พื้นที่ทำงานไฮบริด ความร่วมมือคือกุญแจที่จะเปิดประตูสู่การทำงานไร้พรมแดน

จากข้อมูลของบริษัทวิจัย Gartner ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลมากกว่า 70% กล่าวว่าพวกเขากังวลเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันของพนักงานในปี 2564 มากกว่าที่เคยเป็นมาก่อนเกิดโรคระบาด ซึ่งเป็นสถิติที่ไม่น่าแปลกใจ เมื่อพิจารณาการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่เกิดขึ้นกับวิถีการทำงานในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

นับเป็นข่าวดีที่องค์กรต่างๆ ก็พัฒนาอย่างก้าวกระโดดไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงนี้

อันที่จริง ผลการวิจัย Futurum Research 2022 และการศึกษาระดับโลกของ Microsoft เผยว่า 80% ของพนักงานรู้สึกว่าพวกเขาทำงานร่วมกันได้อย่างดีเหมือนที่เคยเป็น

คนและเทคโนโลยีคือองค์ประกอบของความสำเร็จ

ผู้คนต่างปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานแบบใหม่ และเราเชื่อมโยงกันมากขึ้นกว่าที่เคยในหลายๆ ช่องทาง ซัพพลายเชนมีอยู่ทั่วโลก คนทำงานทุกระดับ รวมถึงลูกค้า ล้วนชอบอิสระที่ไม่ต้องผูกติดอยู่กับโต๊ะทำงาน เพราะพวกเขาสามารถทำงานได้จากทุกที่ด้วยสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อป อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญสำหรับองค์กรคือต้องมีเทคโนโลยีและโครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสม เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น

การทำงานร่วมกันจะเป็นไปด้วยดีได้ หากมีการกำหนดมาตรฐานเดียวกันให้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร แต่จะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นหรือไม่ บ่อยครั้งก็ขึ้นอยู่กับพนักงานแต่ละคน

ในปัจจุบัน พนักงานจำนวนมากชอบทำงานร่วมกันผ่านโซเชียลมีเดียและแพลตฟอร์มการสื่อสารบน Cloud โดยมองว่าเป็นช่องทางแบ่งปันข้อมูลที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม เครื่องมือเหล่านี้อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัย เมื่อมีใครเข้าใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาต หรืออาจเป็นเครื่องมือที่ไม่ได้ผล หากทุกคนไม่ได้มีส่วนร่วมในการแบ่งปันข้อมูล

พนักงานบางคนที่มีอายุงานมากกว่าและเคยชินกับวัฒนธรรมองค์กรแบบดั้งเดิมมานานหลายปี อาจพบว่าการเรียนรู้และใช้งานเครื่องมือการทำงานแบบดิจิทัลเป็นเรื่องยาก

กุญแจสำคัญ 4 ประการในการเปิดประสบการณ์ Hybrid Workplace

ความท้าทายสำหรับองค์กรต่างๆ คือ การช่วยพนักงานที่ประสานงานกันจากต่างสถานที่ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในขณะเดียวกันก็รักษาเครือข่ายขององค์กรให้ปลอดภัย และนี่คือประเด็นสำคัญ 4 ประการที่ต้องให้ความสำคัญตั้งแต่ตอนนี้

ความปลอดภัย - ตั้งแต่เทคโนโลยีคัดกรองการเข้าถึงบริการด้านสุขภาพไปจนถึงแอปพลิเคชันสำหรับรายงานข้อมูลด้านสุขภาพด้วยตัวเอง มีแผนกต้อนรับเสมือน และสามารถจองพื้นที่ทำงานได้ เทคโนโลยีดิจิทัลที่ทำงานได้ “เกินศักยภาพ” มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ และเทคโนโลยีพวกนี้ไม่เพียงแต่ดูแลสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่ต้องรายงานผลสุขภาพของพนักงาน ตามแนวทางของศูนย์ควบคุมโรคติดต่อสหรัฐอเมริกา (CDC) สำนักงานบริหารความปลอดภัยและอาชีวอนามัยแห่งชาติ ประเทศสหรัฐอเมริกา (OSHA) และหน่วยงานอื่นๆ เพื่อองค์กรจะได้หลีกเลี่ยงค่าปรับ การฟ้องร้อง และการร้องเรียนต่างๆ

ความมั่นคง – เนื่องจากขณะนี้ Home Networks เป็นส่วนสำคัญที่สุดส่วนหนึ่งของเครือข่ายองค์กร และแอปพลิเคชันจำนวนมากได้เข้าสู่ระบบ Cloud อย่างรวดเร็ว เราจึงไม่สามารถการันตีได้ว่าการรักษาความปลอดภัยที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลางนั้นปลอดภัยอย่างแท้จริง องค์กรจึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือและโครงสร้างพื้นฐาน ตั้งแต่บริการระบุตัวตนและการเข้าถึงข้อมูลไปจนถึงการจัดการอุปกรณ์ การรักษาความปลอดภัยในการพิมพ์ และอื่นๆ เพื่อช่วยเหลือพนักงานที่ทำงานจากหลากหลายสถานที่ ให้เหมือนกับการทำงานที่ออฟฟิศ

การทำงานร่วมกัน - แม้ว่าเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจะเป็นกุญแจสำคัญ แต่ดูเหมือนว่าตัวเลือกจะมีมากมายไม่สิ้นสุด ปัจจัยบางประการที่ต้องพิจารณาก่อนเลือกใช้เครื่องมือ คือ เครื่องมือของคุณทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ อย่าง เทคโนโลยีไวท์บอร์ด ซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ และเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ ได้หรือไม่ เครื่องมือเหล่านั้นให้ประสบการณ์การประชุมระดับเดียวกับการประชุมตัวต่อตัวหรือไม่ ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลดีหรือเปล่า และความสามารถในการส่งออกข้อมูลสามารถช่วยให้คุณใช้ข้อมูลและเครื่องมือขององค์กรได้อย่างเหมาะสมทั้งในระยะสั้นและระยะยาวได้ไหม

ประสิทธิผล - ด้วยเครื่องมือเสริมประสิทธิภาพการทำงานที่มีอยู่มากมาย กลไกการทำงานแบบไฮบริดได้แสดงให้เห็นว่า พนักงานยังต้องการเครื่องมืออีเมลดิจิทัล ซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ขององค์กรที่สามารถตัดทอนการประชุมและเครือข่ายอีเมลที่ยาวเหยียด และเครื่องมือจัดการกระบวนการทำงาน ซึ่งสามารถทำให้ฟังก์ชันสำคัญที่ HR ใช้และฟังก์ชันการจ่ายเงินเดือนเป็นไปโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกันก็รับประกันความปลอดภัยของเอกสารและการจัดเก็บหลักฐานไปพร้อมกัน

ที่มา: RICOH USA