่พนักงานใช้งานแล้ว ก็เป็นสิ่งสำคัญในการเลือกจัดสรรเทคโนโลยีอย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการจัดงานให้เหมาะกับโซลูชันเฉพาะ เหมือนกับการที่คุณให้งานแต่ละอย่างกับพนักงานที่เหมาะสม ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องพิจารณาถึงความสามารถของแต่ละเทคโนโลยี และเทคโนโลยีดังกล่าวจำเป็นต้องทำอะไรให้เราได้บ้าง โดยเฉพาะระหว่างการจับคู่เทคโนโลยีนั้นๆ กับบุคคลที่เหมาะสมในองค์กรของคุณ
   
   แนวทางที่เหมาะสมนั้นเริ่มจากแต่ละแผนกก่อน โดยดูโฟลว์การทำงานที่จำเพาะเพื่อช่วยให้คุณระบุได้ว่ากระบวนการทำงานใดที่จับคู่กับแต่ละโซลูชันแล้วเหมาะสม ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีแผนกไอทีที่จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับโครงการตามยุทธศาสตร์ แต่ดูเหมือนจะไม่มีแรงงานมากพอเนื่องจากต้องเอาเวลาไปจัดการเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์งานพิมพ์ และคอยรับสายโทรศัพท์ของพนักงานที่ต้องการให้แก้ปัญหาต่างๆ จากตัวอย่างนี้ถือว่าเป็นการจับคู่เทคโนโลยีกับพนักงานไม่เหมาะสม โดยงานโครงสร้างพื้นฐานด้านงานพิมพ์ในสำนักงานได้เข้ามาเบียดบังความสามารถของฝ่ายไอทีในการให้ความสำคัญกับงานอื่นที่สำคัญต่อเป้าหมายขององค์กรมากกว่า ในกรณีนี้คุณอาจจะต้องมองหาเทคโนโลยีที่ช่วยแบ่งเบาภาระจากฝ่ายไอที ด้วยการนำโครงสร้างพื้นฐานด้านงานพิมพ์ออกไปอยู่นอกสำนักงานแทน
   
   จากรายงาน CIO Agenda ของ Gartner นั้น พบว่ามีกว่า 39 เปอร์เซ็นต์ของ CIO ที่ทำการสำรวจ ต่างระบุว่าสามารถยกระดับประสิทธิภาพของฝ่ายไอทีได้อย่างมากจากการปรับโครงสร้างการทำงาน จึงเป็นข้อชี้วัดได้เป็นอย่างดีว่า เหล่าซีไอโอต่างตระหนักกับการที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์จนไม่เหลือเวลาที่จะพัฒนานวัตกรรมใหม่ อันที่จริงแล้ว ไม่ว่าแผนกไหนถ้าเกิดต้องรับภาระงานมากเกินไป ก็ย่อมกระทบกับความสามารถและความคิดสร้างสรรค์ด้วยกันหมดทั้งสิ้น ดังนั้น การสำรวจลึกลงไปถึงกระบวนการทำงานของแต่ละแผนก และการที่เทคโนโลยีสามารถเข้ามาทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น คุณอาจจะค้นพบศักยภาพที่แท้จริงของพนักงาน พร้อมทั้งวิธีพัฒนาศักยภาพนี้เพิ่มขึ้นไปอีกได้ในพร้อมกันด้วย
   
   ระหว่างที่พิจารณาว่าแผนกใด หรือกระบวนการทำงานไหนที่ควรนำมาศึกษานั้น คุณอาจต้องการเริ่มจากส่วนที่มองว่ามีปัญหามากที่สุดก่อน ซึ่งจากตัวอย่างข้างต้นนั้น เป็นไปได้ที่ปัญหาไปอยู่ที่กระบวนการทำงานด้วยเหตุที่เทคโนโลยีที่ใช้ในปัจจุบันไม่ได้ถูกวางให้สอดคล้องกับพนักงานที่ใช้งาน แต่ถ้าเป็นกรณีที่มองแล้วว่าโซลูชันทางเทคโนโลยีนั้นๆ ได้วางไว้ในตำแหน่งที่เหมาะกับผู้ใช้อยู่แล้ว แต่ยังพบปัญหาด้านประสิทธิภาพในโฟลว์การทำงาน ก็สามารถลองพิจารณาต่อได้ว่าโซลูชันดังกล่าวได้ถูกจัดสรรให้เหมาะกับงานที่ทำหรือไม่ ซึ่งการพิจารณาในเรื่องนี้ จะเกี่ยวกับการมองว่าเทคโนโลยีที่ใช้งานอยู่นั้นสามารถช่วยพนักงานในเรื่องต่างๆ นี้ได้หรือไม่:
   
