การบันทึกข้อมูลคลังสินค้าที่ลดลง: เพิ่มประสิทธิภาพให้กับการจัดทำเอกสารการโจรกรรมในธุรกิจค้าปลีก

เมื่อการโจรกรรมข้อมูลในธุรกิจค้าปลีกทั้งจากภายนอกและภายในองค์กรเพิ่มขึ้น การรับมือกับจำนวนเคส  ที่เพิ่มขึ้นด้วยจำนวนพนักงานที่เท่าเดิมถือว่าเป็นเรื่องยาก บทความนี้จึงพูดถึงการแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลและการใช้ระบบอัตโนมัติว่าจะสามารถช่วยในกรณีแบบนี้ได้อย่างไร

การอ้างอิงจากแบบสำรวจด้านความปลอดภัยในธุรกิจค้าปลีกของสหพันธ์ค้าปลีกแห่งชาติ เรื่องการป้องกันการสูญหายในธุรกิจ การหดตัวของธุรกิจค้าปลีกเป็นปัญหาที่มีมูลค่าเกือบ 100 พันล้านเหรียญสหรัฐ ซึ่งการโจรกรรม การสูญหาย และการลดขนาดคลังสินค้า นับเป็นสัจธรรมชีวิตของผู้ทำธุรกิจนี้ แต่โชคร้ายที่ปัญหาเหล่านี้จะยังไม่จบง่ายๆ

การป้องกันการสูญหายและคดีโจรกรรมในร้านค้า มักประกอบไปด้วยเอกสารสำคัญและต้องใช้เวลาทำเอกสารนานหลายชั่วโมง ไม่ว่าคุณจะทำเอกสารเหล่านี้ด้วยตัวเองภายในบริษัท หรือเลือกใช้บุคคลที่สามมาช่วยเหลือ การจัดทำเอกสารประเภทนี้ด้วยมือก็เป็นกิจกรรมที่เสียเวลา และก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย แต่ก็โชคดีที่ยังมีวิธีช่วยให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้น

การแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลและใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการต่างๆ ช่วยประหยัดเวลาในการทำเอกสารสำหรับคดีโจรกรรมในร้านค้าได้อย่างไร

ไม่น่าแปลกใจที่การโจรกรรมในธุรกิจค้าปลีกมักอยู่อันดับต้นๆ ในประวัติการณ์เสมอ เพราะธุรกิจมักชอบทำอะไรให้ได้มากด้วยจำนวนคนที่น้อยกว่าเสมอ ซึ่งอาจทำให้เกิดความยากลำบากขึ้นได้

คนบางคนก็เข้ามาในร้านเพื่อตั้งใจจะขโมยของบางอย่างออกไป ซึ่งไม่ว่าจะจับตัวขโมยได้หรือไม่ การจัดทำเอกสารบันทึกเหตุการณ์ประเภทนี้ก็มักทำให้พนักงานต้องเสียเวลาหลายชั่วโมง

เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้น ผู้จัดการร้านต้องทำการบันทึกสินค้าทั้งหมดที่ถูกขโมยไป เพื่อให้สามารถดำเนินคดีกับตัวผู้ขโมยได้ หรือเพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการชดใช้ ถ้าหากเป็น “เหตุการณ์ภายใน” หรือการโจรกรรมโดยพนักงานเอง ก็ต้องมีผู้เชี่ยวชาญฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งก็หมายความว่าจะมีจำนวนงานเอกสารมากยิ่งขึ้นไปอีก ดังนั้น การนำระบบจัดการเอกสารเข้ามาใช้เป็นส่วนหนึ่งในโซลูชันสำหรับการลดขนาดคลังสินค้าจึงช่วยได้

ร้านค้าต่างๆ ต้องปฏิบัติตัวไปในทิศทางเดียวกัน และแบ่งปันข้อมูลซึ่งกันและกัน เช่น เอกสาร แบบฟอร์มออนไลน์ ภาพจากกล้องวงจรปิดตามกฎหมาย ทรัพยากรมนุษย์ ทรัพยากรในการป้องกันการสูญหาย และอื่นๆ เพื่อเตรียมทุกอย่างที่จำเป็นในการจัดทำเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และดำเนินการตามคดีโจรกรรมได้ถูกต้อง

