อัปเดตซอฟต์แวร์ในองค์กรอย่างไรให้ไม่มีพลาด

หลายคนคงคิดว่าการอัปเดตซอฟต์แวร์ในองค์กรดูจะยุ่งยาก ในวันนี้ เราจึงขอแนะนำว่าควรอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างไรให้ราบรื่น 

ถึงเวลาที่คุณต้องอัปเดตซอฟต์แวร์อีกครั้งแล้วใช่ไหม? แน่นอนว่าการอัปเดตจะทำให้ซอฟต์แวร์มีฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่ทุกคนอยากจะลองใช้งาน แต่ความเป็นจริงคือกระบวนการอัปเดตอาจเป็นเหมือนฝันร้ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในยุคนี้ 

เมื่อ 20 ปีก่อน ซอฟต์แวร์จะเปิดให้อัปเดต 3 ปีต่อครั้ง แต่ในปัจจุบัน มีการเปิดให้อัปเดตบ่อยกว่าเดิมมาก ซึ่งทุกคนในองค์กร ตั้งแต่ฝ่ายไอที ฝ่ายขาย ไปจนถึงฝ่ายการเงินต่างได้รับผลกระทบจากการอัปเดตซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่น โปรแกรม Microsoft หรือซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning (ERP) เพื่อปรับตัวกับซอฟแวร์เวอร์ชันใหม่ๆ พวกเขาต้องฝึกอบรมเสมอ ทำให้ทุกขั้นตอนในกระบวนการอัปเดตซอฟต์แวร์มีค่าใช้จ่ายสูง 

และนี่คือคำถาม 4 ข้อที่ผู้บริหารระดับสูงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (CIO) ควรพิจารณาก่อนอัปเดตซอฟต์แวร์ภายในองค์กร 

1. ถึงเวลาแล้วหรือยังที่จะอัปเดต? 

การอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นสิ่งที่ซับซ้อน ก่อนที่จะลงมืออัปเดต คุณควรทำตาม 3 ขั้นตอนต่างๆ อย่างเช่น (1) ติดตั้งซอฟต์แวร์ (2) บูรณาการกับระบบอื่นๆ (3) ทดสอบซอฟต์แวร์อย่างครอบคลุม โดย CIO ที่มีประสบการณ์จะตระหนักว่ากระบวนการเหล่านี้น่าจะกินระยะเวลานาน คุณจึงต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนว่าเวลาที่เหมาะสมต่อการอัปเดตคือช่วงใด มีโปรเจกต์ระยะยาวอะไรที่จะได้รับผลกระทบจากการอัปเดตหรือไม่? จะลดผลกระทบจากการอัปเดตให้น้อยที่สุดได้อย่างไร?

2. การอัปเดตเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่?

ความเป็นจริงที่ยอมรับได้ยาก คือค่าใช้จ่ายในการอัปเดตมักเกือบจะเท่ากันกับราคาซอฟต์แวร์ที่ซื้อครั้งแรก ไม่ว่าคุณจะอัปเดต Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), ระบบการจัดการห่วงโซ่อุปทาน หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ค่าใช้จ่ายก็คงจะพุ่งสูงเหมือนกัน โดย Gartner Group บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชั้นนำของโลก พบว่าค่าใช้จ่ายของการอัปเกรดซอฟต์แวร์อาจคิดเป็น 30% ของค่าติดตั้งซอฟต์แวร์เลยทีเดียว แน่นอนว่า บริษัทต่างๆ คงคิดหนักว่านี่เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่ และค่าใช้จ่ายนี้ครอบคลุมทุกทรัพยากรที่จำเป็นการอัปเกรดแล้วหรือยัง เพราะหากอัปเกรดแล้ว พนักงานที่ต้องฝึกอบรบการใช้งานอาจท้อแท้กับการปรับตัวไปเสียก่อน หรือคนทำงานด้านการให้คำปรึกษาอาจต้องเจอกับปัญหาความเข้ากันได้ของระบบ คุณจึงต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่อาจเสียไปนอกเหนือค่าอัปเดตด้วย จากนั้นก็ถามตัวเองให้แน่ใจว่า หากการอัปเกรดทำให้ซอฟต์แวร์มีฟังก์ชันเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อย คุณควรลงทุนกับมันไหม? 