   
   • ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
   • เพิ่มความเร็วในการทำงาน
   • ยกระดับความสามารถในการทำกำไร
   ถ้าโซลูชันของคุณไม่ได้ช่วยเหลือพนักงานทั้ง 3 ด้านข้างต้นเลย ก็ควรพิจารณาว่ามีงานอื่นที่สามารถทำแล้วได้ผลลัพธ์ที่ต้องการแทนหรือไม่ ตัวอย่างเช่น กระดานไวท์บอร์ดแบบอินเตอร์แอคทีฟที่มักนำมาใช้เพื่อการนำเสนอ PowerPoint แต่เพียงอย่างเดียวนั้นอาจไม่ได้ช่วยให้พนักงานได้ประโยชน์อย่างแท้จริงจากฟีเจอร์อินเตอร์แอคทีฟ ดังนั้น ถ้าลูกค้าที่อยู่ระยะไกลไม่สามารถมองเห็นกระดานไวท์บอร์ดบนอุปกรณ์พกพาหรือแล็ปท็อปของตัวเองได้ ก็ย่อมเกิดช่องว่างในการสื่อสารขึ้น ในกรณีนี้คุณอาจตัดสินใจที่จะเติบเต็มโซลูชันกระดานไวท์บอร์ดนี้ด้วยเครื่องมือคอลลาบอเรตอย่างอื่นที่สามารถช่วยให้พนักงานนำเสนอในรูปแบบที่มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าที่อยู่ระยะไกลได้มากขึ้น เช่น การแสดงภาพและเสียงที่น่าตื่นเต้นได้อย่างเต็มที่ไม่ว่าลูกค้าหรือตัวพนักงานเองจะอยู่ตำแหน่งไหนของโลกก็ตาม นอกจากนี้ทีมงานของคุณจะยังสามารถจัดการประชุมได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และเพิ่มความสามารถในการทำรายได้ด้วยการยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า
   
   ไม่ว่าคุณจะมีเทคโนโลยีดิจิทัลรูปแบบใดอยู่ตอนนี้ ก็ควรประเมินทุกกระบวนการทำงานทั่วทั้งองค์กรเพื่อเพื่อพิจารณาว่าแต่ละโซลูชันที่ใช้งานนั้นมีความเหมาะสมหรือไม่ เมื่อคุณได้ปรับปรุงลักษณะงานที่จัดสรรเข้ากับแต่ละโซลูชันทางเทคโนโลยีแล้ว ก็สามารถยกระดับการใช้งานเทคโนโลยีเหล่านี้ของพนักงานไปได้ในตัว
   
   
3. พิจารณาว่าพนักงานของคุณมีปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีอย่างไร เพื่อให้ได้ประโยชน์จากการปฏิวัติทางดิจิทัลมากที่สุด
   
   การปฏิวัติทางดิจิทัลไม่ใช่แค่การติดตั้งวางระบบเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังเป็นการทำให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการด้วย ซึ่งคุณคงต้องการที่จะสามารถเข้าไปในห้องที่มีโซลูชันที่มีประโยชน์ต่อการทำงานมาก ที่สามารถเรียนรู้และใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น หลังจากการจับคู่บุคคลเข้ากับเทคโนโลยี และจัดสรรงานให้กับแต่ละโซลูชันแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องทำให้พนักงานเรียนรู้การใช้เทคโนโลยีดังกล่าวอย่างง่ายดาย ให้สอดคล้องตามกลยุทธ์ขององค์กร เพื่อที่ทั้งตัวคุณและทีมงานจะสามารถประยุกต์ใช้เทคนิคที่เกิดจากการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยีและพนักงานได้อย่างต่อเนื่อง
   
   ตัวอย่างเช่น โซลูชันด้านจัดการข้อมูล ที่ให้ประโยชน์หลากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น:
   
   การเปิดให้พนักงานเข้าถึง และแบ่งปันข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
   การปรับปรุงกระบวนการทำงาน และเร่งความเร็วของโฟลว์การทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ
   
   ช่วยให้พนักงานส่งมอบข้อมูลที่แม่นยำมากขึ้นด้วยการรวมศูนย์กลางคอนเท็นต์ ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล
   
   แค่ประโยชน์เหล่านี้ก็มีส่วนผลักดันยุทธศาสตร์ทางธุรกิจได้แล้ว แต่นอกจากประโยชน์ข้างต้น พนักงานก็สามารถทำงานของตัวเองให้ประสบความสำเร็จได้มากขึ้นจากการเข้าถึงข้อมูลที่มีความถูกต้องแม่นยำได้ง่าย ซึ่งถือเป็นวิธีปฏิบัติงานแบบใหม่ที่ประยุกต์ใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีให้ได้มากซึ่งข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ประโยชน์ได้ โดยข้อมูลวิเคราะห์ทางธุรกิจที่เกิดจากความง่ายในการเข้าถึงข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณเข้าแข่งขันในตลาดใหม่ๆ สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น ไปจนถึงเพิ่มความสามารถในการผลิตมากกว่าเดิม
   
   ทั้งนี้ ไม่ว่าคุณจะประเมินจากวิธีที่พนักงานใช้เครื่องมือในการจัดการข้อมูล, โซลูชันประสานงาน, เทคโนโลยีอุปกรณ์พกพา หรือโซลูชันดิจิทัลใดๆ ก็ตาม ย่อมมีความเป็นไปได้ที่ทีมงานจะสามารถค้นพบวิธีหรือรูปแบบใหม่ในการใช้เทคโนโลยีได้มากขึ้น ที่ช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับตัวธุรกิจ พึงระลึกเสมอว่าการปฏิวัติทางดิจิทัลถือเป็นกระบวนการแบบวัฏจักร เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ดังนั้นการคอยตรวจสอบตั้งแต่การจัดความสัมพันธ์-การประเมิน-การประยุกต์ใช้เทคนิคดังที่กล่าวข้างต้นนี้เป็นสิ่งสำคัญมาก โดยเฉพาะถ้าคุณยังต้องการรักษาความสามารถในการแข่งขัน