กระบวนการจัดทำเอกสารจำเป็นต้องมีประสิทธิภาพและสมบูรณ์ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้จัดการจำนวนเคส ที่เพิ่มขึ้นได้อย่างเหมาะสม

ร้านค้าสามารถจัดการงานเอกสารที่เสียเวลาเหล่านี้ได้ด้วยการนำระบบพัฒนากระบวนการทางธุรกิจมาใช้ ซึ่งเป็นการปรับปรุงทั้งกระบวนการ ตั้งแต่คำร้องทางการแพทย์และกระบวนการทางกฎหมาย ไปจนถึงขั้นตอนการตรวจสอบและห่วงโซ่อุปทาน และอื่นๆ ผ่านการผสมผสานการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล การจัดการการเปลี่ยนแปลง ระบบอัตโนมัติในกระบวนการต่างๆ ปัญญาประดิษฐ์ และการเรียนรู้ของเครื่องจักร

การจัดการเอกสาร คือ วิธีการที่คุณจัดเรียง จัดเก็บ นำกลับมาใช้ จัดการ แบ่งปัน และสร้างความปลอดภัยให้เอกสารในบริษัทของคุณ คุณอาจมีรูปแบบในการจัดการเอกสารอยู่แล้ว เช่น จัดเก็บเอกสาร Word และ Excel ไว้ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งก็ถือเป็นการจัดการเอกสาร หรือการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษไว้ในตู้เอกสารก็เป็นการจัดการเอกสารอีกรูปแบบหนึ่ง

ทุกวันนี้ คุณมักจัดเก็บไฟล์ในรูปแบบดิจิทัล เช่น Word, Excel, PDF, ไฟล์ภาพ และไฟล์อื่นๆ ที่คุณใช้ประจำวัน ซึ่งแน่นอนว่า ความท้าทายสำหรับไฟล์ดิจิทัลเหล่านี้ (ซึ่งมีแนวโน้มจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว) คือการจัดการและทำให้ทุกคนนำมาใช้ได้อย่างง่ายดาย และนั่นแหละคือประโยชน์ของระบบจัดการเอกสาร

ระบบจัดการเอกสารแบบดิจิทัลสามารถนำมาใช้เป็นหนึ่งในโซลูชันสำหรับการลดขนาดคลังสินค้าของร้านค้าต่างๆ ได้ โดยช่วยให้คุณประหยัด จัดการ และแบ่งปันเอกสารทางการ เอกสารออนไลน์ ภาพจากกล้องวงจรปิด และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการโจรกรรมหรือการลดขนาดคลังสินค้าได้ ทั้งยังสามารถตั้งอนุมัติสิทธิการเข้าถึงสำหรับสมาชิกในทีมเป็นรายบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการดูหรือแก้ไขข้อมูลต่างๆ ซึ่งสามารถทำเมื่อใดก็ได้ และจากที่ใดก็ได้ เพื่อให้เหมาะสมกับพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริด

พนักงานกว่า 83% เลือกทำเอกสารที่สูญหายขึ้นมาใหม่

มีการอ้างอิงจาก business.com ว่า พนักงานที่มีประสิทธิผลในการทำงานลดลงอย่างมีนัยสำคัญนั้น มีสาเหตุมาจากการจัดการเอกสารด้วยตนเอง หากพนักงานจำเป็นต้องใช้เอกสาร และหาในเครือข่ายของบริษัทไม่พบ เขาต้องเสียเวลานั่งทำเอกสารนั้นขึ้นมาใหม่ ซึ่งการกระทำแบบนี้ทำให้พนักงานเหนื่อยเปล่า และอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยโซลูชันระบบคลาวด์และการจัดการเอกสารผ่านศูนย์กลาง

การจัดการวงจรเอกสารคืออะไร

เอกสารบางประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ มีข้อบังคับเฉพาะในการจัดการ โดยตามกฎหมายแล้ว คุณจะต้องจัดเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง

ด้วยการจัดการเอกสารแบบดิจิทัล ร้านค้าสามารถสร้างกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับการจัดเก็บและทำลายเอกสารต่างๆ ได้ ซึ่งสามารถควบคุมได้อย่างปลอดภัยและสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติ โดยมีระยะเวลาการเก็บเอกสารที่ระบุไว้อย่างชัดเจน และกำหนดสิทธิของผู้ดูแลระบบ

ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยลดค่าใช้จ่ายได้หรือไม่

การจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษอาจต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง การเลือกใช้ระบบและแหล่งเก็บเอกสารนอกสถานที่ที่ล้าสมัยมาเป็นส่วนหนึ่งในการจัดการวงจรเอกสาร หรือการป้องกันเอกสารของคุณ อาจเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายได้

ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลเป็นแอปพลิเคชันผ่านระบบคลาวด์ที่อยู่ในศูนย์ข้อมูล ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างฮาร์ดแวร์ใดๆ จึงไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่เพิ่มเติมในการติดตั้งอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ อีกทั้งยังสามารถนำมาปรับใช้ได้อย่างง่ายดายอีกด้วย

ฝ่ายไอทีของคุณไม่ต้องวุ่นวายกับการสั่งซื้อ สร้าง หรือติดตั้งเซิร์ฟเวอร์แต่อย่างใด เพราะแทบไม่มีซอฟต์แวร์ใดให้ดาวน์โหลด อาจมีเพียงบางระบบที่ต้องติดตั้งแอปพลิเคชันสำหรับพื้นที่นั้นๆ แต่ก็ค่อนข้างน้อย ซึ่งถือเป็นข้อดีของระบบคลาวด์

เพราะเหตุใด ร้านค้าปลีกต่างๆ จึงควรจัดการและเปลี่ยนระบบเอกสารให้เป็นดิจิทัล

การจัดการและการเปลี่ยนระบบเอกสารให้เป็นดิจิทัลมีประโยชน์เป็นอย่างมาก อย่างรูปภาพและข้อมูลที่เกี่ยวกับของที่ถูกขโมย และรายละเอียดอื่นๆ ก็สามารถบันทึกและแปลงให้เป็นดิจิทัลได้

การบันทึกและแปลงข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับการโจรกรรมให้เป็นดิจิทัล มีประโยชน์ต่อคุณและพนักงานของคุณ ดังนี้

• เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน โดยลดเวลาในการค้นหาหรือสร้างข้อมูลขึ้นมาใหม่
• ลดการหยุดชะงักทางธุรกิจ
• สามารถใช้แหล่งจัดเก็บข้อมูลภายในผ่านระบบคลาวด์ หรือผ่านโซลูชันไฮบริดต่างๆ ได้
• เก็บข้อมูลเข้าไว้ในระบบจัดการเนื้อหา (CMS) เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้เมื่อใดก็ตามที่ต้องการ
  
• สามารถนำข้อมูลมาใช้ในกระบวนการทำงานและกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ภายในระบบ CMS, CRM หรือระบบอื่นๆ ของคุณได้
• ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยข้อมูลที่เป็นระเบียบ ใช้งานได้จริง และง่ายต่อการแบ่งปันข้อมูล
• ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลจะปลอดภัย
• ได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากฟังก์ชันวิเคราะห์ข้อมูล

ประโยชน์ของการแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัล

การจัดทำและจัดการเอกสารทั้งหมดด้วยมือในรูปแบบเก่า อาจสร้างความลำบากให้พนักงานในร้านของคุณได้ การแปลงข้อมูลเอกสารให้เป็นดิจิทัล บันทึกการลดขนาดคลังสินค้า และจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการโจรกรรมหรือการลักขโมยในร้านค้า อาจเป็นโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด การแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลทำให้พนักงานทำงานได้ง่ายขึ้นและลดความเบื่อหน่ายลง ทำให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่การสร้างประสบการณ์อันยอดเยี่ยมให้กับลูกค้าได้

นอกจากธุรกิจค้าปลีกแล้ว ริโก้ยังมีโซลูชันช่วยเหลือบริษัททั่วไปและบริษัทกฎหมายต่างๆ ด้วย eDiscovery และการดำเนินการทางกฎหมายต่างๆ รวมถึงบริษัทประกันภัยสำหรับการจัดการคำร้องทางการแพทย์ที่ซับซ้อนอีกด้วย การนำโซลูชันเหล่านี้มาใช้ เพื่อสนับสนุนการทำงานในการป้องกันการสูญหาย อาจช่วยให้สามารถจัดการกับจำนวนเคสที่เพิ่มขึ้นได้

ที่มา:  RICOH USA