3. องค์กรมีผู้ให้คำแนะนำที่ดีเกี่ยวกับการอัปเดตซอฟต์แวร์หรือเปล่า? 

ฝ่ายไอทีมักเป็นผู้นำในการแนะแนวทางการอัปเดตซอฟต์แวร์ภายในองค์กร แต่บางครั้งองค์กรก็ต้องการคำแนะนำที่ลึกซึ้งมากขึ้น ซึ่งองค์กรจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหากมอบการอัปเดตให้เป็นหน้าที่ของหลายๆ ฝ่าย และเพื่อให้มั่นใจว่าการอัปเดตจะเป้นไปอย่างราบรื่น ต้องมีพนักงานระดับสูงที่รอบรู้มาเป็นผู้นำกระบวนการนี้ เพราะการวางแผนที่ดีจะสร้างผลลัพธ์ไม่ได้ หากไม่มีผู้นำที่มีปณิธานแรงกล้าอยู่เบื้องหลัง 

และจะดียิ่งกว่าเดิม หากองค์กรสร้างทีมที่มีทั้งพนักงานจากฝ่ายไอทีและฝ่ายบริหารธุรกิจ แล้วมอบหมายให้จัดการการอัปเกรดซอฟต์แวร์ อย่างเช่นระบบ ERP โดยพนักงานจากแผนกต่างๆ ที่ใช้ซอฟต์แวร์บ่อยที่สุดอาจเป็นผู้นำในแผนกของตนเอง แล้วคอยประคับประคองให้ทีมใช้งานซอฟต์แวร์ได้ราบรื่นขึ้น นอกจากนี้ ฝ่ายบริหารธุรกิจน่าจะเข้าใจดีว่าการอัปเกรดจะส่งผลต่อทีมของตนเองอย่างไร พวกเขาจึงสามารถให้ความคิดเห็นได้ว่าการอัปเกรดนั้นคุ้มค่าหรือไม่ 

4. การอัปเดตจะทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับความเข้ากันได้ของระบบหรือไม่? 

เรื่องน่าปวดหัวที่ CIO ต้องเผชิญอีกอย่างหนึ่งคือปัญหาเกี่ยวกับความเข้ากันได้ของระบบหลังการอัปเดต เพราะองค์กรมักสร้างรหัสหรือมาตรการสำหรับใช้งานในระบบเก่าไว้แล้ว การอัปเกรดจึงอาจทำให้รหัสหรือมาตรการนั้นๆ ใช้ไม่ได้อีกต่อไป และต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายอีกมากในการสร้างรหัสหรือมาตรการที่เข้ากันกับซอฟต์แวร์ที่อัปเดตแล้ว ในบางกรณี การอัปเกรดสิ่งเหล่านี้อาจมีราคาแพงกว่าการอัปเกรดซอฟต์แวร์หลายเท่าตัว และคุณต้องกลับมาถามตัวเองอีกครั้งว่า การอัปเดตนั้นคุ้มค่ากับการเปลี่ยนรหัสและมาตรการพวกนี้หรือไม่? 

ฝากไว้ให้คิด 

ก่อนจะอัปเดตซอฟต์แวร์ภายในองค์กร คุณต้องเตรียมความพร้อมตั้งแต่การฝึกอบรม การเปลี่ยนมาตรการต่างๆ และการประเมินค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น เพราะฉะนั้น คุณจึงควรพิจารณาให้ดีก่อนว่าการอัปเดตจะทำให้การทำงานยากขึ้นหรือวุ่นวายขึ้นหรือไม่ และหากคุณวางแผนและลงมือทำอย่างถูกต้อง การอัปเดตซอฟต์แวร์อาจไม่ใช่ฝันร้ายเสมอไปก็ได้ 

ที่มา:  RICOH USA